Gestão de documentos: o que é e por que implementar?

Em uma era em que tanto se fala em investir em ferramentas digitais para alcançar o sucesso corporativo, é surpreendente que muitas empresas ainda não possuam sequer uma política inteligente de gestão de documentos. Até mesmo porque isso pode resultar em perda de negócios, insatisfação de clientes e multas do Fisco.

Como a legislação exige o armazenamento de arquivos por longos anos (como o CAGED, que deve ser mantido na empresa por incríveis 36 anos), o custo do armazenamento de documentos acaba sendo muito alto. Locação de salas, contratação de equipe administrativa e custos com impressões geram prejuízos e impactam silenciosamente o faturamento de inúmeras organizações.

Hoje você vai entender por que estabelecer um plano de ações em gestão de documentos é urgente para melhorar os números de sua empresa! Confira!

Por que gestão de documentos?

Na era dos negócios digitais, é inquestionável que o que diferencia uma empresa de sucesso de uma estagnada é a capacidade de gerir informações com eficiência, a fim de transformar simples dados brutos em insights gerenciais. Com mais informação, torna-se possível modernizar produtos, adequar serviços ao gosto do consumidor ou fazer a empresa ficar mais enxuta/mais barata, sem perder a eficiência, dentro das regras de compliance e mantendo a validade jurídica dos processos.

Nesse contexto, as estatísticas de uso de serviços dos clientes são fundamentais para área de marketing elaborar um plano de comunicação eficaz. Da mesma forma, se bem organizados, os dados financeiros podem indicar se a empresa está caminhando na direção correta em suas políticas de investimentos. Já as informações contábeis precisam ser mantidas na guarda da empresa para sinalizar transparência a investidores e evitar sanções fiscais.

A gestão de documentos é um conjunto de práticas que permitem a produção, a tramitação, o uso e a manutenção inteligente de documentos fundamentais para as empresas e órgãos públicos. Por isso, com tais procedimentos, a companhia reduz custos, ganha agilidade nos processos, diminui o volume de retrabalhos e erros, além de tornar a corporação mais eficiente e livre de sanções fiscais.

Capital de giro escorrendo por entre os dedos?

Para deixar mais claro o quanto pode ser perigoso para a empresa ignorar a gestão de dados, vamos a algumas estatísticas bastante elucidativas da PwC sobre o tema:

  • as organizações perdem, em média, 1 mês do ano apenas tentando localizar informações, em virtude de armazenamento inadequado;
  • os colaboradores gastam de 5% a 15% do tempo lendo informações, mas até 50% buscando-as nas caixas-arquivos das empresas ou em seus servidores;
  • estimativas indicam que cerca de 66% dos arquivos armazenados pelas corporações poderiam ser eliminados (por serem obsoletos);
  • o custo médio para arquivar um documento é de US$ 20,00; já para encontrá-lo, de US$ 120; se a necessidade for recriá-lo, o valor sobe para US$ 220;
  • os arquivos físicos levam as empresas a gastar muito com impressões e digitalizações; em média, um arquivo é xerocado e impresso 19 vezes, sendo que quase 40% dessas impressões poderiam ser evitadas.

Por fim, outro dado importante: um estudo do IDC feito em 2017 revelou que 75% das empresas deixam de fazer negócios por dados atrasados. Ou seja, talvez sua empresa esteja perdendo espaço no mercado por não realizar a administração de informações de forma veloz.

Como fazer uma gestão de documentos eficiente?

Uma vez consciente do problema, é hora de definir um plano de ação para tornar sua empresa mais ágil, menos suscetível a extravios e alinhada com o universo digital. Apresentamos a seguir algumas medidas básicas a serem adotadas.

Crie um sistema de controle documental

Sobre essa questão, o primeiro entrave é que não existe uma lei que agregue toda a tabela de temporalidade de documentos fiscais e contábeis. Ou seja, é possível encontrar determinações espalhadas por diversas legislações.

Por isso, pesquise a tabela de temporalidade dos documentos mais importantes para o seu segmento. Você pode conferir alguns exemplos neste link, mas o ideal é fazer uma ampla pesquisa, uma vez que cada área tem seus próprios documentos críticos.

Estabeleça categorias

Seja no meio físico ou digital, o arquivamento deve ser feito para que suas informações sejam localizadas com o máximo de rapidez. Você pode, por exemplo, destinar uma pasta para cada cliente, subdividindo-a entre os vários processos existentes.

No caso de arquivos físicos, o ideal é separar um dia para empreender uma força-tarefa visando à otimização da gestão de documentos na empresa. Isso inclui substituir pastas suspensas por pendulares, trocar pastas danificadas, reimprimir etiquetas com nomeações padronizadas e alinhar as pastas por ordem alfabética.

Determine um marco de migração para o ambiente virtual

Diariamente, o mundo produz 2,5 quintilhões de bytes. Nas empresas, esse imenso volume de informações digitais coexiste com outros métodos de alocação de dados (como os documentos em papel), o que torna ainda mais confuso o ato de recuperar e catalogar arquivos.

Nesse contexto, a melhor forma de gerenciar seu acervo documental é estabelecendo um ponto de partida para a digitalização total dos arquivos físicos existentes. A partir desse marco, estes passarão a ser manuseados apenas em ambiente virtual, juntamente com os arquivos que já tramitam de forma exclusivamente eletrônica (como NF-e e CT-e).

Esse novo ambiente “paperless” (sem papel) significa responsabilidade socioambiental, rapidez na localização de arquivos (por ferramentas computacionais de busca), fim dos extravios e maior segurança no acesso das informações essenciais à empresa.

Adote a assinatura digital como meio exclusivo de autenticação de documentos

Nesse cenário de racionalização da gestão de documentos, inserir a certificação digital no dia a dia de todos os seus colaboradores é fundamental. O certificado digital é um arquivo eletrônico armazenado em um token ou em um Smart Card, gerado por uma Autoridade Certificadora que permite que pessoas físicas ou jurídicas assinem digitalmente contratos, recibos, notas fiscais, petições no PJ-e etc.

Diferentemente de outras assinaturas eletrônicas, a assinatura digital é criada mediante um conjunto de operações matemáticas e criptográficas aplicadas exclusivamente sobre cada arquivo, inviabilizando fraudes e conferindo enorme rapidez no fechamento de operações. Nesse sistema, um contrato que levava 15 dias para ser assinado manualmente por diversos envolvidos pode ser ratificado em poucos minutos por meio da autenticação digital.

É evidente que toda essa eficiência no trâmite documental culmina em melhor organização da gestão de dados empresariais. Então, o que está esperando para começar a adotar essas soluções?

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