5W2H: o que é essa ferramenta e como aplicá-la em seu negócio?

Introdução

A situação é extremamente comum: um empresário tem uma ideia clara de um produto novo que pretende lançar ou de uma tarefa que deseja estabelecer; já formou uma equipe, que está bastante motivada; reuniu todos os recursos e até mesmo já traçou um plano estratégico, mas a realização do plano é repleta de impasses, desafios e de muitas dúvidas, exigindo a presença de ferramentas de produtividade que sejam eficientes e produtivas. É por isso que ele precisa conhecer e aplicar o 5W2H em sua empresa.

Você já passou ou está passando por algo assim? Então não deixe de ler este texto até o final, pois vamos falar sobre essa ferramenta incrível que, quando bem-aplicada, pode ajudar a acabar com todos esses impasses e dúvidas, melhorando muito a gestão comercial de seus projetos. Acompanhe os próximos tópicos e saiba mais sobre o conceito de 5W2H e aprenda a como aplicá-lo em seu negócio! Boa leitura!

O que é o 5W2H?

Cinco dáblio o quê? Essa é a pergunta que você provavelmente está fazendo neste momento, não é mesmo? Sabemos que a sigla é incomum, mas é bastante simples entender a função dessa ferramenta. O 5W2H trata-se de um checklist de atividades específicas que precisam ser desenvolvidas com total eficiência e clareza por todas as pessoas envolvidas em um projeto.

Essa verdadeira sopa de caracteres corresponde às iniciais das sete diretrizes que têm o poder de eliminar qualquer tipo de dúvida que possa aparecer ao longo de uma atividade ou de um processo. São elas:

  • what (o que será feito?);
  • why (por que será feito?);
  • where (onde será feito?)
  • when (quando?);
  • who (por quem será feito?);
  • how (como será feito?); e
  • how much (quanto vai custar?).

Com as respostas em mãos, você consegue ter um mapa de atividades que vai auxiliar a seguir todos os passos relativos a um projeto, tornando a execução bem mais efetiva e clara. Essa é uma ferramenta extremamente útil para as empresas, afinal, elimina por completo quaisquer dúvidas que possam aparecer sobre um processo ou sua atividade.

Em um meio extremamente ágil e competitivo como é o ambiente empresarial, a ausência de dúvidas agiliza significativamente as atividades a serem desenvolvidas por profissionais de departamentos ou áreas distintos — até porque um erro na transmissão de dados pode acarretar inúmeros prejuízos ao seu negócio.

Como aplicá-la em minha empresa?

Antes de qualquer coisa, você vai precisar ter bastante clareza sobre a atividade em que vai aplicar o 5W2H. Tomemos a contratação de um novo gerente de marketing como exemplo. O passo inicial é responder a todas as questões relativas ao processo do modo mais claro e objetivo possível. O quê? Contratação de um novo gerente; por que ou para quê? Para gerenciar a área de marketing da empresa; Onde? Na matriz. E assim por diante.

Após fazer isso, é só criar uma tabela explicativa sobre aquilo que foi planejado — a qual pode ser configurada da forma que o utilizador achar melhor (colunas, linhas, cores etc.) —, indicando todas as etapas do processo. Se houver departamentos diferentes envolvidos, é necessário distribuir as tarefas conforme as respostas relativas a cada setor.

Em resumo, você vai perceber que a aplicação não é complicada. Talvez a parte mais trabalhosa seja formular as soluções exatas para cada questão. Entretanto, você vai ver que, com isso, os processos vão se tornar bem mais ágeis e você e sua equipe vão poder tomar decisões mais embasadas.

Um exemplo de uso dessa ferramenta que tem sido muito utilizado hoje em dia é para o planejamento de ações em mídias sociais. O 5W2H também costuma ser muito útil para planejar mudanças no negócio, sejam elas de pessoal, estruturais ou financeiras. Além desses dois exemplos citados, você também pode usar a ferramenta em muitas outras atividades. Veja alguns casos abaixo:

  • planejar a manutenção de equipamentos;
  • tornar a empresa mais lucrativa;
  • definir a estratégia para um processo de seleção de pessoal;
  • aumento da carteira de clientes de um negócio.

Precisa ser uma grande empresa para a ferramenta funcionar?

A sua empresa é muito pequena? Você deve usar a ferramenta mesmo assim? A resposta é sim! Mesmo que você seja o único responsável por um projeto, ao responder as questões propostas pelo 5W2H, as ações necessárias para alcançar o objetivo planejado ficarão muito mais claras. E pode acreditar: você vai deixar de perder uma quantidade muito relevante de recursos e de tempo ao longo dos processos.

Em quais momentos aplicar o 5W2H?

Em tese, essa ferramenta pode ser aplicada em diversas situações e não apenas na empresa, mas também na sua vida pessoal. Afinal, ela foi criada para melhorar o planejamento de qualquer tarefa. Pense, por exemplo, que você precisa organizar uma viagem: só o fato de você montar uma tabela com essa metodologia já vai ajudar muito a ter mais controle, sobretudo dos gastos.

Na empresa, a ferramenta pode ser eficaz em inúmeras ocasiões, desde o lançamento de um produto ou serviço até a redução do consumo de água, por exemplo. O 5W2H pode fazer toda a diferença na manutenção de máquinas, no planejamento estratégico para tornar o negócio mais lucrativo, no aumento da carteira de clientes, na definição de um processo de recrutamento e seleção e em muitos outros casos.

Conclusão

Como você pôde ver, o funcionamento dessa ferramenta é muito simples, podendo ser manuseado por qualquer pessoa que tenha pouco conhecimento sobre Excel, por exemplo. Sem dúvidas, é uma ferramenta que pode ser utilizada para qualquer tipo de empresa e planejamento de atividades, sendo preciso apenas dar uma atenção especial aos elementos envolvidos na análise, que deve ser feita alocando cada dado no campo certo e criando uma mentalidade de acompanhamento constante de tudo o que foi mapeado no 5W2H.

Não deixe de criar uma planilha 5W2H e de experimentar o planejamento orientado por essa incrível ferramenta, pois estamos falando grandes vantagens para os gestores e suas empresas. Lembre-se também de que é fundamental ter muito conhecimento e orientação para colocar essa metodologia em prática.

Gostou de saber mais sobre a ferramenta 5W2H? Quer aproveitar a visita em nosso blog para aprender mais? Então não deixe de conhecer as 5 maneiras de aumentar a rentabilidade do seu negócio!


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