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As inovações tecnológicas têm ajudado as empresas a reduzir custos com armazenagem de documentos e com a burocracia enfrentada no dia a dia. Uma maneira de fazer uma excelente gestão dos contratos e dos demais documentos é fazer uso da assinatura digital, em substituição ao tradicional processo de reconhecimento de firma.
A grande questão que surge em relação a essa substituição é sobre a segurança e validade dos atos praticados mediante assinatura digital. Será mesmo que eles são reconhecidos juridicamente? Para responder à questão, é fundamental entendermos melhor o conceito de assinatura digital, suas finalidades e, principalmente, o seu funcionamento. Além disso, é muito importante que façamos um contraponto com o processo de reconhecimento de firma.
Pensando nisso, preparamos este conteúdo para abordar o tema de forma mais detalhada, esclarecendo os principais pontos em que a assinatura digital é capaz de agregar à rotina de pessoas e empresas na atualidade. Continue a leitura e saiba mais!
O que é assinatura digital e reconhecimento de firma?
Há uma forma segura e menos burocrática para assinar contratos, documentos, transações financeiras, arquivos, entre outros trâmites, sem precisar armazenar uma grande quantidade de papel. Estamos nos referindo à assinatura digital, criada para conferir segurança a todos esses processos e já reconhecida pela legislação brasileira.
A assinatura digital é, portanto, uma ferramenta que atesta a integridade e a autenticidade de atos que a recebem. Fazendo uma analogia, ela seria como um carimbo eletrônico que comprova a autenticação do documento e a não violação dele. Ainda, é capaz de indicar quem foi a pessoa responsável pela assinatura — tudo isso a partir do uso de um Certificado Digital.
Resumindo, funciona da seguinte maneira:
- Certificado Digital — um arquivo eletrônico que contém uma série de dados e informações do seu titular, cuja finalidade básica é permitir a sua identificação em transações efetivadas em meio on-line;
- assinatura digital — procedimento pelo qual o titular de um Certificado Digital pode validar um determinado ato, inserindo eletronicamente as suas credenciais, a fim de que possa ser atestada a sua origem e integridade.
Quanto ao reconhecimento de firma, é importante deixar claro que “firma” se trata do termo usado para designar a assinatura. Dessa forma, ele é uma declaração de autoria de assinatura em documentos, sendo que o ato do reconhecimento é intransferível do tabelião de notas e extremamente pessoal.
O reconhecimento de firma vai indicar que um documento foi devidamente assinado por determinada pessoa. Então, para a declaração, é necessário que o interessado deposite a sua assinatura em cartório de notas, local onde o tabelião presta serviços. A partir de um autógrafo em uma ficha (usada para abrir firma no cartório), é registrada a grafia para checagem.
Feito com base no registro, a declaração ocorre por semelhança ou autenticidade. No primeiro, não é exigida a presença do interessado, então a assinatura do documento é comparada ao autógrafo na unidade. No segundo, o autor firma termo, no cartório, a fim de comprovar a grafia.
Qual a função e importância de ambos?
Sempre que vai validar algum documento, é preciso assiná-lo, concorda? Assim, não existe perigo de outra pessoa tomar a sua identidade e prejudicar você e seus bens. É esse um dos papéis tanto da assinatura digital como do reconhecimento de firma. Eles são extremamente relevantes, uma vez que conferem segurança jurídica a documentos, além de servirem como comprovação de que determinada pessoa realmente assinou o documento.
Enquanto o reconhecimento de firma deve ser feito presencialmente em cartório, a assinatura digital serve para que os negócios on-line sejam seguros do mesmo modo que os documentos físicos. Com isso, é possível navegar pela Internet e acessar sites que utilizam as suas informações pessoais sem ter que se preocupar com fraudes.
Por que a assinatura digital substitui o reconhecimento de firma?
A assinatura digital é regulamentada pela Medida Provisória 2.200-2/2001, a qual afirma que todo documento eletrônico assinado digitalmente com Certificado emitido pela ICP-Brasil tem validade jurídica. A assinatura digital conta com alguns dados que a tornam extremamente segura. Confira alguns deles:
- não existem meios de copiar uma assinatura digital;
- não pode ser dissociada do documento que a recebe;
- permite a identificação do titular da firma.
Para que a assinatura digital seja reconhecida juridicamente, ela:
- não pode ter sido suspensa ou revogada antes da data da firma;
- deve ter Certificado Digital válido.
Diante de tudo o que apontamos, você certamente já deve ter a resposta para a dúvida que abre este texto. Sim, a assinatura digital pode substituir o reconhecimento de firma.
Um documento assinado digitalmente com o uso de um Certificado Digital tem a mesma validade jurídica que um cartório pode atribuir, no caso de você assinar um documento físico, pedindo o reconhecimento de firma.
Logo, um processo substitui o outro. Se tem um documento com assinatura digital, não há a necessidade de fazer um reconhecimento de firma no documento impresso. Assim, você dispensa a ida até o cartório e, claro, os gastos com esse processo. Ou seja, você economiza (tempo e dinheiro), elimina o acúmulo de papéis e ainda evita a burocracia.
O que diz a legislação sobre o tema?
Algumas nações, no final da década de 1990, já haviam regulamentado a assinatura digital. No Canadá, podemos citar o PIPEDA (Personal Information Protection and Electronic Documents Act); nos Estados Unidos, o E-Sign ACT (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act); e na União Europeia, o Electronic Signature Directive 1999/93/EC.
Assim, na esteira de todos esses países, o Brasil começou a refletir sobre o aprimoramento na gestão de dados e no ganho de produtividade que a assinatura digital poderia oferecer aos negócios jurídicos nacionais.
Então, como já mencionamos, foi criada a Medida Provisória 2.200-2/2001. Outro passo importante para a consolidação da assinatura digital foi dado com a aprovação da Lei Federal nº 11.419/2006, a qual regulamentou a tramitação de documentos digitais no âmbito do Poder Judiciário.
Vale lembrar que a Receita Federal abandonou o reconhecimento de firma em 2013. Além disso, contratos para compra de imóveis baseados no SFH (Sistema Financeiro da Habitação) tampouco exigem a declaração. Os Certificados Digitais também ajudam a eliminar a demanda pelo serviço.
Quais as vantagens de uma assinatura digital?
Em tempos de alta conectividade e compartilhamento massivo de documentos e informações importantes por meios on-line, a assinatura digital é um dos pilares para o reforço da segurança e integridade dos processos, permitindo o uso eficiente dos meios digitais.
Por essas e outras razões, a assinatura digital tem se tornado uma prática cada vez mais comum na realidade das empresas e das pessoas físicas. Isso se deve, em grande parte, às inúmeras vantagens e possibilidades que a ferramenta oferece. A seguir, destacamos algumas delas. Vejamos!
Comodidade
O traço mais marcante da assinatura digital é sua comodidade. Essa modalidade de validação permite a realização de forma remoto, totalmente digital, a partir de uma plataforma de assinaturas, por exemplo. Com isso, em vez de o usuário ter que se deslocar até um cartório para fazer a autenticação mecânica de um documento, a assinatura digital — que confere a mesma autenticidade e validade ao documento — pode ser efetivada de qualquer lugar e a qualquer hora, bastando ter acesso à plataforma e ao Certificado Digital.
Facilidade na emissão de documentos
A assinatura digital também gera reflexos positivos na gestão de documentos. Na prática, a Certificação Digital possibilita a migração para a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), garantindo que a empresa passe a utilizar apenas documentos de existência digital, mais fáceis de serem criados, assinados e compartilhados.
A burocracia para a geração de um arquivo, impressão, assinatura e autenticação mecânica, por exemplo, desaparece com a assinatura digital. Agora tudo é feito eletronicamente, a partir de plataformas específicas para esse serviço, assegurando total fluidez e segurança à geração dos documentos.
Redução de custos
Em comparação aos métodos tradicionais de autenticação, como os feitos em cartório, a assinatura digital também agrega benefícios do ponto de vista dos custos. Com a autenticação digital, por exemplo, é possível eliminar o pagamento de taxas de serviços dos cartórios, além de dispensar a necessidade de gestão de documentos impressos, os quais também são mais custosos, pois demandam o consumo de papel e impressão.
Indo além, para empresas que dependem do manuseio de contratos e arquivos com clientes ou entre suas filiais, a assinatura digital viabiliza a migração dessa comunicação para o meio eletrônico, a partir do uso de documentos 100% digitais. Com isso, não será mais necessário encaminhar vias de contratos, documentos e outros arquivos fisicamente, por via postal, reduzindo diretamente os gastos com esse serviço.
Otimização do tempo
O formato digital oferece muito mais agilidade para a assinatura e envio de documentos. Em minutos, é possível assinar um documento e encaminhá-lo a outra parte para que ela faça o mesmo e retorne com o arquivo. Com isso, o tempo na execução de vendas e fechamento de contratos, por exemplo, diminui drasticamente, potencializando a produtividade do negócio.
Por essa razão, hoje a assinatura digital já é muito aplicada em determinados segmentos, como o imobiliário, em que existe uma grande demanda para o envio, assinatura e devolução de contratos e documentos para a conclusão de negociações.
Como fazer sua assinatura digital na prática?
Destacadas as vantagens que a assinatura digital é capaz de oferecer, passamos a falar agora sobre como você pode ter acesso a todos esses benefícios, assinando documentos e atos digitalmente. A seguir, mostramos o passo a passo para fazer a assinatura digital. Acompanhe!
Emita o Certificado Digital
Como dito, o Certificado Digital é indispensável para o processo de assinatura digital. Na realidade, ele é o responsável por conferir toda segurança, confiabilidade e validade jurídica aos atos praticados mediante a sua utilização. Isso se deve aos avançados protocolos de criptografia aplicados, em conformidade com o padrão ICP-Brasil.
Sendo assim, o primeiro passo para conseguir aproveitar as vantagens e possibilidades da assinatura digital é solicitar a emissão de um Certificado Digital junto a uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pelo Instituto de Tecnologia da Informação — ITI, como a Soluti.
A Soluti oferece uma linha completa de soluções em Certificação Digital, seja para pessoa física, seja para pessoa jurídica. Ao optar por qualquer uma delas, você poderá emitir o seu Certificado de maneira ágil e simplificada, dando início ao procedimento presencialmente, em uma das unidades, ou de forma on-line, a partir da Loja Soluti.
Assim, basta escolher o tipo de Certificado Digital desejado e fazer a aquisição, definindo também o seu formato (A1, A3 ou em nuvem) e tipo de mídia criptográfica a ser utilizada (Token ou Smartcard). Em seguida, será necessário agendar a data e horário para a validação presencial dos documentos — o que poderá ser feito a partir da ampla rede de atendimento da Soluti, espalhada por todo o Brasil.
Feita essa validação presencial, o Certificado será emitido e estará pronto para a utilização.
Envie os documentos
Munido do seu Certificado Digital, agora é possível assinar documentos e legitimar atos de modo totalmente eletrônico, com segurança e validade jurídica. Para isso, o próximo passo é encontrar uma plataforma de assinaturas, que é o ambiente digital em que os documentos serão inseridos para que sejam devidamente assinados e validados.
Um bom exemplo de plataforma para assinatura digital é o Assine.Online, da Soluti. A partir dela você pode realizar assinaturas digitais (usando um Certificado válido) e assinaturas eletrônicas (sem o uso de Certificado Digital).
O Assine.Online oferece um serviço de assinaturas completo a partir de uma interface simples e intuitiva, que possibilita o procedimento por meio de um computador, tablet ou smarthpone, dependendo da sua necessidade. Além disso, alia toda a segurança dos Certificados Digitais com a praticidade de uma ferramenta pronta para maximizar a sua gestão de documentos.
É só acessar o site e começar a assinar!
Realize a assinatura
Com o Assine.Online, em poucos passos você poderá enviar e assinar seus documentos, economizando tempo e dinheiro:
- acesse a plataforma;
- realize o seu cadastro e faça o login;
- efetue o upload dos documentos que serão assinados e confirme;
- prossiga com os passos e pronto!
Acompanhe e faça a gestão de assinaturas
Por fim, a plataforma de assinaturas da Soluti também possibilita que você gerencie a assinatura de todos os documentos em um só local. Dessa forma, por exemplo, é possível acompanhar o status dos arquivos, verificando se já foram assinados e devolvidos pelas partes envolvidas.
Se você pretende excluir a ida aos cartórios da sua vida, a saída mais segura e moderna é criar a assinatura digital. No entanto, lembre-se de que, para colocar as suas informações e seus dados na rede mundial com segurança e confiabilidade, é preciso que isso seja feito por uma empresa confiável e reconhecida. Para tanto procure uma Autoridade Certificadora autorizada pela ICP-Brasil, como a Soluti, e solicite o seu Certificado Digital.
Então, o que achou de aprender um pouco mais sobre a assinatura digital? Agora é hora de dar mais um passo e aproveitar todas as vantagens dessa tecnologia. Nessa hora, a Soluti está ao seu lado para facilitar o processo. Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar!
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