GED: como funciona a Gestão Eletrônica de Documentos?

Todos os anos, inúmeras empresas acumulam mais e mais papéis que acabam se perdendo em arquivos mal organizados. A ótima notícia é que a tecnologia vem trazendo novas soluções para problemas como esse, como a GED (Gestão Eletrônica de Documentos).

Quando guardados de forma tradicional, os documentos podem ocupar muito espaço, tornando-se um entrave para as organizações e criando burocracia e morosidade até mesmo nos processos mais simples. É justamente nesse contexto que uma gestão de documentos se mostra necessária para assegurar a agilidade dos processos.

Você ainda não sabe o que é e como funciona a GED? Então, continue a leitura para saber mais sobre o que ela pode fazer pelo seu negócio!

O que é a GED?

A GED consiste em um setor da administração que é voltada à produção, ao uso e à organização de documentos, de forma que as informações permaneçam disponíveis para as pessoas certas, no local e na hora exata. A GED, portanto, é o arranjo desses arquivos em meio eletrônico, concentrando os dados em formato digital.

Na prática, podemos dizer que é um conjunto de tecnologias com o objetivo de gerar, arquivar, fazer o envio e o compartilhamento, além de localizar os documentos digitalizados ou digitais. Documentos corporativos podem ser vários arquivos de diferentes natureza (financeira, administrativa, informativa, educacional e jurídica), que fazem parte do patrimônio de uma organização.

É indispensável preservar a integridade desses documentos, bem como garantir o acesso a informações relevantes nos processos decisórios diários e, claro, na garantia de deveres e de direitos.

Um gerenciador eletrônico de documentos não vai apenas garantir o armazenamento das informações corporativas com segurança, mas também a localização extremamente rápida de qualquer arquivo, como formulários, fichas cadastrais, contratos, propostas comerciais, entre outros.

Como a GED funciona e o que faz?

Um sistema de gestão eletrônica de arquivos funciona como um conjunto de módulos interligados que possibilitam o gerenciamento de forma integrada, levando em consideração documentos de vários formatos e origens, como vídeo, microfilme, planilhas, arquivos de texto, imagens etc.

De modo simplificado, podemos explicar o seu funcionamento a partir de algumas de suas funcionalidades. Confira!

Gerenciamento de documentos

Com a GED, consegue-se gerenciar o ciclo de vida de determinado documento, desde a criação até o seu descarte, passando por etapas como indexação, revisão e aprovação.

É possível compreender inúmeras funcionalidades, como controle de dados — data, autor, versão, revisão etc. — sistemas de busca, check-in / check out, segurança e versionamento.

Workflow / BPM

Refere-se às possibilidades de organizar trâmites, tarefas, prazos e documentos, controlando e gerenciando os processos da empresa, além de assegurar que tarefas sejam cumpridas pelos profissionais determinados no tempo certo.

COLD / ERM

A gestão possibilita o armazenamento de relatório de forma otimizada e com um custo bem baixo, mantendo a forma original. Trata de cada página do documento, incluindo as ações de indexação, captura, armazenamento, gerenciamento e recuperação de informações.

Captura dos arquivos

A partir da plataforma ou do software de gestão, é possível capturar os arquivos, nos diversos formatos. Nessa funcionalidade, a digitalização de imagens também está incluída, promovendo a migração de arquivos do meio físico para o eletrônico.

A captação de formulários e de documentos acelera os processos de negócio, fazendo com que os dados sejam transformados em informações recuperáveis, as quais podem ser integradas a demais aplicações e sistemas de gestão da corporação.

Processamento de formulários

O Processamento de Formulários (Forms Processing) trata-se da tecnologia que promove o reconhecimento dos dados, conseguindo relacioná-los aos campos de um banco de dados, automatizando a digitação.

Para tanto, são usadas técnicas de OCR (Optical Character Recognition) e de ICR (Intelligent Character Recognition) no reconhecimento automático de caracteres.

Records and Information Management (RIM)

Esse é um sistema que gerencia a criação, manutenção, processamento, disponibilização, armazenamento e descarte dos documentos, mantendo-os sob controle mediante categorização e tabelas de temporalidade.

Quais são as suas principais vantagens?

Os documentos fazem parte da maioria dos processos em um negócio, envolvendo diversos setores. Dessa forma, os impactos da gestão eletrônica são inúmeros, beneficiando o dia a dia dos funcionários e melhorando o resultado final dos negócios. Confira algumas vantagens!

Economia de tempo e espaço

Bons sistemas disponíveis no mercado, como um excelente sistema GED, diminuem de forma significativa a necessidade de guarda de documentos em papel, garantindo ganho de espaço e de tempo.

Como a maior parte dos documentos deve ser guardada por 5 anos, a demanda por espaço para fazer o armazenamento pode se tornar um grande problema para a organização.

Os gestores tendem a perder muito tempo buscando informações nos enormes arquivos físicos. A GED possibilita que os usuários acessem os documentos de forma segura e muito rápida, em função da rastreabilidade dos dados.

Aumento da produtividade

Além do ganho de tempo, liberando o profissional para atividades mais estratégicas e relevantes, a GED facilita o trabalho integrado entre as equipes.

O mesmo documento ou a mesma informação pode ser acessada por diferentes usuários em locais diferentes, o que otimiza o fluxo operacional do negócio. Além disso, existe a facilidade de impressão e de acesso remoto.

Segurança

Com a possibilidade de armazenar os documentos em nuvem, eles ficam salvos da deterioração pelo tempo e da danificação devido aos acidentes como chuvas e incêndios.

Outros dois fatores que contribuem positivamente para a segurança do sistema de gestão são a preservação e o sigilo do documento a partir de técnicas de criptografia, por exemplo.

Quais são os seus objetivos primordiais?

A GED é utilizada para transformar o legado documental de uma organização em informações importantes para o seu cotidiano, promovendo estratégias mais consistentes e tomadas de decisão embasadas em dados reais.

Dessa forma, podemos citar como os seus principais objetivos:

  • fornecer transparência aos atos administrativos;
  • permitir o acesso a informações e documentos de forma ágil e precisa;
  • controlar a organização dos arquivos e o fluxo documental;
  • acelerar o processo decisório;
  • normatizar processos de avaliação, classificação, guardar, transferência e eliminação de documentos;
  • preservar o patrimônio documental, de guarda permanente;
  • racionalizar a produção de documentos.

O mundo está caminhando cada vez mais para a redução de papel e a GED vem para provar que a gestão de documentos digitais pode ser veloz, simples e segura, assegurando benefícios para as empresas que vão muito além do corte de burocracias e de custos.

Você quer aplicar a GED em seu negócio? Atualmente, há várias opções de sistemas capazes de realizar os processos de gestão que apresentamos aqui. E uma ferramenta que pode e deve ser agregada ao uso de sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos, é a Certificação Digital, já que por meio dela é possível gerar e assinar documentos de forma muito mais prática e segura.

Agora que você já sabe o que é a GED e quais são as vantagens que ela traz para o seu negócio, não deixe de investir! A Soluti conta com Certificados Digitais que são ótimas opções para essa gestão de documentos. Trata-se de uma empresa inovadora, com uma infraestrutura de excelência e soluções adequadas a vários segmentos e tamanhos de negócios.

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