GED: como funciona a Gestão Eletrônica de Documentos?

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Uma realidade comum a praticamente todas as empresas é o acúmulo de papel gerado dia após dia de operação. Todos os anos, um grande volume de dados e informações é arquivado nas organizações em forma de documentos impressos e em outros meios físicos. No entanto, esse padrão tem perdido lugar para a chamada Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

Embora ainda sejam muito comuns na atualidade, os documentos físicos já se mostram ultrapassados em alguns quesitos, sobretudo no que diz respeito à organização e segurança. Por esse e outros motivos, a tecnologia já oferece soluções para os diferentes problemas decorrentes da gestão manual de documentos, prova disso é a adesão cada vez maior da GED pelas organizações.

Quando guardados de forma tradicional, os documentos podem ocupar muito espaço, tornando-se um entrave para as empresas e criando burocracia e morosidade até mesmo nos processos mais simples. É justamente nesse contexto que uma gestão de documentos se mostra necessária para assegurar a agilidade dos processos e também mais segurança.

Se você ainda não sabe o que é e como funciona a GED, não se preocupe! Até o final deste artigo, você estará totalmente alinhado com esse novo formato de gestão de documentos. Acompanhe!

O que é a GED?

A GED é um setor da administração voltado à produção, ao uso e à organização de documentos. A ideia é que as informações permaneçam disponíveis para as pessoas certas, no local e na hora exata. A GED, portanto, é o arranjo dos arquivos em meio eletrônico, concentrando os dados em formato digital.

Na prática, podemos dizer que é um conjunto de tecnologias com o objetivo de gerar, arquivar, fazer o envio e o compartilhamento, além de localizar os documentos digitalizados ou digitais. Documentos corporativos podem ser vários arquivos de diferentes naturezas (financeira, administrativa, informativa, educacional e jurídica) que fazem parte do patrimônio de uma organização.

É indispensável preservar a integridade desses documentos, bem como garantir o acesso a informações relevantes nos processos decisórios diários e, claro, na garantia de deveres e de direitos.

Um Gerenciador Eletrônico de Documentos não vai apenas garantir o armazenamento das informações corporativas com segurança, mas também a localização extremamente rápida de qualquer arquivo, como formulários, fichas cadastrais, contratos, propostas comerciais, entre outros.

Como a GED funciona e qual a sua função?

Um sistema de gestão eletrônica de arquivos funciona como um conjunto de módulos interligados que possibilitam o gerenciamento de forma integrada, levando em consideração documentos de vários formatos e origens, como vídeo, microfilme, planilhas, arquivos de texto, imagens etc.

De modo simplificado, podemos explicar o seu funcionamento a partir de algumas funcionalidades. Confira!

Gerenciamento de documentos

Com a GED, é possível gerenciar o ciclo de vida de determinado documento, desde a criação até o seu descarte, passando por etapas como indexação, revisão e aprovação.

É possível compreender inúmeras funcionalidades, como controle de dados — data, autor, versão, revisão etc. — sistemas de busca, check-in / check out, segurança e versionamento.

Workflow / BPM

Refere-se às possibilidades de organizar trâmites, tarefas, prazos e documentos, controlando e gerenciando os processos da empresa, além de assegurar que tarefas sejam cumpridas pelos profissionais determinados no tempo certo.

COLD / ERM

A gestão possibilita o armazenamento de relatório de forma otimizada e com um custo bem baixo, mantendo a forma original. Trata de cada página do documento, incluindo as ações de indexação, captura, armazenamento, gerenciamento e recuperação de informações.

Captura dos arquivos

A partir da plataforma ou do software de gestão, é possível capturar os arquivos, nos diversos formatos. Nessa funcionalidade, a digitalização de imagens também está incluída, promovendo a migração de arquivos do meio físico para o eletrônico.

A captação de formulários e de documentos acelera os processos de negócio, fazendo com que os dados sejam transformados em informações recuperáveis, as quais podem ser integradas a demais aplicações e sistemas de gestão da corporação.

Processamento de formulários

O Processamento de Formulários (Forms Processing) é a tecnologia que promove o reconhecimento dos dados, conseguindo relacioná-los aos campos de um banco de dados, automatizando a digitação.

Para tanto, são usadas técnicas de OCR (Optical Character Recognition) e de ICR (Intelligent Character Recognition) no reconhecimento automático de caracteres.

Records and Information Management (RIM)

Esse é um sistema que gerencia a criação, a manutenção, o processamento, a disponibilização, o armazenamento e o descarte dos documentos, mantendo-os sob controle mediante categorização e tabelas de temporalidade.

Quais são as principais vantagens desse modelo?

Os documentos fazem parte da maioria dos processos em um negócio, envolvendo diversos setores. Dessa forma, os impactos da gestão eletrônica são inúmeros, beneficiando o dia a dia dos funcionários e melhorando o resultado final dos negócios. Confira algumas vantagens!

Economia de tempo e espaço

Bons sistemas disponíveis no mercado, como um excelente sistema GED, diminuem de forma significativa a necessidade de guarda de documentos em papel, garantindo ganho de espaço e de tempo.

Como a maior parte dos documentos deve ser mantida por 5 anos, a demanda por espaço para fazer o armazenamento pode se tornar um grande problema para a organização.

Os gestores tendem a perder muito tempo buscando informações nos enormes arquivos físicos. A GED possibilita que os usuários acessem os documentos de forma segura e muito rápida, em função da rastreabilidade dos dados.

Aumento da produtividade

Além do ganho de tempo, liberando o profissional para atividades mais estratégicas e relevantes, a GED facilita o trabalho integrado entre as equipes.

O mesmo documento ou a mesma informação pode ser acessada por diferentes usuários em locais diferentes, o que otimiza o fluxo operacional do negócio. Além disso, existe a facilidade de impressão e de acesso remoto.

Segurança

Com a possibilidade de armazenar os documentos em nuvem, eles ficam salvos da deterioração pelo tempo e da danificação devido a acidentes como chuvas e incêndios.

Outros dois fatores que contribuem positivamente para a segurança do sistema de gestão são a preservação e o sigilo do documento a partir de técnicas de criptografia, por exemplo.

Quais são os seus objetivos primordiais?

A GED é utilizada para transformar o legado documental de uma organização em informações importantes para o seu cotidiano, promovendo estratégias mais consistentes e tomadas de decisão embasadas em dados reais.

Dessa forma, podemos citar como principais objetivos:

  • fornecer transparência aos atos administrativos;
  • permitir o acesso a informações e documentos de forma ágil e precisa;
  • controlar a organização dos arquivos e o fluxo documental;
  • acelerar o processo decisório;
  • normatizar processos de avaliação, classificação, guarda, transferência e eliminação de documentos;
  • preservar o patrimônio documental, de guarda permanente;
  • racionalizar a produção de documentos.

O mundo está caminhando cada vez mais para a redução de papel e a GED vem para provar que a gestão de documentos digitais pode ser veloz, simples e segura, assegurando benefícios para as empresas que vão muito além do corte de burocracias e de custos.

Como identificar o momento certo de aplicá-la?

Pode-se dizer que a Gestão Eletrônica de Documentos é uma forma mais profissional de se gerenciar os diferentes arquivos que compõem o acervo documental de um negócio. Nesse sentido, embora esse moderno formato de gestão agregue uma série de vantagens à empresa, não são todos os tipos de negócios que efetivamente necessitam dele.

Por exemplo, empresas menores, cujas operações são mais simplificadas, podem não exigir todo o potencial que a GED tem a oferecer. Por outro lado, empresas que lidam com um alto volume de operações e transações diárias, negociando com diferentes clientes e parceiros — como instituições e ensino e gestores de planos de saúde —, sem dúvida, têm muito a ganhar com a Gestão Eletrônica de Documentos.

Entretanto, a dúvida que pode surgir nessas empresas é sobre o momento ideal para migrar para o formato digital. Para ajudar, listamos alguns indicativos de que é hora de seguir pelo caminho da GED. Confira!

O negócio precisa de uma sala para arquivos

Um dos cenários mais claros para a adoção da GED é quando se percebe que o negócio precisa dedicar um espaço exclusivo das suas instalações para armazenar e organizar documentos.

Quando se atinge esse patamar, a conclusão mais lógica que se pode chegar é a de que o volume de dados armazenados já é bastante grande. Ou seja, a empresa já tem gastos consideráveis para gerir todo seu acervo documental, além de despender grandes esforços para conseguir manter tudo em ordem.

Nesses casos, a migração para a GED é uma verdadeira necessidade. Isso porque, quanto mais demorada for a decisão de migração, maior será o acúmulo de documentos e mais complexa ela pode se tornar.

A equipe perde tempo para encontrar documentos

Outra ocorrência na empresa que pode ser entendida como um indicador de que é hora de migrar para a GED é a perda de tempo das equipes com processos operacionais relacionados à busca de documentos.

Quando a produtividade interna é quebrada em razão da dificuldade e demora de se localizar arquivos, certamente é porque o acervo não está devidamente organizado, ou o modelo de gestão não comporta mais a quantidade de documentos necessários às atividades.

Nesse caso, é preciso avaliar a gestão, de modo a se identificar quais as causas dessa demora na localização dos arquivos. Caso contrário, o tempo perdido com tarefas operacionais pode prejudicar o desempenho geral, já que os colaboradores poderiam estar desempenhando atividades mais estratégicas.

Há muitos documentos duplicados

A duplicidade de documentos, ao lado dos pontos mencionados, também pode indicar que a sua empresa precisa da GED. Esse tipo de erro é muito comum quando não se consegue mapear bem os arquivos e nem segmentá-los da maneira correta. Quando se lida com documentos impressos, por exemplo, cópias podem ser arquivadas em pastas diferentes, gerando confusão, desorganização e até equívocos.

Nesse ponto, a GED desponta como a melhor solução, já que o formato digital dos documentos facilita a comparação e, consequentemente, a identificação de arquivos duplicados. No mais, a gestão eletrônica permite uma segmentação mais detalhada, a partir de diferentes filtros. Isso não só facilita o acesso posterior, como também evita a alocação em local errado.

Como a GED pode ser aplicada em diversos segmentos?

Dentro da realidade de uma empresa, a GED pode operacionalizar o gerenciamento dos documentos em diferentes frentes. O sistema pode dar suporte à organização de forma ampla, reunindo e segmentando arquivos de diferentes setores, como financeiro, vendas e clientes. Ainda assim, oferece acesso rápido e preciso aos documentos necessários para cada tipo de necessidade.

No mais, embora tenha uma aplicação bastante democrática, a GED é mais interessante para modelos de negócio em que se lida com um grande volume de arquivos. Nesse sentido, citamos alguns exemplos. Confira!

Segmento contábil e jurídico

Escritórios de contabilidade e de advocacia têm muito a se beneficiar com o modelo, já que comumente precisam arquivar documentos importantes de clientes, operações e processos. Por serem áreas em que o rigor operacional é maior, a GED é a chave para redução de erros, atrasos e riscos à integridade e ao sigilo das informações.

Saúde

Do mesmo modo, empresas do ramo da saúde, como clínicas e operadores de planos de saúde, cuja demanda de clientes é extremamente grande, podem encontrar na GED a ferramenta mais eficiente para armazenar, acessar e organizar documentos de terceiros, prontuários, resultados de exames, laudos e outros.

A grande vantagem é que o formato digital elimina a necessidade de instalações dedicadas ao alojamento dos arquivos, assim como dispensa gastos com papel e impressões. Além disso, permite o compartilhamento entre usuários dos serviços, profissionais e pacientes, por exemplo, e o acesso simultâneo aos documentos.

Educação

Com uma demanda constante de acesso e compartilhamento de documentos, instituições de ensino, por exemplo, dependem de uma boa organização do seu acervo. Desde documentos necessários para matrículas de alunos, até arquivos financeiros, tudo precisa ser gerenciado de forma ágil e segura.

A GED, nesse segmento, ajuda a otimizar os fluxos de trabalho, permitindo o uso de arquivos digitais, mais modernos e fáceis de se manusear. Além do mais, essa tecnologia oferece uma alternativa robusta para backup de dados e, ainda, um sistema eficiente para organizar milhares de documentos que precisam ser arquivados por longos períodos.

O que levar em consideração antes de escolher uma empresa para fazer a GED do seu negócio?

Em um cenário em que dados e informações são elementos necessários às atividades de todo tipo de negócio, a Gestão Eletrônica de Documentos precisa ser bem executada, até para que a empresa consiga garantir a fluidez, segurança e eficiência em seus processos.

Nesse sentido, não basta apenas migrar para o formato digital no manuseio de documentos. É necessário fazer isso de forma precisa, com o apoio de um sistema que realmente atenda o seu negócio naquilo que é necessário. Para tanto, a escolha correta da empresa que auxiliará você nesse processo é fundamental.

Existem diferentes aspectos que precisam ser considerados na hora de contratar esse tipo de serviço. Por exemplo, é preciso avaliar o custo-benefício da solução oferecida. Em alguns casos, o software pode dispor de funcionalidades que sua empresa não necessita, o que pode encarecer a contratação. Por isso, é importante encontrar uma ferramenta compatível com as necessidades do negócio, em termos de flexibilidade, capacidade e segurança.

Além disso, outra recomendação é ir em busca de empresas que ofereçam soluções já validadas no mercado. Esse fator evita que seu negócio sofra com instabilidades no sistema, indisponibilidade, erros, rupturas na segurança e falta de suporte. Empresas qualificadas no mercado certamente podem oferecer um aproveitamento melhor da tecnologia.

Então, você quer aplicar a GED em seu negócio? Atualmente, há várias opções de sistemas capazes de realizar os processos de gestão que apresentamos aqui. E uma ferramenta que pode e deve ser agregada ao uso de sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos é a Certificação Digital. Essa tecnologia eleva a gestão de documentos a outro patamar, permitindo gerar e assinar documentos de forma muito mais prática e segura com total validade jurídica.

Agora que você já sabe o que é a Gestão Eletrônica de Documentos, conhece as vantagens que ela traz para o seu negócio e sabe qual é a melhor hora de adotá-la, não deixe de investir nesse moderno formato! A Soluti conta com Certificados Digitais que são ótimas opções para essa gestão de documentos. Somos uma empresa inovadora, com uma infraestrutura de excelência e soluções adequadas a vários segmentos e tamanhos de negócios.

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