Veja essas 7 dicas para otimizar seu controle fiscal e tributário

É fundamental dar a devida atenção ao controle fiscal e tributário de qualquer negócio, independentemente de tamanho, número de funcionários, ramo de atuação ou tempo de existência. Afinal, não só a legalidade de funcionamento da empresa depende disso, como também o bom estado da saúde financeira e as possibilidades de crescimento no mercado.

Nessa perspectiva, a equipe responsável por cuidar dos processos fiscais e procedimentos de tributação de uma companhia deve buscar meios que sejam capazes de facilitar e tornar eficiente esse gerenciamento. Foi pensando nisso que preparamos este post. Nele, vamos dar 7 valiosas dicas de como otimizar o controle fiscal e tributário de um negócio. Confira agora mesmo!

1. Escolha o regime tributário mais adequado ao perfil da empresa

O primeiro passo na busca pela otimização fiscal e tributária é fazer a opção pelo regime de tributação mais apropriado às características do negócio. Para que isso seja possível, é necessário haver o conhecimento detalhado da empresa, como os tipos de tributos recolhidos, as suas demandas contábeis, o perfil dos funcionários e o posicionamento no mercado.

É com base nessas informações pormenorizadas que o regime tributário mais adequado à empresa pode, então, ser escolhido. Com a adoção da modalidade apropriada — simples, lucro real ou lucro presumido —, a empresa tem a oportunidade de se enquadrar às condições tributárias e fiscais convenientes ao seu funcionamento, podendo até reduzir o impacto do pagamento de impostos.

2. Atente-se às regras tributárias e suas aplicações

Outro aspecto essencial para atribuir eficiência ao controle tributário e fiscal de uma empresa é conhecer as regras tributárias que estão vigentes e são aplicáveis a ela. Essa ação é importante porque ajuda a estabelecer quais as obrigações e responsabilidades que a companhia tem com o fisco, direcionando a criação de rotinas de gestão de documentos.

Ter esse tipo de entendimento também é útil para efetuar o planejamento estratégico do negócio. Quando o gestor está ciente de quais normas específicas incidem obrigatoriamente sobre as tributações da empresa e quais podem ser deduzidas com base em iniciativas sociais — como o apoio a Organizações Não Governamentais — pode tomar decisões mais rentáveis.

3. Elabore e cumpra um planejamento tributário

A criação e o devido cumprimento de um planejamento tributário é uma prática importante para o controle fiscal do negócio. A partir do estabelecimento de metas relativas a procedimentos de controle fiscal e suas respectivas estratégias de alcance, a equipe responsável pela contabilidade da empresa é capaz de minimizar os impactos tributários nas contas da companhia.

Em termos práticos, um bom planejamento tributário possibilita a redução dos valores pagos em títulos tributários, a modificação da incidência do fato que ocasiona determinado tributo (como multas), o cumprimento de todas as normativas legais e até mesmo o adiamento da quitação de obrigações tributárias, sem que incidam taxas sobre elas.

4. Supervisione o organize as notas fiscais

A nota fiscal é um dos documentos mais importantes que são fornecidos por uma empresa, devendo, por isso, ser emitida e armazenada com cuidado. Embora aparente se tratar de um mero processo mecânico de preenchimento, emissão e armazenamento, a nota fiscal pode ter um gerenciamento otimizado, de forma a conter as informações legalmente necessárias e estar bem guardada.

Com relação à supervisão, vale a pena conferir a adequação da categoria — como cliente ou fornecedor — e a autenticidade da nota. No que diz respeito à organização desse documento, é recomendável agrupar as tarefas por tipos — como preenchimento e arquivamento — criando padrões procedimentais, o que diminui o tempo gasto, aumenta a produtividade e ajuda a evitar erros.

5. Utilize arquivos digitais que facilitem o controle de dados

Outra prática importante para manter um controle fiscal e tributário de excelência no negócio é adotar o uso de arquivos digitais que ajudem a controlar as informações. Com a automatização crescente das operações administrativas corporativas e governamentais, como a emissão da nota fiscal eletrônica, utilizar documentos físicos pode ser um verdadeiro retrocesso para a companhia.

A contabilidade empresarial ganha muito com a implementação desse tipo de documentação, uma vez que permite que as informações fiscais e tributárias sejam arquivadas com maior segurança e acessadas com maior rapidez e agilidade. Além disso, mecanismos como a Certificação Digital conferem maior confiabilidade aos processos de controle e supervisão contábil.

6. Tenha softwares especializados em controle de informações

A otimização fiscal e financeira de uma empresa depende também do uso de recursos tecnológicos que sejam capazes de facilitar as operações cotidianas. Com a utilização de softwares de controle de informações, é possível agrupar em um só lugar os dados de fluxo de caixa (pagamentos e recebimentos, por exemplo) relativos à tributação e à fiscalidade do negócio.

O emprego desses programas computacionais especializados, como os ERPs, tem grande potencial para melhorar de modo significativo a dinâmica operacional e até mesmo os resultados da empresa. Isso porque, com a alimentação correta e contínua dos dados, são gerados relatórios detalhados sobre as operações fiscais e tributárias do negócio, de forma a reduzir os prejuízos e elevar o faturamento.

7. Implemente auditorias periódicas

Uma prática bastante eficaz para monitorar as condições fiscais e tributárias de um negócio é a realização de auditorias com determinada periodicidade. Esse tipo de atividade permite obter uma dimensão real do cumprimento das obrigações legais da empresa, além de possibilitar o ajuste de operações que eventualmente não estejam sendo efetuadas da maneira mais adequada.

Como a legislação fiscal e tributária brasileira é complexa e tende a sofrer alterações com certa frequência, é importante que a companhia conte sempre com o suporte do profissional da área de contabilidade. Esse apoio especializado é fundamental porque proporciona maior confiabilidade aos dados auditados e possibilita a busca pelo aumento da produtividade nos processos desenvolvidos pela empresa.

Fazer um controle fiscal e tributário eficiente é muito importante para que um negócio esteja em dia com a legislação em vigência e tenha condições de crescer no seu mercado de atuação. Para isso, vale a pena implementar as dicas dadas neste post e contar com o suporte permanente de um profissional do setor contábil.

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