Passo a passo: como fazer o estorno de nota fiscal?

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O manuseio de notas fiscais é um dos expedientes contábeis que se insere na rotina de grande parte das empresas. Independentemente do porte do negócio, a emissão desse documento é uma obrigatoriedade imposta por lei, devendo atender aos exatos termos determinados pela legislação, a fim de garantir a regularidade das atividades da empresa perante o Fisco.

Contudo, apesar da importância e obrigatoriedade das notas fiscais, muitos negócios têm dificuldade com o gerenciamento desse documento. Por se tratar de um procedimento técnico e que se relaciona com a observância de uma série de regras, nem sempre é fácil para o empresário atender a todas elas.

Nesse contexto, é muito comum haver dúvidas em relação ao manuseio de documentos fiscais. O procedimento de estorno de nota fiscal é exemplo disso. Muitos negócios não entendem a importância dessa ação e, em muitos casos, não sabem como realizá-la.

Por essa razão, enquanto profissional da contabilidade, é essencial que você esteja apto a orientar seus clientes em relação a esse ponto, prestando uma auditoria fiscal eficiente. Para ajudá-lo, preparamos este artigo com o passo a passo para fazer o estorno de nota fiscal. Acompanhe!

O que é um estorno de nota fiscal?

Antes de tudo, é preciso que entendamos o que significa o estorno de nota fiscal. Esse é o primeiro passo para que se saiba quando o procedimento deve ser utilizado e como ele é realizado na prática.

Assim, de maneira simplificada, o estorno de nota nada mais é do que o procedimento correto a ser adotado quando se ultrapassa o prazo de cancelamento da nota fiscal. Ou seja, uma vez emitida uma Nota Fiscal Eletrônica referente a uma transação comercial realizada pela empresa, começa a contar o prazo de cancelamento do documento — prazo esse que varia conforme a unidade da federação.

Porém, mesmo após a emissão da NF-e, pode acontecer de a transação não ser concluída, havendo a necessidade de reverter a situação descrita na nota fiscal. Isto é, a venda de um produto não foi efetivada e ele não saiu do estoque da empresa, ou o serviço informado na nota não foi prestado por qualquer motivo.

Nesses casos, o mais correto seria realizar o cancelamento da NF-e para que o Fisco fosse cientificado da não ocorrência de nenhum fato gerador de tributos. Entretanto, quando o cancelamento da nota fiscal não é feito dentro do prazo, não é mais possível realizá-lo.

Assim, caso a empresa deseje comunicar que a transação descrita na nota não foi efetivada na prática, é necessário realizar o estorno de nota fiscal, o que é feito com a emissão de uma nota fiscal de estorno.

Como fazer essa operação?

O estorno de nota fiscal, como dito, é diferente do cancelamento. Na prática, o estorno é um pouco mais complexo, pois existe a necessidade de emitir uma segunda nota fiscal, a chamada nota fiscal de estorno, para compensar os tributos lançados na primeira nota.

Na prática, o estorno seria a operação inversa daquela que foi comunicada na NF-e. Assim, por exemplo, se for o caso de estorno de uma NF-e de venda, será necessário emitir uma NF-e de compra. Já para o caso de estorno de uma NF-e de remessa, será preciso gerar uma NF-e de retorno.

Para isso, há um procedimento que deve ser seguido. Veja o passo a passo:

  1. o primeiro passo é gerar uma nova NF-e;
  2. em seguida, no campo de seleção da finalidade de emissão da NF-e (FinNFe), deve ser preenchido com o valor “3”, o qual é referente à “NF-e de ajuste”;
  3. seguindo, deve-se buscar pelo campo referente à “Natureza da Operação” (natOp) e preenchê-lo com o valor “999”, que se refere ao estorno de NF-e não cancelada dentro do prazo estabelecido em lei;
  4. nessa etapa, é preciso referenciar a chave de acesso da NF-e que se pretende estornar, o que é feito a partir do campo “refNFe”;
  5. referenciada a NF-e, é hora de lançar todos dos dados dos produtos/serviços e seus valores equivalentes na nota fiscal de estorno. Ou seja, os dados da primeira operação precisam ser os mesmos da operação de estorno;
  6. em seguida, é preciso inserir os códigos de CFOP. Aqui, é importante ter o cuidado de se inserir os códigos de forma inversa aos constantes na NF-e estornada. Por exemplo, se for uma NF-e de remessa, deve-se utilizar um CFOP de retorno equivalente. Se for uma venda, um CFOP de compra equivalente de ser usado;
  7. por último, é preciso informar a justificativa do estorno. Essa ação deve ser feita a partir do campo de Informações Adicionais de Interesse do Fisco (infAdFisco).

Apesar de não ser tão simples quanto o cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica, o estorno é um procedimento relativamente simples, necessitando apenas de uma certa atenção por parte do profissional da contabilidade para lançar as informações corretas na hora de emitir a nota fiscal de estorno.

Quando não utilizar a opção do estorno de NF-e?

A nota fiscal de estorno, como vimos, é a solução adequada para os casos de necessidade de reverter operações que foram comunicadas ao Fisco, mas que por algum motivo não foram efetivadas na prática.

Assim sendo, é o processo correto para se manter o controle fiscal da empresa, evitando a cobrança indevida de tributos e a ocorrência de discrepâncias futuras em demonstrações, declarações e outros expedientes contábeis.

No entanto, é preciso deixar claro que o estorno não deve ser utilizado em todos os casos. Na realidade, ele funciona como uma medida excepcional, aplicável aos casos em que não mais é possível cancelar a NF-e, em razão do vencimento do prazo.

Dessa forma, fazendo o raciocínio inverso, sempre que o prazo de cancelamento da NF-e estiver aberto — o que na maioria dos estados é de 24 horas —, esse é o procedimento mais indicado, e não o estorno. Além disso, caso a mercadoria já tenha circulado, não se deve mais utilizar a nota fiscal de estorno.

Por fim, como vimos, o estorno de nota fiscal não é algo tão complexo, embora exija conhecimento e atenção por parte do profissional responsável por realizá-lo. Contador, fique atento às informações trazidas neste artigo e mantenha seus clientes sempre bem orientados em relação ao procedimento de estorno.

Aproveite para seguir aprendendo mais sobre rotinas contábeis. Confira nosso artigo sobre relatório de gestão e entenda melhor como aplicá-lo!

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