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Com a adesão à tecnologia por todos os mercados, criando modelos de negócios e permitindo que diversos processos empresariais sejam realizados de forma remota, ficou evidente a necessidade de otimização da gestão contábil e fiscal. São novos serviços que facilitam exponencialmente o dia a dia do empresário, como é o caso da contabilidade online.
A maioria das organizações já percebeu que os processos rotineiros, que sempre envolveram grande quantidade de documentos e papéis, podem ser realizados de forma digital, o que gera uma considerável economia de tempo e dinheiro para os negócios.
O mercado focado em soluções tecnológicas voltadas para o setor também tem crescido. Isso é exatamente o que mostra a pesquisa divulgada em 2020 pela Market Watch. Segundo o estudo, o mercado global de softwares de contabilidade online fechou 2019 com um faturamento de US$ 2,98 bilhões, devendo alcançar US$ 4,56 bilhões até 2026, um crescimento de 6,2% ao ano.
Continue lendo este artigo e descubra se a contabilidade online realmente vale a pena para a sua empresa (e nós provamos que sim!).
Quais são as rotinas de contabilidade?
É fato que a rotina em um escritório de contabilidade é bastante atribulada e envolve diversas etapas e processos. São muitos papéis, listas e documentos.
Na prática, a rotina contábil de uma empresa, independente de seu tamanho, envolve todas as análises financeiras, como resultados, balanço, controle de caixa e análises dos prejuízos e lucros.
Cada cliente é único e possui exigências próprias, o que significa que são gerados relatórios individuais e personalizados. Portanto, se não houver uma organização mínima, informações importantes podem se perder e o trabalho precisará ser refeito.
A importância do contador no cenário corporativo
Todas as empresas são obrigadas a ter um contador vinculado ao CNPJ. A atuação desse profissional abrange desde questões mais operacionais, relacionadas à efetiva abertura do negócio e rotinas diárias, até as estratégias que envolvem o desenvolvimento da empresa.
Vale ressaltar que essa obrigatoriedade independe do meio em que a empresa atua, sendo válido tanto para a estrutura física quanto para o ambiente virtual. Portanto, se você possui um CNPJ (e não é MEI), é mandatório contratar um serviço de contabilidade.
Esse profissional participa dos processos, desde a fase de criação do plano de negócios, inclusive contribuindo com o conceito, indicando quais as atividades ideais para incluir no CNPJ e elaborando um planejamento tributário que seja mais econômico e dentro da lei.
A abertura do CNPJ é um processo fundamental e bastante delicado para a empresa. É nessa fase que questões ligadas ao negócio, como as atividades exercidas, a natureza jurídica e os custos com impostos, são definidos.
Todo esse processo precisa ser feito de forma bastante cuidadosa para que não ocorram problemas posteriores na geração de relatórios, emissão de documentos e na prestação de contas junto ao Fisco, entre outros.
Em relação às rotinas diárias, o contador é o responsável por orientar os gestores da empresa a tomarem as decisões. O contador deve ser encarado como um parceiro da empresa, porque tem o mesmo objetivo do empresário, uma vez que ele precisa adotar as melhores estratégias para que o negócio obtenha, dentro da lei, os resultados planejados.
O que é a contabilidade online?
A contabilidade online é uma forma de fazer gestão financeira, fiscal e contábil por meio da internet, dispensando a necessidade de uma estrutura física.
Desse modo, todos os processos, documentos e tarefas são organizados em um meio online, por isso, esse modelo é também conhecido como contabilidade digital.
No meio digital, o empresário tem mais autonomia. Se ele precisar consultar balancetes ou outros relatórios, não precisa ficar aguardando que o contador envie essas informações, pois elas estão disponíveis 24 horas dentro da plataforma digital.
Assim, a contabilidade segue o mesmo rumo que diversos setores, transformando-se digitalmente e abandonando os complicados e burocráticos processos físicos.
É importante dizer que a contabilidade online também tem contadores qualificados e credenciados pelo Conselho Regional de Contabilidade (CRC), garantindo o mesmo nível de profissionalismo.
Como funciona?
A contabilidade online fornece os mesmos serviços rotineiros que o formato tradicional, como análises financeiras, balanços, demonstração de resultados, controle de caixa, entre outros.
De maneira geral, toda a contabilidade online é executada por meio de uma plataforma digital. Todo o processo é automatizado.
O contador faz o lançamento dos documentos e informações na plataforma, onde tudo fica arquivado, promovendo segurança e o fácil acesso dos colaboradores autorizados.
Depois que as informações são lançadas, a validação dos dados pode ser feita de diferentes formas. Dependendo do caso, o próprio sistema já verifica os registros com base em modelos pré-definidos. Aqui a ideia é que empresas semelhantes apresentem processos contábeis parecidos.
Também existem serviços contábeis online, nos quais a validação das informações fica sob a responsabilidade de um determinado profissional. Desse modo. a plataforma digital é apenas um canal especialmente para intermediar a relação entre contador e empresa.
Esses dois modelos são muito eficientes e confiáveis. A diferença está no nível de especialização, relação pessoal e valores cobrados. Quanto mais específico for o modelo de negócios da empresa, mais especializada a contabilidade online deverá ser.
São muitas as modalidades de contabilidade online e, por isso, é essencial pesquisar sobre como o serviço é fornecido. É importante também conhecer claramente as necessidades específicas do seu negócio.
Por que vale a pena contratar uma contabilidade online?
A contabilidade online vale a pena para as empresas que desejam serviços contábeis mais ágeis, práticos, inteligentes e menos burocráticos. Ela possui muitas vantagens em comparação ao modelo tradicional. Confira os principais motivos para contratar esse serviço:
Mais autonomia e controle
A contabilidade online é perfeita para o gestor que gosta de acompanhar todas as informações relativas ao seu negócio. Para isso, basta apenas acessar o software no computador, ou em um aplicativo móvel, para ter uma visão completa de todas as informações contábeis da empresa.
Com apenas alguns cliques, é possível consultar demonstrativos financeiros e analisar todo o desempenho do negócio nos últimos meses, facilitando a tomada de decisões.
Automação gera economia de tempo
A automatização das tarefas permite que a plataforma emita alertas sobre as obrigações fiscais. Portanto, a empresa não perderá nenhum prazo, como pagamento de impostos ou envio de documentos, evitando assim multas e juros.
Outra vantagem da ferramenta é a automatização de tarefas repetitivas, como o cálculo automático de impostos com base nas notas fiscais emitidas. Também é possível importar extratos bancários e gerar relatórios completos da movimentação financeira da empresa.
Redução de custos
A contabilidade online dispensa a necessidade de um escritório físico, reduzindo custos operacionais como aluguel, números de equipamentos e de mão de obra.
A contabilidade online também ganha em escala. Em outras palavras, com ela é possível atender mais clientes com uma infraestrutura menor. O fluxo de caixa da empresa também é beneficiado, já que a economia é repassada aos clientes e a empresa paga menos pelos serviços de contabilidade.
Mais praticidade e agilidade
Como já mencionado acima, a contabilidade online permite que o gestor acesse as informações da empresa em qualquer hora ou lugar, pois tudo fica armazenado na nuvem e todos os registros podem ser enviados digitalmente.
Esse modelo de contabilidade também permite que os processos que necessitam de uma assinatura ou reconhecimento de firma sejam feitos de forma online por meio de uma Certificação Digital, que torna possível validar documentos pela internet, sem necessidade de deslocamento.
A digitalização dos serviços contábeis é uma transformação sem volta e, nesse cenário, a contabilidade online vale muito a pena, porque é uma solução digital que oferece benefícios, como agilidade, praticidade e melhor custo-benefício às empresas.
Agora é com você, gestor! Pense nos benefícios da contabilidade online e dê o próximo passo para a digitalização dos processos do seu negócio. Entre em contato com a Soluti e saiba mais.
