Assembleia Digital: saiba como reduzir custos e engajar os acionistas

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A tecnologia e a legislação no setor financeiro estão evoluindo juntas. Elas permitem, por exemplo, a desburocratização da rotina de bancos, associações e cooperativas financeiras. Com o uso de dados e a autorização de novas soluções financeiras, o setor tem avançado para novas oportunidades, uma delas é a Assembleia Digital.

Impulsionados pelas restrições impostas pela pandemia de Covid-19, os avanços legais no segmento bancário possibilitam maior transparência e segurança. Ao mesmo tempo, tais mudanças também proporcionam maior comodidade aos acionistas.

Entre Leis, Medidas Provisórias e Instruções Normativas, são muitos os avanços jurídicos que têm surgido para as instituições Financeiras. O Sistema Financeiro Nacional (SFN) está se modernizando com segurança e conectividade na relação com os acionistas.

Nesse sentido, as Assembleias no formato digital, ou semipresenciais, e os votos à distância estão ganhando cada vez mais força. Agora elas indicam uma realidade mais conectada e acessível. Continue a leitura e saiba mais sobre o tema.

O que é a Assembleia Digital?

Evento promovido pelas instituições financeiras, as Assembleias reúnem acionistas, sócios e associados para debater sobre assuntos que sejam de interesse dos mesmos. Por exemplo, a eleição do Conselho Administrativo, alterações no Estatuto Social e a divisão dos resultados.

A Assembleia Geral Ordinária (AGO) e a Assembleia Geral Extraordinária (AGE) têm como pontos-chave a transparência e a gestão participativa dos associados, sócios e acionistas.

Inclusive, as primeiras indicações sobre os processos a serem seguidos nas Assembleias foram consolidadas pela Lei nº6.404, em 1976. Evoluindo em termos legais, a Lei nº 12.431/2011 incluiu a discussão e a transição sobre os votos e as Assembleias. Vale destacar que, em ambas as leis, há a necessidade da participação presencial dos acionistas nas reuniões para que sejam válidas as decisões.

Entretanto, viabilizando e legalizando as Assembleias Digitais e, junto a isso, os votos a distância, criaram-se outras normas. São elas: as Instruções Normativas nº 622 e nº 625 da CVM e a Lei nº 14.030/2020. Elas explicam as regras para que esses eventos sejam feitos nas instituições financeiras.

Dessa forma, as Assembleias começaram a ser feitas de forma virtual, registrando e apurando os votos de forma remota. Com o esse novo formato mais tecnológico, as instituições ganharam em gestão, eficiência e redução de custos. Por seu turno, os acionistas têm à disposição um canal seguro, ágil e transparente para exercer o direito ao voto.

Como funciona uma Assembleia Digital?

Feitas de maneira exclusiva no formato virtual, a Assembleia Digital tem a mesma validade jurídica que as realizadas na sede da própria empresa. Por meio delas, os acionistas estão presentes de forma virtual. Estes seguem exercendo seu direito de voto, mas de maneira remota. Tudo ocorre apenas por meio de plataformas digitais.

Entretanto, caso todos ainda não se sintam à vontade, há a possibilidade de as Assembleias serem feitas de forma parcialmente virtuais. Ou seja, cada participante decide se irá participar e votar de maneira presencial ou remota. Aqui fica ao critério de cada um a decisão com relação ao melhor meio.

Para que todo processo tenha eficácia, é essencial que, quando for optado pela realização das Assembleias Digitais – seja parcial ou total – as instituições compartilhem as informações completas sobre a reunião, incluindo as informações de acesso ao sistema online.

É essencial que os acionistas e associados saibam utilizar o sistema escolhido. Bem como confirmar que o mesmo irá registrar a presença e os votos na Assembleia Digital. Outro aspecto importante é a garantia da assinatura da ata. Isso deve ser feito pelo presidente da mesa e pelo secretário, através da Certificação Digital.

Portanto, para que tudo ocorra da melhor maneira possível, é essencial que ocorra um planejamento a cerca da Assembleia. Bem como um processo de comunicação alinhado para que todos consigam participar com sucesso.

Quais são as vantagens de realizar uma Assembleia Digital?

Ao serem feitas no formato online/virtual, as Assembleias se tornam reuniões mais ágeis. Inclusive, isso permite um maior alinhamento com os novos perfis de acionistas das instituições financeiras. Estes, estão mais conectados e buscam cada vez mais pela experiência virtual.

Inclusive, vale lembrar que segurança e conectividade são as características principais das Assembleias Digitais. A plataforma de Assembleia Digital desenvolvida pela Soluti apresenta criptografia em todas as suas etapas, o que garante a segurança de documentos, votos e informações.

Além disso, a plataforma também pode ser integrada a outros sistemas. Isso permite a centralização dos votos e dos documentos em um ambiente único, de maneira intuitiva e segura.

Ampliando os benefícios, a Assembleia Digital ainda proporciona:

Comunicação

Por meio da plataforma online, a comunicação entre a instituição e os acionistas/associados é muito mais assertiva. As informações chegam de maneira igualitária e mais rapidamente a todos, mitigando possíveis ruídos.

Segurança

Como a Assembleia é digital, é possível, por meio da plataforma, centralizar a documentação de forma transparente e contando com segurança criptográfica. Ou seja, ao usar uma plataforma confiável, é possível manter todos os dados protegidos.

Flexibilidade

Como se trata de um ambiente online, a solução consegue atender às necessidades de cada instituição financeira, além de poder se adaptar mais rapidamente às mudanças. As plataformas passam por processos constantes de atualizações e melhorias contínuas.

Maior participação

Como falamos anteriormente, o perfil dos acionistas está mudando, e agora são priorizados eventos virtuais, onde não exista a necessidade de deslocamentos físicos. Portanto, a Assembleia Digital proporciona maior participação dos investidores.

Em contrapartida, isso é benéfico para a instituição financeira. Com o formato digital, há uma oportunidade de reunir um número maior de acionistas, sem a necessidade de espaço físico.

Maior transparência e confiabilidade

A soma de todos os itens acima resultam na maior transparência do processo, pois todos os participantes podem ter acesso às atas, debates e mapa de votos, reduzindo inconsistências ou dúvidas.

Plataforma de Assembleia Digital

As plataformas de Assembleia Digital, como a desenvolvida pela Soluti, são articuladas e responsivas a outros sistemas, permitindo a centralização de documentos como atas assembleares, votos dos acionistas e editais de convocação.

Ou seja, todo o backoffice conta com os dados e o histórico, os mantendo completos, atualizados e seguros. Portanto, com a Soluti, a Assembleia Digital ganha eficiência e transparência, além de estar em conformidade com a regulamentação do Banco Central (BC) e o disposto pela Comissão de Valores Mobiliários (CVM).

Clique aqui e conheça o sistema de Assembleia Digital da Soluti.

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