Gestão financeira e fiscal: veja como controlar as informações

Não existe fórmula mágica para alcançar o sucesso no mundo corporativo. Para que um negócio seja bem-sucedido, é fundamental que se invista em planejamento, organização, bem como no gerenciamento de recursos humanos, processos de produção e procedimentos administrativos. No entanto, todos esses investimentos deixam de surtir o devido efeito se não houver especial atenção com as informações referentes à gestão financeira e fiscal da empresa.

Assim, é essencial que a empresa saiba como fazer a sua gestão fiscal e financeira para impulsionar a obtenção de resultados positivos. Ao ler este post, você vai ter condições de elaborar a melhor estratégia gerencial para o seu negócio. Aqui, vamos esclarecer o que é gestão financeira e fiscal, qual a sua importância, como efetuá-la de modo eficiente, de que forma elaborar um planejamento financeiro e por que utilizar softwares especializados. Confira já!

1. Afinal, o que é gestão financeira e fiscal?

Quem atua no universo corporativo está mais que acostumado a usar o termo gestão, tendo em vista a relevância das práticas gerenciais. Além de lidar de modo direto ou indireto, dependendo da função que desempenha, com questões ligadas a finanças e fiscalidade. Portanto, no mundo dos negócios, a noção de gestão financeira e fiscal está presente, mesmo que o profissional não saiba com exatidão o que ela significa. Mas então, o que essa expressão quer dizer?

Em termos gerais, trata-se de um conjunto de procedimentos desenvolvidos para gerir de forma eficiente o montante de dinheiro envolvido nas transações de uma empresa e gerenciar com efetividade as obrigatoriedades tributárias da organização. São processos que demandam a gestão de documentos. Para simplificar, vamos subdividir a gestão financeira e fiscal nos seus dois componentes: o gerenciamento dos processos de finanças e o gerenciamento dos processos de fiscalidade.

Gestão financeira

A gestão financeira de um negócio abrange todos os números que estão envolvidos em seu funcionamento, ou seja, é responsável por supervisionar e analisar a totalidade de indicadores referentes às receitas e às despesas. Assim, esse formato gerencial engloba a realização de estimativa de faturamento a ser obtido periodicamente, a execução e fiscalização do balanço, o controle de gastos totais, as cobranças que devem ser feitas etc..

Em termos práticos, é a gestão financeira que vai impedir surpresas negativas nas contas de uma empresa ao mesmo tempo em que fornecerá as condições econômicas adequadas para que os níveis de sua produtividade sejam aumentados. Nesse sentido, duas práticas de gestão do seu capital são fundamentais: a decisão de investimento, que diz respeito à aplicação de recursos, e a decisão de financiamento, que se refere à captação de recursos.

É possível pensar na gestão financeira como o coração de um negócio, isto é, o seu órgão vital, que proporciona a sua sobrevivência e qualidade de vida. Isso porque todos os processos desenvolvidos no interior de uma empresa – como compra de materiais, pagamento de funcionários e serviços terceirizados, investimento em tecnologias e pagamento de impostos –, dependem, em grande medida, do controle financeiro que é executado pela equipe de gestão.

Gestão fiscal

A gestão fiscal por sua vez, compreende todas as ações tributárias que são praticadas em seu interior, as quais devem estar em total conformidade com a legislação de fiscalidade vigente no país. Dessa maneira, cabe ao gestor ou ao pessoal responsável por efetuar esse tipo de gerenciamento conhecer e estar atento às obrigações tributárias legais, regras de escrituração fiscal e procedimentos de pagamentos de impostos.

Na prática, é preciso que o gestor fiscal seja capaz de avaliar qual o formato de contribuição está em maior conformidade com a empresa – Simples Nacional, Lucro Real ou Presumido – já que essa escolha irá direcionar todas as suas responsabilidades com o fisco. Também é fundamental conhecer e planejar a utilização de créditos e benefícios fiscais com vistas a reduzir os impactos dos tributos pagos ao governo na gestão financeira.

A responsabilidade principal da gestão fiscal é deixar a empresa em dia com o fisco sem permitir que o pagamento de tributos interfira de modo negativo em suas condições financeiras. Para alcançar esse objetivo, cabe ao gestor atuar na prevenção contínua e, assim, evitar potenciais autuações fiscais, o que exige o trabalho constante com a legislação e a busca das melhores soluções para o equilíbrio do orçamento do negócio.

A gestão fiscal é inseparável da gestão financeira, e vice e versa, uma vez que, mesmo com finalidades distintas, ambas lidam com as finanças da empresa e atuam não só na execução orçamentária como em todo o processo de planejamento da utilização dos recursos disponíveis. Por isso, é essencial que essas duas modalidades gerenciais atuem de forma conjunta e coordenada, contribuindo tanto para manter a estabilidade econômica do negócio quanto para o seu crescimento.

2. Por que a gestão financeira e fiscal é importante?

O sucesso de uma empresa está diretamente relacionado com a forma como ela está organizada e o modo como é gerida. Ainda que a qualidade dos produtos vendidos ou dos serviços prestados por ela seja um fator de grande importância, é preciso haver processos gerenciais destinados especificamente ao acompanhamento, controle e supervisão das operações financeiras e dos procedimentos fiscais que são efetuados na sua rotina administrativa.

Nessa perspectiva, um dos motivos que torna fundamental efetuar a gestão financeira e fiscal em uma empresa é a necessidade de planejar, coordenar e executar ações relativas ao fluxo de caixa e às obrigações tributárias. Esse tipo de gerenciamento atua em conjunto a outros, como a gestão de recursos humanos, a gestão de qualidade, a gestão de vendas e a gestão de produção, possibilitando o equilíbrio da estrutura organizacional do negócio.

Essa harmonia gerencial é necessária porque se baseia na ideia de integração e garante a realização de uma gestão completa, com foco em todos os setores e processos que compõem a empresa, assim como no aumento do faturamento. Além disso, quando não existem os devidos cuidados com as operações financeiras e os procedimentos fiscais, corre-se um alto risco de desestabilizar o negócio, já que problemas nesses dois domínios afetam de maneira direta as outras esferas que fazem parte do negócio.

Para se ter uma ideia disso, basta pensar no estrago que um mal planejamento financeiro tende a causar nas contas de uma empresa, e, consequentemente, no seu funcionamento, podendo gerar a redução da produção, a demissão de funcionários, a diminuição dos lucros e, em alguns casos, até a falência da organização. Se o dinheiro não é gerido de modo adequado, há impactos negativos e consideráveis em toda a corporação.

O mesmo raciocínio é válido para as questões fiscais. Quando não é feita uma gestão apropriada das obrigações da empresa com o fisco, há alta probabilidade de ela sofrer perdas financeiras que repercutirão em todos os seus setores. É preciso que haja o planejamento dos gastos tributários para evitar as sanções legais em geral aplicadas, como as multas, que podem multiplicar os débitos fiscais e comprometer a saúde financeira de um negócio.

Um exemplo prático da importância da gestão de finanças e de fiscalidade é a nota fiscal. Mesmo sendo uma prática administrativa cuja responsabilidade cabe à gestão fiscal do negócio, a sua emissão é essencial para a gestão financeira. Isso porque, além de ser um documento obrigatório de controle tributário, a nota fiscal pode funcionar como uma base de dados valiosa para o gerenciamento financeiro da empresa.

Assim, em uma nota fiscal, consta uma gama de informações detalhadas que são úteis para a organização do fluxo de despesas e receitas, tais como nome do fornecedor ou do cliente, conforme o caso, data e especificações sobre o tipo de movimentação. Ao organizar o fluxo de caixa, é possível efetuar análises de dados mais pormenorizadas, as quais, por sua vez, servem de embasamento seguro para a tomada de decisões orçamentárias que impactam o futuro do negócio.

A preocupação e o zelo pela realização da gestão financeira e fiscal da empresa reflete positivamente em toda a sua organização e funcionamento, uma vez tais práticas gestoras fazem parte tanto do planejamento quanto da execução das atividades que são desenvolvidas. Sem esses formatos de gerenciamento, o negócio pode se tornar um verdadeiro caos, sendo impossível manter a sua lucratividade.

3. Como ter uma gestão fiscal eficiente?

A obtenção de eficiência da gestão fiscal está relacionada de maneira direta ao conhecimento técnico da legislação tributária em vigência no Brasil e aos tipos de procedimentos executivos que são implementados na rotina de trabalho. Quanto mais o gestor conhecer sobre as leis fiscais e estabelecer processos de planejamento e controle fiscal com elevado nível de otimização, maior será a garantia de efetividade do trabalho de gerenciamento realizado.

Além do emprego de dispositivos tecnológicos que facilitam os processos fiscais, como os que são apresentados ao longo deste post, é possível pensar em soluções básicas que podem ser implementadas no cotidiano da empresa. Em conjunto, a utilização de recursos tecnológicos e a adoção uniforme de procedimentos administrativos otimizados permitem a elaboração de estratégias que contribuem para aumentar a produtividade e alavancar o desempenho do negócio.

Uma medida eficiente é a criação de rotinas de documentação. Tendo em vista a complexidade envolvida na geração e no armazenamento de documentos contábeis e fiscais, é necessário que seja estabelecido um fluxo de trabalho documental capaz de especificar o detalhamento do preenchimento dos dados que devem constar em cada tipo de arquivo e indicar o local em que serão guardados. Essa iniciativa reduz os riscos da realização incorreta das tarefas fiscais.

Outro aspecto fundamental é a distribuição de tarefas entre os responsáveis por efetuar os trâmites fiscais, já que não é recomendável centralizar totalmente a gestão de fiscalidade. Caso a concentração das obrigações com o fisco seja feita apenas em um profissional, há o risco de uma determinada falha prolongar-se na cadeia, assim como de ele ser o único a poder lidar com as obrigações fiscais, não podendo ser substituído. O ideal é criar uma organização fiscal integrada.

A automatização de tarefas é uma medida indispensável. Como a demanda de inserção de dados é alta e os trâmites fiscais relativamente complexos, assim como, em geral, o número de funcionários destinados à execução de funções fiscais tende a ser pequeno, é essencial contar com recursos tecnológicos que facilitam o trabalho, utilizando softwares de integração de informações com a Receita Federal, cálculos matemáticos e estatísticos etc..

Um diferencial para a promoção da eficiência na gestão fiscal é a adoção de ações de contabilidade estratégica. Entre elas, estão a identificação do quantitativo e da relação entre receitas e despesas, a elaboração de um orçamento com a alocação equilibrada e factível dos recursos, a realização de um planejamento tributário, por meio do qual é possível definir quais os melhores formatos tributação para o negócio tendo em vista as opções legais e a execução de auditorias internas.

Além dessas iniciativas de execução, torna-se necessária a implementação de medidas de controle e supervisão. Portanto, é preciso que os resultados financeiros gerados pelo negócio e o cumprimento de suas obrigações tributárias sejam constantemente acompanhados, analisados e comparados. Uma gestão fiscal de excelência jamais será efetuada de forma aleatória e independente dos outros setores da empresa.

4. Como elaborar um planejamento financeiro?

A primeira regra para elaborar um planejamento financeiro é levar em consideração os dados da gestão fiscal, pois, como já indicamos no decorrer do post, finanças e fiscalidade devem estar integradas no gerenciamento de um negócio. A partir da combinação de dados financeiros e fiscais, é possível fazer planos tendo em vista o registro de operações e movimentações, a identificação das necessidades da empresa, o uso de ferramentas financeiras e a projeção de resultados.

Para construir um planejamento financeiro, é necessário registrar todas as operações e movimentações do negócio. Esse registro permite compreender a real situação da empresa, já que, por meio dele, é possível consultar as entradas e saídas, com a verificação específica da natureza dos gastos, que eventualmente podem até ser diminuídos ou cortados, e da origem do maior percentual de ganhos, que pode ser potencializado.

Outra ação importante é o reconhecimento das necessidades do negócio. Com base no registro das operações e movimentações, é possível realizar análises das demandas financeiras da empresa. No caso da observação dos lucros, por exemplo, o gestor tem a oportunidade de identificar quais as atividades estão sendo menos rentáveis e, então, traçar estratégias operacionais para aumentar as chances de alcançar resultados mais satisfatórios.

Também é recomendável utilizar ferramentas financeiras. A identificação, combinação e análise de dados para o planejamento financeiro é otimizada com o uso de funcionalidades tais como o fluxo de caixa, que oferece um panorama sobre as receitas e despesas do negócio. Já o Demonstrativo de Resultado do Exercício possibilita saber exatamente o período em que o lucro bruto sofreu um grande impacto e quais aspectos financeiros merecem maior atenção.

É ainda necessário fazer projeções de resultados, o que permite o estabelecimento de metas com alcances mais reais e em períodos de tempo menos espaçados. Com a projeção de um fluxo de caixa, por exemplo, a empresa pode se preparar de modo mais adequado para efetuar o pagamento das responsabilidades tributárias. Já a projeção de finanças possibilita a garantia de recursos para a realização de quaisquer quitações dentro do prazo de vencimento estipulado.

A projeção de vendas é importante porque contribui para aumentar a previsibilidade das receitas, além de ser um fator de controle nos índices de produção de produtos e preparação para a prestação de serviços. A projeção de custos, por sua vez, protege o negócio de possíveis consequências em casos do surgimento de despesas imprevistas, por exemplo.

5. Por que contar com softwares especializados?

Na era digital, é praticamente impossível a uma empresa operar apenas à base de caneta e papel. Com o desenvolvimento tecnológico constante, o mundo dos negócios tornou-se um espaço marcado pela utilização de tecnologias que facilitam a realização de uma série de procedimentos necessários para o funcionamento de uma empresa. E isso não é diferente quando o assunto é a realização de gestão financeira e fiscal.

Atualmente, existe uma grande variedade de ferramentas que auxiliam no gerenciamento econômico e tributário de uma empresa. Inclusive, determinados procedimentos tanto de natureza financeira quanto de caráter fiscal só podem ser efetuados por meio de dispositivos tecnológicos que foram desenvolvidos e implementados com a finalidade de otimizar as demandas empresariais e facilitar o controle do fluxo de informações.

Nessa perspectiva, o uso de softwares é indispensável, pois contribui de maneira significativa para o processo de tomada de decisões estratégicas e para a organização do funcionamento operacional. Entre as funcionalidades dos programas computacionais disponíveis estão: a análise estatística de dados, o histórico de transações em tempo real, o cálculo da margem de lucro, o detalhamento das despesas operacionais e as estimativas de faturamento.

Além disso, o trabalho com os softwares especializados permite a integração com sistemas de controle fiscal, a organização das notas fiscais eletrônicas, a automação de cálculos fiscais, o suporte em auditorias e consultorias, a eficiência na gestão de estoques e a agilidade nos processos fiscais e financeiros. Trata-se de ferramentas que simplificam e otimizam as atividades tributárias e financeiras efetuadas em uma empresa.

Um exemplo da importância desses programas computacionais é a sua possibilidade de integração aos sistemas de controle fiscal. Tendo em vista que todas as empresas devem se enquadrar às normas do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) da Receita Federal, a utilização desses softwares integradores passa a ser obrigatória. Tal combinação permite a expedição de escriturações contábeis e fiscais em um formato padronizado de arquivo digital.

Outro exemplar da relevância da utilização de ferramentas tecnológicas na gestão de finanças e de fiscalidade é a promoção de agilidade na execução dos processos financeiros de um negócio. Fazendo uso de tecnologias especializadas, é possível automatizar a maior parte dos procedimentos administrativos necessários para a conclusão de uma transação comercial, o que reduz consideravelmente o tempo exigido para todos os trâmites burocráticos.

Uma ferramenta essencial para essa otimização é a certificação digital, que confere autenticidade às informações que são declaradas em um documento eletrônico. Com o emprego desse recurso, substitui-se a assinatura física dos signatários de um documento por um certificado seguro e com validade jurídica, o que facilita os procedimentos administrativos da negociação e diminui o tempo gasto no decorrer dos trâmites, já que tudo pode ser feito online.

Há vários tipos de Certificado Digital para cada uma das necessidades do usuário. O Certificado A1, por exemplo, tem validade de 1 ano, sendo gerado e armazenado no computador do seu titular, o que dispensa a utilização de tokens e cartões inteligentes. Já o Cerrtificado A3 é válido de 1 a 3 anos e pode ser armazenado em token ou cartão. A importância do certificado digital está na combinação de sua segurança com praticidade.

A certificação digital deve ser efetuada por uma Autoridade Certificadora, sendo exigida, sempre que necessário, a renovação de Certificado Digital, ação que visa a manter a segurança contante dos dados.

São muitos os benefícios do Certificado Digital para a rotina de uma empresa. Com o emprego dessa ferramenta tecnológica, podem ser feitas transações bancárias complexas sem a necessidade de ir ao banco, procurações, registros contratuais e variados trâmites comerciais. E o mais importante: tudo é realizado da forma mais segura possível, já que, na certificação digital, o titular é associado a uma chave de segurança criptográfica, a qual confere integridade, confiabilidade e autenticidade às transações online.

Como mostramos ao longo deste post, o controle de informações executado pelos procedimentos gerenciais de finanças e de fiscalidade traz uma série de vantagens para um negócio, seja qual for o seu segmento de atuação. Esse tipo de gerenciamento é fundamental tanto para o planejamento quanto para a execução das atividades que fazem parte da rotina de um negócio, devendo, por isso, ser realizado com muito cuidado.

A gestão financeira e fiscal, quando bem-feita, não apenas mantém as operações do negócio em funcionamento apropriado, mas, é crucial para que a empresa alcance o sucesso que almeja. Por isso, é muito importante que o gestor busque implementar os recursos tecnológicos que estão disponíveis no mercado aos procedimentos rotineiros da organização, contribuindo, assim, para o aumento da produtividade e, consequentemente, dos lucros.

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