Como e por que automatizar processos em um escritório contábil?

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Quando o assunto envolve crescimento empresarial e resultados positivos, é inegável o protagonismo que automatizar processos e investir em tecnologia representa dentro dos negócios. Esses aspectos estão diretamente associados à maturidade digital, um indicador que mostra como a inovação está inserida na realidade do negócio.

Para se ter uma noção da importância do tema, segundo pesquisa divulgada pela McKinsey, líderes em maturidade digital no mundo apresentam uma melhor performance operacional, com taxas de crescimento de Ebitda até 5 vezes maior, quando comparados às demais empresas. Ebitda é a sigla em inglês para Earnings before interest, taxes, depreciation and amortization. Em português, “Lucros antes de juros, impostos, depreciação e amortização” (também conhecida como Lajida).

Diante dessa realidade, fica claro que inovação e tecnologia precisam estar no radar de gestores e líderes empresariais, independentemente do segmento em que se atua. No caso da área contábil, a lógica não é diferente. Hoje, o sucesso nesse setor tem uma relação direta com eficiência, economia, agilidade e precisão.

Por essas e outras razões, automatizar processos é uma necessidade latente no meio contábil. Para tratar melhor sobre o assunto, os analistas da Soluti listaram algumas dicas para fortalecer essa automatização. Acompanhe!

O que é a transformação digital?

Transformação digital nada mais é do que o processo pelo qual as empresas passam com o objetivo de melhorar os seus resultados com o apoio da tecnologia e da inovação. Diferentemente do que muitos acreditam, é um conceito extremamente amplo, que vai muito além dos investimentos em equipamentos, ferramentas automatizadas e tecnológicas.

Na prática, trata-se de uma verdadeira cultura de inovação, que tem como base o uso da tecnologia como fator de otimização. É um processo pelo qual as empresas passam, considerando o seu porte, necessidades e estrutura, objetivando se alinhar aos padrões do mercado, melhorar os resultados, reduzir custos e aumentar a relevância dentro do seu segmento.

Qual o papel da automação nisso?

No contexto da transformação digital, a automação tem uma grande relevância. Sobretudo no segmento contábil, em que a presença de tarefas técnicas, repetitivas e burocráticas não só é uma realidade, mas um grande desafio. A automação de processos desponta como uma das estratégias mais eficazes para aumentar a produtividade, a agilidade e a precisão nas atividades desempenhadas por profissionais e negócios contábeis.

Hoje, por exemplo, perder tempo com o preenchimento manual de planilhas, confecção de relatórios e cumprimentos de obrigações acessórias não condiz mais com a realidade das empresas. A utilização de softwares, sistemas automatizados e documentos eletrônicos já se mostra muito mais vantajosa do ponto de vista econômico e operacional.

Como a pandemia impactou a transformação digital?

A pandemia impulsionou mudanças em diversos campos do mercado empresarial e acelerou a transformação digital dentro das empresas. Segundo dados da pesquisa global CEO Outlook 2020, feita pela consultoria KPMG, 67% dos executivos que participaram do levantamento afirmaram que a digitalização das operações teve grandes avanços nesse período, colocando o negócio meses e até anos à frente daquilo que era esperado.

De acordo com o levantamento, para 87% dos CEOs consultados, o cenário de pandemia também contribui com a criação de uma nova força de trabalho. Ela é formada por profissionais mais especializados, aptos a lidar com automação e inteligência artificial.

Esses dados comprovam o movimento de modernização de atividades e, principalmente, de automação de processos, impulsionado pela pandemia. Com o cenário complexo, pautado no distanciamento social, muitas empresas tiveram que migrar rapidamente para os meios online, operacionalizando tarefas em formato home office para muitos colaboradores.

Ao que tudo indica, muitas dessas alterações permanecerão no pós-pandemia, fazendo parte do chamado “novo normal”. Ou seja, tendências na digitalização do Brasil pós Covid-19 seguirão como parte da realidade de empresas e pessoas físicas, como:

  • pagamentos online;
  • uso de aplicativos para os mais diversos fins;
  • ensino a distância;
  • reuniões online;
  • documentos, contratos e serviços digitais.

Quais as vantagens de se investir em automação?

À medida que a tecnologia avança e os recursos se tornam mais eficientes e acessíveis, mais se percebe como a automação é algo vantajoso para os negócios. Nesse sentido, Christopher Santiago, especialista da Soluti, destaca alguns dos principais benefícios desse conceito na realidade contábil.

Para ele, reduzir a demanda sobre processos manuais, documentos impressos e ações em meios físicos, sem dúvida, está entre os pontos que garantem uma grande economia com a automação. Nesse quesito, a utilização de softwares de gestão, metodologias ágeis, pagamentos digitais e documentos na nuvem, por exemplo, no lugar de processos tradicionais, é campo fértil para promover a redução de custos.

Além dessa vantagem, a automação também garante muito mais mobilidade ao trabalho do profissional contábil, eliminando as barreiras geográficas que atividades presenciais e baseadas em processos manuais impõem.

A automação também é um dos vetores para a melhoria dos resultados do negócio, reduzindo a ocorrência de erros e retrabalho, especialmente, quando softwares e sistemas se encarregam da execução de tarefas mecânicas e repetitivas.

Como reflexo, o profissional contábil pode experimentar uma maior autonomia em sua atuação. Ao automatizar determinadas rotinas do seu escritório, por exemplo, é possível focar atividades mais estratégicas e consultivas, o que abre um leque de novas oportunidades.

Como fazer a automação de processos no negócio?

Não há dúvidas de que automatizar processos em um escritório de contabilidade seja algo positivo. Entretanto, por exigir investimentos e uma série de mudanças na estrutura do negócio, é importante que o processo de modernização seja coerente e organizado, visando ao máximo aproveitamento.

Nesse sentido, os analistas pontuam que alguns passos são essenciais para promover essa automatização de forma mais estratégica. Vejamos!

Mapeie processos

Ter visibilidade sobre os processos do escritório é um ponto de partida para os investimentos em automação. Logo, mapear processos é uma tarefa primordial, já que é a partir dessa ação que se consegue identificar gargalos, fragilidades e atividades prioritárias para a automação. Com isso, é possível investir de forma mais direcionada e vantajosa.

Faça um diagnóstico

Modernizar os processos de escritório pode ser um grande desafio, especialmente, quando se pensa em negócios mais tradicionais, cuja cultura ainda está muito associada a atividades manuais e a processos físicos.

Diante disso, é fundamental realizar um verdadeiro diagnóstico da maturidade tecnológica do escritório e, também, da cultura de inovação. Isso é importante para garantir que as mudanças promovidas sejam condizentes com a realidade da empresa, facilitando a adesão a novas metodologias, ferramentas e a uma nova cultura, de forma geral.

Invista em tecnologia

Automação e tecnologia são termos intimamente conectados, de modo que a materialização de um depende do outro. Sendo assim, investir em tecnologia é um processo natural — e necessário — para se modernizar as operações de um escritório contábil.

No contexto tecnológico atual, diversos podem ser os caminhos para se investir. Entretanto, considerando a realidade e as necessidades dos negócios contábeis, determinadas tecnologias se mostram ainda mais relevantes.

A exemplo, destacamos a importância de se investir em Certificação Digital. O conceito tem revolucionado o mercado empresarial, viabilizando a digitalização de tarefas e a eliminação de barreiras geográficas na prestação dos serviços.

Hoje, a Certificação Digital é a base para a validação de identidade e a efetivação de atos, contratos e transações por meio online com total validade jurídica, em conformidade com a MP nº 2.200-2/2001. Essa tecnologia também é um dos pilares para a troca de informações junto ao Fisco, além de essencial para a solicitação de serviços no Portal e-CAC e outras plataformas do governo.

A Certificação Digital mostra sua relevância ao permitir a utilização dos documentos digitais. O formato é muito mais eficiente, sustentável e econômico, que otimiza a rotina de escritórios com a gestão eletrônica — o que engloba geração, envio, recebimento e assinatura de documentos de forma digital.

A Soluti pode ajudar

Nesse contexto, a Soluti, líder em Certificação Digital no Brasil, oferece uma gama variada de soluções e ferramentas que podem transformar a realidade de um escritório contábil por meio da modernização e automação de processos.

Soluções como o Assine.Online, por exemplo, podem simplificar a gestão de documentos e assinaturas digitais, oferecendo mais organização, produtividade e mobilidade na hora de assinar, enviar e receber arquivos.

Além de eliminar as barreiras físicas, o Assine.Online reduz o tempo de execução de processos. Ele otimiza a rentabilidade do negócio, ao mesmo tempo em que promove a redução de custos, já que é um serviço 100% online.

Indo além, a Soluti também oferece alternativas para aumentar a rentabilidade do escritório contábil. Nesse ponto, o Programa Contador Parceiro garante duas excelentes oportunidades para o contador: o “Indique-on” e o “Contador Revende”.

No “Indique-on”, o contador pode indicar clientes para adquirir Certificados Digitais da Soluti, a partir de uma página exclusiva e personalizada, recebendo uma bonificação para cada indicação feita. O “Contador Revende”, por sua vez, possibilita ao contador adquirir lotes de Certificados Digitais Soluti com descontos progressivos e revender aos seus clientes com uma excelente margem de lucro.

Por fim, automatizar processos, sobretudo no atual cenário, é um dos caminhos mais estratégicos a ser seguidos em um escritório contábil. Essa medida, além de garantir maior produtividade, é a base para uma atuação mais ampla, ágil e moderna, sem deixar de mencionar que ela traz melhorias do ponto de vista dos custos, o que abre um leque de oportunidades.

Agora que você já compreende a importância de se automatizar processos em um escritório contábil, não pare por aqui. Entre em contato com a Soluti e dê o próximo passo rumo à modernização do seu negócio!

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