A assinatura digital substitui o reconhecimento de firma? Descubra!

As inovações tecnológicas têm ajudado as empresas a reduzir custos com armazenagem de documentos e com a burocracia enfrentada no dia a dia. Uma maneira de fazer uma excelente gestão dos contratos e dos demais documentos é  fazer uso da assinatura digital, em substituição ao reconhecimento de firma.

Mas será que é possível fazer tal substituição e obter os mesmos resultados? Você sabe o que vem a ser a assinatura digital e qual é o seu objetivo? E o reconhecimento de firma, para que serve?

É sobre tudo isso que vamos falar neste texto. Ficou interessado? Então, continue lendo e saiba como acabar com a papelada na sua empresa! Boa leitura!

O que é assinatura digital e reconhecimento de firma?

Há uma forma segura e fácil de enviar contratos, documentos, transações financeiras, arquivos, entre outros, sem precisar armazenar uma grande quantidade de papel e sem burocracia. Estamos nos referindo à assinatura digital, que foi criada para conferir segurança a todos esses processos e que já é reconhecida pela legislação brasileira.

A assinatura digital é, portanto, uma ferramenta que permite a integridade e a autenticidade da documentação a partir do uso de um Certificado Digital. Por meio dele, é possível garantir que determinado documento foi enviado pela pessoa que o assinou e que não houve modificações no conteúdo.

Resumindo, funciona da seguinte maneira:

  • Certificado Digital — um documento usado para a identificação da pessoa ou empresa na Internet;
  • assinatura digital — por meio de uma plataforma de assinatura, tal recurso utiliza o Certificado para assinar documentos.

Quanto ao reconhecimento de firma, é importante deixar claro que “firma” se trata do termo usado para designar a assinatura. Dessa forma, ele é uma declaração de autoria de assinatura em documentos, sendo que o ato do reconhecimento é intransferível do tabelião de notas e extremamente pessoal.

O reconhecimento de firma vai indicar que um documento foi devidamente assinado por determinada pessoa. Então, para a declaração, é necessário que o interessado deposite a sua assinatura em cartório de notas, local onde o tabelião presta serviços. A partir de um autógrafo em uma ficha (usada para abrir firma no cartório), é registrada a grafia para checagem.

Feito com base no registro, a declaração ocorre por semelhança ou por autenticidade. No primeiro, não é exigida a presença do interessado, então a assinatura do documento é comparada ao autógrafo na unidade. No segundo, o autor firma termo, no cartório, a fim de comprovar a grafia.

Qual a função e importância de ambos?

Sempre que você vai validar certo documento é preciso assiná-lo, concorda? Dessa forma, não existe perigo de outra pessoa tomar a sua identidade e prejudicar você e seus bens. É esse um dos papéis tanto da assinatura digital quanto do reconhecimento de firma. Eles são extremamente relevantes, uma vez que conferem segurança jurídica a documentos, além de servirem como comprovação de que determinada pessoa realmente assinou o documento.

Enquanto o reconhecimento de firma deve ser feito presencialmente em cartório, a assinatura digital serve para que os negócios online sejam seguros do mesmo modo que os documentos físicos. Com isso, é possível navegar pela internet e acessar sites que utilizam as suas informações pessoais sem ter que se preocupar com fraudes.

Por que a assinatura digital substitui o reconhecimento de firma?

A assinatura digital é regulamentada pela Medida Provisória 2.200-2/2001, a qual afirma que todo documento eletrônico assinado de forma digital e com certificado emitido pela ICP-Brasil tem validade jurídica. Assinatura digital conta com alguns dados que a tornam extremamente segura. Confira alguns deles:

  • não existem formas de copiar uma assinatura digital;
  • ela não pode ser dissociada do documento que a recebe;
  • ela permite a identificação do titular da firma.

Para que a assinatura digital seja reconhecida juridicamente, ela:

  • não pode ter sido suspensa ou revogada antes da data da firma;
  • deve ter Certificado Digital válido.

Diante de tudo o que apontamos, você certamente já deve ter a resposta para a dúvida que abre este texto. Sim, a assinatura digital pode substituir o reconhecimento de firma.

Um documento assinado digitalmente e com o uso de um Certificado Digital tem a mesma validade jurídica que um cartório pode atribuir no caso de você assinar um documento físico, pedindo o reconhecimento de firma.

Sendo assim, um processo substitui o outro. Logo, se você tem o documento com assinatura digital, não há a necessidade de fazer um reconhecimento de firma no documento impresso. Assim, você dispensa a ida até o cartório e, claro, os gastos com esse processo. Ou seja, você economiza (tempo e dinheiro), elimina o acúmulo de papéis e ainda evita a burocracia.

E a legislação brasileira afirma o que?

Algumas nações, no final da década de 1990, já haviam regulamentado a assinatura digital. No Canadá, podemos citar o PIPEDA (Personal Information Protection and Electronic Documents Act), nos Estados Unidos, o E-Sign ACT e na União Europeia, o Electronic Signature Directive 1999/93/EC.

Assim, na esteira de todos esses países, o Brasil começou a refletir sobre o aprimoramento na gestão de dados e no ganho de produtividade que a assinatura digital poderia oferecer aos negócios jurídicos nacionais.

Então, como já mencionamos, foi criada a Medida Provisória 2.200/2001. Outro passo importante para a consolidação da assinatura digital foi dado com a aprovação da Lei Federal nº 11.419/2006, a qual regulamentou a tramitação de documentos digitais no âmbito do Poder Judiciário.

Vale lembrar que a Receita Federal abandonou o reconhecimento de firma em 2013. Além disso, contratos para compra de imóveis baseados no SFH (Sistema Financeiro da Habitação) tampouco exigem a declaração. Os Certificados Digitais também ajudam a eliminar a demanda pelo serviço.

Se você pretende excluir a ida aos cartórios da sua vida, a saída mais segura e moderna é criar a assinatura digital. No entanto, lembre-se de que, para colocar as suas informações e seus dados na rede mundial com segurança e confiabilidade, é preciso que isso seja feito por uma empresa confiável e reconhecida. Para tanto procure uma Autoridade Certificadora autorizada pela ICP-Brasil, como a Soluti, e solicite o seu Certificado Digital.

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