Como transmitir CAGED com Certificado Digital?

29De acordo com a Portaria MTE n. 945, as novas regras de submissão do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) pelas empresas foram alteradas e já estão em vigor desde 13 de setembro de 2017.

Assim sendo, todas as companhias com 10 ou mais empregados estão incumbidas na transmissão eletrônica desse documento mediante Certificado Digital nos moldes da ICP-Brasil no próprio site do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Quer entender melhor qual é o passo a passo para se garantir o envio correto da CAGED e dentro do prazo legal? Então, continue conosco neste post! Boa leitura!

Quais são as novas regras para o CAGED?

Desde sua criação em 1965, o CAGED é um importante instrumento de atualização do governo sobre o número de empregados e desempregados no Brasil. Esses dados repassados pelas empresas são utilizados, precipuamente, pelo MTE para pesquisas estatísticas e fiscalização dos beneficiários gratificados pelo seguro-desemprego.

Pelas novas regras, empresas com 10 ou mais empregados agora estão obrigadas a realizar a transmissão dessas informações mediante o uso do Certificado Digital de Pessoa Jurídica (e-CNPJ) ou, em alguns casos específicos, de Pessoa Física (e-CPF).

Além disso, qualquer movimentação do CAGED atualizada fora do prazo legal somente será aceita mediante a declaração de ACERTO, também disponibilizada exclusivamente no formato eletrônico no site do MTE. No entanto, essa última regra em específico é válida para todas as empresas, independentemente do número de empregados ativos.

Outro ponto alterado pela Portaria diz respeito aos empregados incumbidos na função de motorista. Assim, conforme art. 2º, a admissão ou a rescisão do contrato de trabalho desses profissionais está condicionada à prestação de informações adicionais pertinentes aos exames toxicológicos mandatórios.

Desse modo, alguns campos específicos precisam ser cuidadosamente preenchidos sobre, por exemplo, o código do exame, a data de realização e o CNPJ do laboratório responsável.

No entanto, se a avaliação médica desses funcionários não estiver disponível antes do prazo final de transmissão do CAGED, seu envio pode ser feito até 30 dias depois mediante declaração de ACERTO, sem incidência de multa.

Vale ressaltar que a transferência de empregado para outro estabelecimento da mesma empresa é enquadrada como desligamento de funcionário pelo MTE. Por isso, a movimentação deve ser inserida, igualmente, na declaração.

Como realizar a transmissão de dados?

Desde o ano de 2001, o envio do CAGED somente consegue ser realizado com o formato eletrônico. Por isso, a emissão, alteração, análise e transmissão desses dados, há muito, já é repassada exclusivamente por meio da Portal CAGED. Confira, na sequência, o passo a passo de como a declaração é submetida!

Entre no Portal CAGED e digite a senha do Certificado Digital

Já no Portal CAGED, inicialmente, será requerido ao usuário a inserção de uma senha referente ao Certificado Digital de titularidade da empresa. No entanto, essa solicitação somente aparecerá quando esse software estiver devidamente instalado e o respectivo Token ou Smartcard plugado na entrada USB do computador ou de outro dispositivo corporativo.

Clique em “Formulário Eletrônico”

Em seguida, no canto superior esquerdo da tela, a opção “Formulário Eletrônico” deve ser clicada. Logo após, serão indicadas duas alternativas: “FEC Sem Certificado” e “FEC Com Certificado”. Selecione o segundo comando. Cabe ressaltar que, algumas vezes, a senha do Certificado Digital pode vir a ser solicitada pelo Portal somente nesse momento — e não na etapa anterior.

Selecione a competência e faça o cadastro

Na sequência, surgirá um campo onde o usuário deverá informar a competência (mês de referência) e clicar em “Entrar”. Um formulário eletrônico será disponibilizado na tela para cadastro das informações sobre o estabelecimento. Feito isso, pressione o botão “Cadastrar”.

Insira as movimentações do mês a declarar

Concluída a fase cadastral, é chegado o momento de incluir as admissões e demissões que ocorreram na empresa ao longo do mês. Para isso, basta clicar na opção “Cadastrar movimentação”, preencher os campos indicados e selecionar a indicação “Cadastrar”. Importante frisar que cada declaração enviada pode conter até, no máximo, 36 movimentações.

Envie a declaração

Depois disso, o usuário será encaminhado para a tela de “Dados de Declaração CAGED”. Caso necessário, aqui, os dados de cadastramento podem ser alterados/corrigidos e novas movimentações ainda conseguem ser adicionadas. Se tudo estiver de acordo, basta clicar em “Enviar Declaração”.

Seguidas todas essas etapas, o Portal efetuará automaticamente uma avaliação sobre a validade do Certificado Digital utilizado pelo usuário. Inexistindo irregularidades, o sistema emitirá um recibo de transmissão com o código de recebimento e o número do identificador ao remetente.

O que fazer para evitar falhas no envio e multas por atraso?

Em algumas situações, usuários podem ser surpreendidos com erros de transmissão do documento no Portal CAGED. Isso geralmente ocorre em decorrência do descumprimento de um ou mais requisitos técnicos do canal, quais sejam:

Em verdade, um dos maiores problemas enfrentados por contadores e outros profissionais responsáveis pelo envio desses dados está na utilização de Certificados Digitais inválidos — ou seja, previamente adquiridos por empresas não credenciadas ou em desconformidade com as regras estabelecidas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil.

Todavia, a aquisição de um Certificado Digital válido é indispensável diante das novas exigências de submissão do CAGED pelo Portal. Isso porque, além de inviabilizar a sua transmissão, as empresas também ficam sujeitas ao pagamento de multas caso venham a perder o prazo limite de entrega — que pode ser feito até o 7º dia do mês subsequente às movimentações.

Nesse sentido, atrasos que se prolonguem até 30 dias, as indenizações são fixadas em R$ 4,47; entre 31 a 60 dias, R$ 6,70; e acima disso, R$ 13,40. Tais montantes são cumulativos para cada vínculo empregatício celebrado ou rescindido, porém não informado a tempo e modo ao MTE.

Portanto, com as novas regras vigentes desde setembro de 2017, a transmissão eletrônica do CAGED pelas empresas com 10 ou mais empregados, agora, somente é aceita por meio do uso de um Certificado Digital de Pessoa Jurídica nos moldes da ICP-Brasil.

Assim, desde que respeitados tais requisitos, as empresas conseguem efetuar o envio das declarações sem qualquer dificuldade ou riscos de pagarem multas por atraso na entrega.

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