Documentos na nuvem: confira as 8 vantagens de usar essa solução!

Deixamos os disquetes e passamos a fazer uso dos CDs. Depois disso, migramos para os DVDs, pendrives e HDs externos. Há um tempo, com apenas 5GB de memória já conseguíamos carregar todos os nossos arquivos e ainda sobrava espaço. Então, novos HDs e SSDs de alta velocidade começaram a chegar no mercado, junto com os HSMs. Atualmente, com a possibilidade de ter os documentos na nuvem, temos direito a muitas facilidades que deixam a nossa vida mais conectada e rápida.

A nuvem é um tipo de disco digital, no qual é possível armazenar documentos sem gastar espaço da memória do seu dispositivo. Os arquivos salvos na nuvem são armazenados em vários servidores ao redor do mundo.

Em geral, os arquivos são divididos para serem distribuídos pelos servidores remotos. Assim se algum hacker invadir determinado servidor, ele não terá acesso ao arquivo completo.

A verdade é que não são poucas organizações que estão aderindo a essa novidade. Afinal, há excelentes opções para salvar os documentos online. Continue a leitura deste artigo e confira as principais vantagens de usar essa solução na sua empresa!

1. Praticidade

Geralmente quando se trabalha com uma equipe, é bem fácil se perder em meio a muitas respostas de e-mails, já que cada um conta com um anexo diferente.

No entanto, quando se utiliza o sistema de armazenamento na nuvem, é possível compartilhar arquivos com as outras pessoas de maneira que tudo seja modificado diretamente no documento original, assinado e salvo por aquele que fez a edição.

2. Facilidade de acesso

A maior parte dos bons sistemas de armazenamento na nuvem conta com excelentes aplicativos móveis, que auxiliam ainda mais na otimização da produtividade em uma empresa.

Dessa forma, torna-se possível acessar os documentos a partir de um tablet ou smartphone, por exemplo, permitindo que se trabalhe neles mesmo estando em um ambiente diferente do escritório e longe do computador — basta ter acesso à internet, além de fazer o login na conta.

3. Mais segurança

É possível encontrar diversas empresas que permanecem armazenando todos os seus arquivos e dados importantes em documentos impressos, computadores e HDs físicos — como CDs, pen drives e HDs externos — que não oferecem nenhum tipo de segurança. Caso aconteça alguma falha elétrica, pane no sistema ou até mesmo roubo, os documentos importantes são perdidos de forma irreversível.

É por isso que cada vez mais usuários têm migrado todos os seus documentos para a nuvem, onde os arquivos normalmente ficam em servidores online, não correndo o risco de perda por causa de vários problemas — pois o nível de criptografia das plataformas que oferecem o serviço é extremamente alto. Sem contar que esse meio garante a segurança contra invasão de usuários mal-intencionados e de hackers.

4. Espaço de armazenamento

Para as empresas que precisam trabalhar com computadores na sua rotina, considerar o quanto de espaço cada profissional precisa para armazenar arquivos faz parte de todo o pensamento estratégico do negócio.

Além disso, caso se acumule muitos documentos grandes, o sistema pode ficar sem memória para o recebimento de novos arquivos. Dessa forma, no caso do uso de um serviço de armazenamento na nuvem, a maior parte desse acúmulo é reduzida, uma vez que o serviço passa a trabalhar como um disco rígido remoto, deixando livre a memória das máquinas físicas.

5. Organização

Organizar os documentos da empresa na nuvem é uma forma muito mais econômica e eficiente de armazenar as informações. Essa vantagem tem feito muitas pessoas optarem cada vez mais por essa opção.

Além disso, ela permite que todos os envolvidos no projeto acessem os documentos de qualquer lugar do mundo. Pode ser que você já esteja fazendo uso desse advento sem nem perceber.

Os dados afirmam que 95% dos usuários não sabem quando estão utilizando a nuvem. Então, saber se situar e se organizar nesse ambiente é extremamente fundamental nos dias de hoje.

6. Redução de custos

O uso do software como serviço é um dos grandes benefícios da computação em nuvem, afinal, em vez de comprar servidores para instalar grandes e pesados softwares de gestão e pagar pelo licenciamento, tornou-se possível pagar apenas por aquilo que for usado, significando, portanto, uma grande economia.

7. Disponibilidade de plataformas

Um ótimo serviço de armazenamento na nuvem funciona de maneira igual em todos os sistemas operacionais, independentemente se parte da sua equipe usa Linux e outra Windows, por exemplo. Dessa forma, em qualquer um desses ambientes consegue-se aproveitar as vantagens de ter os dados em uma rede remota.

Atualmente é preciso acompanhar todas as mudanças nas tecnologias — principalmente no mercado empresarial — para que se possa ter resultados melhores nos processos.

8. Recuperação simplificada

Quando se trabalha com documentos importantes, é comum que alguma alteração seja feita de maneira errada e o arquivo seja salvo com esse erro. Parece, então, que tudo se perdeu, não é mesmo? No caso de ferramentas com armazenamento na nuvem, toda alteração realizada nos arquivos pode ser revertida, até mesmo aquelas que foram feitas há dias.

Além disso, o usuário consegue recuperar os arquivos que foram deletados por engano e que ainda estejam na lixeira. Ou seja, nada de desespero por clicar no lugar errado!

Você já imaginou se perdesse todas as informações da sua empresa? Todo o seu fluxo de caixa, clientes e estoque? Pois é, isso pode ser bem comum. Hoje em dia, a vida útil dos computadores tem sido reduzida, e armazenar todos os dados de um negócio em uma mídia física pode ser um enorme risco.

Cada vez mais empreendedores atualizados têm buscado armazenar os documentos na nuvem, que é uma forma muito mais eficiente e segura. Tal processo pode acontecer por meio de um software de gestão empresarial, que vai guardar todos os seus dados em servidores. Além disso, existem sistemas que fazem o backup diário, sanando qualquer dúvida do administrador sobre a proteção das informações da empresa.

Gostou de saber um pouco mais sobre a importância do armazenamento de documentos na nuvem? Então aproveite a visita no nosso blog e leia também o texto “Documentos digitais: o que são e qual a sua validade jurídica?” para saber mais sobre as novidades que a tecnologia proporciona!


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