Um controle de contratos eficaz é uma das habilidades mais importantes para a gestão de qualquer tipo de negócio. Afinal, o relacionamento entre empresas, fornecedores, clientes e outros parceiros quase sempre é regido por contratos, que são a materialização descritiva dos acordos fechados.
Mesmo em organizações de pequeno porte, é natural que o volume de contratos se multiplique com o decorrer das operações usuais, especialmente no caso de empresas que prestam serviços para outros negócios.
Pensando nisso, elaboramos um breve guia ensinando como fazer um bom controle de contratos, capaz de garantir a segurança e a organização dos acordos fechados. Boa leitura!
Qual é a importância da gestão de contratos?
A gestão de contratos é uma das principais responsabilidades para a administração de qualquer tipo de empresa. O responsável pelo controle desses documentos precisa estabelecer mecanismos de organização e segurança para garantir que os acordos fechados sejam cumpridos por ambas as partes. Além disso, essa é a melhor forma de proceder à execução do contrato, caso haja o descumprimento por uma das partes.
O descuido com o controle de contratos pode ser prejudicial para a efetividade de um negócio. Se a empresa não observa, por exemplo, as datas de entrega firmadas no papel com um parceiro comercial, pode comprometer seriamente o relacionamento com aquele cliente, além de ser multada.
Da mesma forma, se os contratos com fornecedores e clientes não são acompanhados, obrigações que deveriam ser cumpridas pelos envolvidos correm o risco de serem deixadas de lado.
Portanto, é essencial que exista um controle de contratos cuidadoso, que avalie todos os aspectos relacionados a esse tipo de documento, desde a clareza dos seus termos e garantias até o armazenamento dos contratos, passando pelo monitoramento do seu cumprimento.
O controle de contratos faz parte da gestão de documentos de uma empresa. No entanto, como os contratos geralmente envolvem diversos signatários e detalhes de clareza bem específicos, exigem mais atenção que outros tipos de documentos.
Como fazer um controle de contratos eficiente?
Os cuidados com a gestão de contratos começam antes mesmo deles serem formalizados. Durante a elaboração do contrato, é interessante que exista um acompanhamento tanto das pessoas envolvidas no acordo como de especialistas que possam prestar assistência jurídica às partes.
Uma cláusula imprecisa ou abusiva é algo que deve ser evitado, assim como a oficialização de deveres que a empresa sabe que não poderá cumprir. Para evitar qualquer tipo de armadilha, sempre é interessante contar com o suporte de uma consultoria ou de advogados a serviço da empresa na hora de formalizar contratos.
Um recurso interessante para essa fase pré-contratual é utilizar documentos digitais que possam ser assinados por meio de certificados digitais.
Esse tipo de ferramenta permite que um contrato seja remotamente apreciado por todos os signatários e assinado com muito mais velocidade que o modelo tradicional, que geralmente demanda visitas físicas ao cliente apenas para a assinatura.
Além disso, a criptografia envolvida na assinatura digital faz com que ela seja bem mais segura que uma assinatura no papel, protegendo inclusive a integridade do documento. Caso o conteúdo de contrato assinado com um certificado digital seja alterado de qualquer forma, as assinaturas são imediatamente invalidadas.
Durante a fase de vigência do contrato, é importante realizar o monitoramento dos termos para assegurar que nenhuma das partes está quebrando as cláusulas do documento.
Para essa tarefa árdua, o mais importante é a organização. É preciso elaborar formas de verificar o cumprimento dos termos acordados de forma regular, o que varia de acordo com o teor de cada contrato. Dependendo do que foi acertado, pode ser preciso desenvolver rotinas de monitoramento diferenciadas.
A recomendação aqui é utilizar uma plataforma de gestão de documentos digitais, que permite ordenar os contratos, por exemplo, por data de vencimento, conteúdo, signatários e outras informações relevantes.
Através de plataformas de assinaturas, como o Assine Online, é possível assinar e enviar e receber documentos com rapidez e praticidade, eliminando a burocracia existente no envio por via postal, por exemplo. Com essa plataforma seus documentos são assinados de forma rápida e simplificada. Assim, pode aproveitar toda a segurança da plataforma com a praticidade de uma ferramenta pronta para maximizar a sua gestão de documentos.
Por fim, mesmo com o contrato encerrado, é necessário armazená-lo em algum lugar. Para quem ainda lida com o papel físico, é importante escolher bem o espaço em que os documentos ficarão guardados.
Além de riscos como incêndios e enchentes que podem danificar ou destruir o arquivo, é importante também evitar ameaças como traças e cupins, que se alimentam de papel e podem causar um prejuízo silencioso ao longo de meses.
Outro detalhe importante sobre o armazenamento de contratos em papel é a estrutura em que eles serão guardados. Apesar de parecer leve, muitos documentos juntos podem ser peso demais para algumas estantes e arquivos.
Por isso, vale mais a pena investir na modernização do máximo de documentos possíveis, recorrendo aos certificados digitais para assinar contratos de forma segura e eficaz.
Quais as melhores ferramentas para o controle de contratos?
Para lidar com a organização, armazenamento e controle de contratos, a principal dica é a utilização de uma plataforma eletrônica de gestão de documentos, que possa centralizar todos acordos fechados pela empresa de forma segura e prática.
Com uma plataforma de gestão de documentos, os contratos não ficam expostos a riscos físicos como mofo e alagamentos. Além disso, a busca por qualquer contrato fica simplificada, já que em vez de revirar pilhas de papel, basta realizar buscas por texto e ordenar de forma coerente o arquivo digital.
Mas, para garantir a segurança na parte de assinaturas desses contratos em formato eletrônico, é fundamental que seja utilizada uma assinatura digital, por meio do uso de certificados digitais.
Com uma criptografia poderosa, os certificados digitais permitem que transações e operações realizadas por meio de contratos digitalizados sejam firmadas com mais proteção para todas as partes envolvidas, além de ser algo muito mais prático e veloz.
Por fim, vale a pena também elaborar cronogramas que envolvam as principais datas e obrigações dos contratos firmados pela empresa. A dica aqui é utilizar uma planilha eletrônica ou um calendário digital que seja atualizado e verificado todos os dias.
É interessante preencher não apenas as obrigações devidas pela empresa em seus contratos, mas também as que outras partes devem a ela, de forma que o controle dos termos acertados possa ser feito com mais agilidade.
Restou alguma dúvida sobre como realizar um bom controle de contratos na sua empresa? Deixe sua pergunta nos comentários abaixo!
