Certificado para NF-e: quais são as principais vantagens?

As transações feitas por meio da internet estão se tornando cada vez mais comuns: acesso remoto, e-mails, assinatura eletrônica, entre outros. No entanto, as preocupações com segurança e privacidade são crescentes. Uma forma de sanar esse problema é o uso da Certificação Digital, já que é uma das ferramentas mais modernas de segurança para proteção das empresas e também para a proteção pessoal. Hoje, falaremos sobre o certificado para NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).

O Certificado Digital trata-se de um arquivo eletrônico capaz de identificar quem é o seu titular, seja ele pessoa jurídica, seja pessoa física. Na verdade, é um documento eletrônico de identidade, pois como as transações são realizadas eletronicamente, ele surge como forma de garantir a identidade das pessoas envolvidas.

Um Certificado Digital para emissão de nota fiscal é extremamente relevante nos dias de hoje. Continue acompanhando e entenda a diferença entre o certificado para NF-e para o e-CNPJ, além de conferir as suas vantagens. Boa leitura!

O que é Certificado Digital?

Você tem dúvida sobre o que vem a ser o Certificado Digital? Ou ainda por qual motivo você precisa dele para emitir notas fiscais eletrônicas? Então vamos explicar melhor para que você não tenha mais dúvidas.

É bem simples, o Certificado Digital tem funcionado como uma assinatura digital tanto para pessoas jurídicas quanto para pessoas físicas, garantindo total autenticidade dos dados e informações e com validade jurídica.

O procedimento permite a confidencialidade e a identificação da empresa em transações eletrônicas que são assinadas virtualmente. Isso tem garantindo maior agilidade em todos os processos, já que não há a necessidade da presença física.

Sem contar que é um processo realizado para evitar possíveis fraudes relacionadas à segurança que as organizações poderiam sofrer.

Qual é a diferença do e-CNPJ e o Certificado para NF-e?

Essa é uma dúvida muito frequente para aqueles que precisam de um Certificado para emitir notas fiscais. Há algumas diferenças relevantes entre e-CNPJ e o Certificado para NF-e, e entendê-las é fundamental para a sua empresa.

Basicamente eles são o mesmo Certificado, pois em todo e-CNPJ há possibilidade de se designar um responsável pelo uso que é exatamente o que é praticado no mercado para construir um NF-e e CT-e. Mas o que isso significa? Quer dizer que, quando um Certificado e-CNPJ é feito, existe uma possibilidade de se executar uma espécie de procuração no próprio Termo de Titularidade, o que impossibilita a execução de alguns tipos de serviços que não podem ser acessados por procurador, como é o caso do portal e-CAC da RFB, cujos dados são protegidos por sigilo fiscal e não podem ser acessados por outra pessoa que não seu próprio titular. Os demais serviços, como e-Social, Conectividade Social, emissão de notas fiscais, conhecimento de transporte eletrônico etc. continuam sendo acessados normalmente, pois tais órgãos permitem o acesso das informações por procuradores indicados no próprio Certificado Digital.

Esta indisponibilidade de operação nos serviços da RFB fez com que empresas do ramo da Certificação Digital criassem produtos que possuem uma denominação diferente, com preços maiores, e muitas vezes condicionando o titular a comprar mais de um Certificado Digital para executar funções que o mesmo conseguiria fazer com apenas uma unidade adquirida. Na Soluti o titular pode comprar o equivalente do Certificado Digital NF-e ou CT-e com preço único, sem diferenciação – o termo correto a ser utilizado na para os Certificados NF-e e CT-e seria Certificado Digital por responsabilidade de terceiros.”

Portanto os Certificados e-CNPJ e NF-e são produzidos exatamente sob o mesmo padrão ITU-T X.509, RFC 5280, ISO/IEC 9594-8. Portanto, ambos podem ser utilizados para as mesmas funções.

A diferença essencial está no preenchimento das informações constantes no Termo de Titularidade e Responsabilidade do Certificado Digital a ser emitido. No Certificado Digital e-CNPJ são inseridos os dados do Representante Legal e do Responsável pelo uso de forma idêntica, ora seja, os mesmos dados preenchidos para designar o Representante Legal, são copiados para os campos de Responsável pelo Uso.

No Certificado Digital dito NF-e, os dados do Responsável pelo uso se diferem do Representante Legal, para que fique claro quem de fato fará o uso do referido Certificado em suas diversas funcionalidades, salvo nos casos em que a aplicação que receberá a solicitação do Certificado tipo A (Autenticidade, Sigilo e Integridade) faça restrição àqueles cujo Responsável pelo uso não seja o mesmo que o Representante Legal.

Portanto o Certificado fica sujeito aos usos definidos a nível de aplicação e não do padrão de geração do mesmo.

O e-CNPJ

O e-CNPJ, um dos primeiros modelos de Certificados Digitais adotados no Brasil, é o único modelo que consegue atender a todos os documentos fiscais eletrônicos. Devido a isso, ele tem uma maior aceitação no mercado.

Além disso, ele carrega as mesmas informações que o CNPJ comporta, porém, em um formato eletrônico. Dessa maneira, a facilidade de transmissão de informações à Receita Federal, assim como integridade e autenticidade em transações eletrônicas, é garantida pelo Certificado Digital.

O Certificado para NF-e

Além de sua característica indispensável que é a de identificar quem é o faturista que está fazendo a operação, permitindo que a empresa possua mais de um Certificado credenciado para o faturamento, ele também foi projetado para atender grandes quantidades de validações. Isso significa que muitas notas fiscais serão emitidas por dia.

Devido ao nível de aplicação desse Certificado, explicado anteriormente,  não é possível acessar o e-CAC da Receita Federal, por exemplo, muito menos a Conectividade Social (FGTS).

Para quem é indicado o Certificado Digital?

O principal propósito do Certificado Digital é garantir a segurança das transações realizadas virtualmente e otimizar o processo de verificação de dados, permitindo ao usuário resolver tudo de forma rápida e prática.

Hoje em dia, o seu uso é obrigatório para todas as organizações que precisam emitir nota fiscal eletrônica (NF-e), de acordo com o Ajuste SINIEF 12/16.

A Certificação Digital é também exigida pela Receita Federal para todas as corporações que estão inscritas no Lucro Real e Lucro Resumido, já que a maioria das declarações realizadas de forma mensal ou anual precisa ser feita a partir do certificado digital.

Outro exemplo da obrigatoriedade do uso da Certificação Digital é a exigência para organizações que estão inscritas no simples nacional que têm mais de três funcionários. Dessa forma, a empresa vai poder confirmar autenticidade nas declarações feitas eletronicamente e na entrega de documentos.

Além dessas obrigatoriedades na relação com os órgãos governamentais, as corporações que têm Certificado Digital vão garantir também outras vantagens, como:

  • redução de riscos de fraude;
  • maior credibilidade e confiabilidade em ambientes virtuais;
  • considerável redução de custos (sem precisar reconhecer firma em cartório).

É importante destacar que o NF-e pode ser emitido no nome de um terceiro, ressaltando que será responsável pelo uso do Certificado e emissão das notas.

Quais as vantagens do uso desse tipo de Certificado?

As vantagens de usar o Certificado para emissão de NF-e são inúmeras. Confira as principais que as empresas garantem ao utilizarem o Certificado:

Redução de custos

Seja em impressão e aquisição de papéis, gasto em processos como recebimento, faturamento e logística, seja em armazenagem de documentos fiscais, o uso do Certificado para emitir notas fiscais auxilia a empresa a reduzir custos com dinheiro e com tempo.

Confiabilidade

É possível fazer a emissão a partir de procuração com fé pública. Ou seja, assim não há a necessidade de ser o representante legal da empresa na Receita Federal.

Questões legais

Com o uso do Certificado para a emissão de NF-e, a empresa consegue aprimorar o processo de controle fiscal, garantindo melhor intercâmbio e compartilhamento de dados e de informações entre os fiscos.

Inteligência

Com as informações contidas no Certificado, é possível extrair, de forma seletiva, informações úteis nos demais processos de negócio das organizações, agilizando, portanto, o fluxo entre área e parceiros.

Segurança

O Certificado para a emissão de NF-e garante a troca segura e criptografia das informações, um exemplo são os dados da sua aplicação de notas.

Enfim, o Certificado para NF-e ou até mesmo para qualquer tipo de transação digital é a solução perfeita para problemas com segurança online. Dor de cabeça, fraude e transtornos são evitados. Um conjunto de problemas que qualquer investidor teme e quer evitar de qualquer maneira. O Certificado vai ajudar muito as empresas que precisam fazer emissão de notas fiscais evitando processos burocráticos muito longos e livres de fraudes.

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