O uso do Certificado Digital na contabilidade proporciona otimização de processos, através da automatização de diversas atividades. Por exemplo, da assinatura de documento digital, da transmissão de certidões e declarações, ou do acesso ao gov.br.
Isso tudo é possível porque este documento de identidade digital confere às transações validade jurídica e total segurança.
Continue acompanhando este artigo para saber mais sobre essas e outras formas de automatizar processos na contabilidade, mediante a utilização de Certificados Digitais!
Processos automatizados pelo Certificado Digital
O uso do Certificado Digital para automatizar processos possibilita que um escritório de contabilidade reduza sua necessidade de gastar tempo com atividades presenciais, como as visitas ao cartório. Além disso, através dele é possível realizar tarefas mesmo fora do escritório, à distância.
Conheça, abaixo, algumas formas de automatização que ele oferece!
Assinatura digital
Uma das formas pelas quais o Certificado Digital gera automação de processos é por meio da assinatura digital. Com ela, é possível assinar diversos documentos, conferindo a eles validade jurídica, porque ela comprova a identidade eletrônica do assinante.
Emissão de notas fiscais
A emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é obrigatória para diversos setores empresariais, mas, como o nome diz, elas exigem assinaturas eletrônicas. Portanto, para preenchê-las, é necessário ter um Certificado Digital, para atestar a veracidade de transações comerciais de pessoa física ou jurídica.
Além delas, o Certificado é necessário para conferir maior segurança à emissão de Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e), Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) e da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).
Transações bancárias
A utilização do Certificado Digital na contabilidade possibilita automatizar transações bancárias, através do acesso ao internet banking. Essa modalidade já é ofertada por diversos bancos e, com a utilização do Certificado, é possível interceptar programas maliciosos e impedir ataques de hackers.
Captação de clientes
Muitos contadores trabalham limitados à sua região, por causa dos processos que exigem a presença deles e de seus clientes no mesmo local. Mas, com o uso do Certificado Digital na contabilidade, isso não é mais necessário.
Isso porque ele possibilita assinar contratos de prestação de serviços à distância, solucionando qualquer burocracia dessa forma. Portanto, contadores podem vencer as limitações geográficas para captar clientes, ofertando serviços de contabilidade online.
Declaração de Imposto de Renda
O Certificado Digital possibilita que o contador acesse a declaração pré-preenchida e realize o preenchimento das declarações do IR de seus clientes de forma mais rápida. Esse processo é feito mediante a outorga de procuração, para que o escritório solucione as pendências de seus clientes, utilizando seu e-CPF ou e-CNPJ.
Vantagens da automatização de processos na contabilidade
Agora que você já entendeu que o uso do Certificado Digital na contabilidade oferece maior agilidade na execução de tarefas repetitivas. Com isso, ele possibilita que o escritório economize tempo, que pode ser gasto de forma mais relevante, e aumente sua produtividade.
Conheça, abaixo, mais vantagens que o documento eletrônico oferece!
Organização
O Certificado Digital proporciona maior organização de documentos, uma vez que não exige tê-los guardados em papel. Assim, o escritório pode salvá-los na nuvem, (onde, inclusive, eles estão mais seguros) e acessá-los, sem perder tempo procurando em meio aos outros. Outra das vantagens é a possibilidade de utilizar o espaço que seria gasto com esses documentos, para a realização de outras atividades.
Acessibilidade móvel
Utilizar o Certificado Digital na contabilidade também possibilita que os contadores resolvam pendências fora do escritório. Isso porque existem certificados, como o Bird ID, cujo acesso pode ser feito de dispositivos móveis, como tablet ou até mesmo o celular.
Assim, deixa de ser necessário, por exemplo, encontrar com clientes para assinar documentos: tudo é feito de forma digital. Nesse sentido, ele automatiza processos que antes exigiam a presença física, possibilitando a adoção de soluções mais simples, rápidas e de forma mais prática.
Redução de custos
Somada a redução de gastos com a impressão de papel à economia com gasolina gasta em atividades presenciais, já há grande redução de custos. Mas há uma redução ainda maior, quando se pensa que guardar documentos exige a manutenção do local onde eles ficam.
Segurança
O contador lida com informações pessoais de seus clientes e até de funcionários deles; por isso, deve garantir que seus dados estão seguros. Nesse sentido, o Certificado Digital na contabilidade oferece segurança ao próprio escritório, que deve preservar esses dados e evitar fraudes. O uso do documento impede sua alteração após a assinatura e é fundamental para comprovar sua autoria, bem como para controlar quando e onde ele foi utilizado.
Como escolher o melhor certificado para seu escritório
Não existe o melhor tipo de Certificado Digital na Contabilidade porque cada um tem finalidades diferentes. É preciso, portanto, avaliar quais são as suas necessidades, para escolher aquele que melhor as atende. São as opções do mercado:
Tipo A1 e tipo A3
Ambos são Certificados cujo uso é mais comum entre empreendedores ou por pessoas físicas. O Certificado A1 é instalado no computador, onde suas chaves são geradas e ele tem validade de 12 meses. Enquanto o A3 gera as chaves a partir de um smartcard ou token, tendo o prazo de validade entre 1 e 3 anos.
e-CPF
Se caracteriza por ser a versão digital do Cadastro de Pessoa Física e confere segurança às transações feitas online.
e-CNPJ
Se caracteriza por ser a versão digital do CNPJ, sendo útil para o cumprimento de obrigações com o Fisco e a Receita Federal.
NF-e
Por fim, este é o Certificado Digital próprio para o preenchimento de Notas Fiscais Eletrônicas dos tipos NF-e, NFA-e, NFC-e, NFS-e.
Para automatizar processos, por meio do uso do Certificado Digital na contabilidade e acessar às vantagens mencionadas, adquira o seu com uma Autoridade Certificadora, como a Soluti. Somos uma empresa autorizada, pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), a emitir Certificados Digitais.
Para se aprofundar no tema e aprender mais sobre os Certificados, continue acompanhando nossos artigos.
