Conduzir uma empresa não é tarefa fácil. Cada decisão pode ter impactos significativos nos seus rumos, assim como pode não ter efeito algum. É por isso que mensurar resultados, acompanhar o desempenho individual das atividades e avaliar os efeitos de cada decisão é fundamental. É nesse ponto que os indicadores de produtividade se mostram tão importantes.
Esses indicadores funcionam como uma bússola para os gestores e líderes de um negócio. É a partir deles que se consegue ter visibilidade sobre os resultados da empresa, avaliando se as decisões tomadas estão surtindo os efeitos desejados ou se é necessário adotar uma postura diferente.
Na prática, os indicadores de produtividade melhoram a gestão do negócio, permitindo ajustar suas atividades buscando sempre a otimização. Com a mensuração do desempenho, tudo fica mais claro, simples e eficiente.
Por isso, para ajudar você a aumentar a performance do seu negócio, preparamos este artigo para tratar melhor dos indicadores e, ainda, listar 6 dos mais importantes deles. Ficou interessado? Continue a leitura e confira!
Os 6 principais indicadores de desempenho
Na praxe empresarial, os indicadores de produtividade já fazem parte da rotina de negócios de todos os portes, especialmente, em razão da sua grande utilidade e capacidade de fomentar otimizações. Esses indicadores são diversos e trabalham com abordagens bastante distintas, como a parte financeira, RH e qualidade das entregas.
A seguir, reunimos 6 dos indicadores de produtividade mais comuns e eficientes para se empregar na realidade de uma empresa. Acompanhe!
1. Indicadores de qualidade
O indicador de qualidade tem íntima relação com a satisfação do cliente final, já que busca manter um nível ideal de excelência das entregas. A exemplo, um contador que lida com uma carteira com 100 clientes pode estabelecer como indicador de qualidade médio o atendimento dentro do prazo a 98% desses clientes.
Sendo assim, ele deve se esforçar para cumprir os prazos em 98% dos serviços prestados. No entanto, em determinado mês, esse contador percebe que conseguiu atender tempestivamente apenas 70 dos seus 100 clientes, alcançando um percentual de 70% — bem abaixo do referencial desejado.
Desse indicador de qualidade, o profissional entende que, sozinho, não é capaz de manter um nível tão elevado nas entregas, sendo necessário buscar soluções para se tornar mais produtivo. Com isso, ele resolve investir em tecnologia para a automatização de processos e no uso de documentos digitais, o que o ajudará a reduzir o tempo das suas entregas. Na prática, esse é o papel do indicador de qualidade.
2. Indicadores de capacidade
Como o próprio nome já mostra, o indicador de capacidade se relaciona com o potencial produtivo de algo, que pode ser uma máquina ou mesmo um funcionário. Nesse caso, imagine que, em um escritório de contabilidade, durante o período de entrega das declarações de IR, um funcionário consiga finalizar 25 declarações por dia. Ou seja, essa é a sua capacidade diária.
No entanto, o prazo de envio das declarações se encerra em dez dias, sendo que existem 300 declarações a serem encaminhadas. Assim, tomando como base a capacidade de trabalho do funcionário, até o final do prazo, somente 250 declarações serão entregues dentro do limite.
Sendo assim, analisando o indicador de capacidade, o escritório entende que precisa reforçar a sua equipe, contratando pelo menos mais um funcionário.
3. Indicadores estratégicos
Na prática, os indicadores estratégicos se relacionam diretamente com as metas e objetivos traçados pela empresa. Ou seja, é uma forma de acompanhar os resultados tendo como parâmetro um valor fixo, real e alcançável em determinado período.
Por exemplo, um escritório de contabilidade fixa como meta aumentar sua carteira de clientes em 300 unidades ao longo de um ano. Ou seja, precisa converter 25 novos clientes todos os meses durante esse período para que o objetivo seja alcançado.
Em um mês, o escritório pode conseguir fechar com 40 clientes, superando em 15 unidades o indicador estratégico mensal. Por outro lado, pode haver um mês em que apenas dez novos clientes foram conseguidos, ficando abaixo da meta mensal.
Dessa forma, com o indicador estratégico, é possível avaliar metas e objetivos com mais clareza, fazendo melhor a compensação de resultados fracionados e considerando sempre o que é necessário para se atingir o objetivo final. No exemplo citado, os 40 clientes conseguidos em um mês compensaram a falta do mês em que apenas dez foram convertidos, mantendo o indicador dentro do esperado.
4. Indicadores de lucratividade
Esse é um dos indicadores financeiros mais importantes para todo tipo de negócio. Isso, porque, como se sabe, o lucro é um dos objetivos principais de todo empreendimento. Sendo assim, é fundamental ter um controle mais rígido e transparente sobre como andam os resultados do negócio do ponto de vista da lucratividade.
Esse aspecto é importante, especialmente, quando uma empresa apresenta um resultado financeiro positivo, alcançando um faturamento satisfatório em determinado período. No entanto, apesar do cenário promissor, o dinheiro não sobra no caixa após todas as deduções.
Muito disso é causado por desajustes na relação percentual de lucro sobre o faturamento bruto do negócio. Uma das causas mais prováveis é o custo operacional a que a empresa se submete para fazer as suas entregas. Assim, se os custos estão muito elevados, é natural que eles consumam grande parte do potencial de lucro da empresa.
A boa notícia é que, quando se trabalha com indicadores de lucratividade, é muito mais fácil identificar esse tipo de problema e partir para a ação, para solucioná-lo da maneira mais ágil e efetiva.
5. Indicadores de competitividade
Os indicadores de competitividade são aqueles que focam a performance e o posicionamento no mercado diante dos concorrentes. Esses indicadores podem ser avaliados por uma série de critérios que serão escolhidos pelos gestores responsáveis. Podem ser utilizados para esse fim:
- market share;
- faturamento;
- participação em exportações;
- retenção de talentos;
- ROI;
- taxa de satisfação de clientes, entre outros.
Quanto mais seu negócio consegue se destacar nesses indicadores, mais se mostra que o negócio está trabalhando a qualidade internamente, sustentando a produtividade em longo prazo, sem maiores problemas.
6. Indicadores de turnover
O turnover diz respeito ao índice de rotatividade de colaboradores em seu negócio. Em outras palavras, ele mensura a taxa média de saída de funcionários (seja por demissões voluntárias, seja por involuntárias) em relação ao número total de pessoas contratadas.
Ele permite analisar, principalmente, a saúde organizacional da empresa e como se dão as relações internas. Por exemplo, se há um clima ruim, será comum que muitos peçam para se retirar do quadro de colaboradores e, assim, o revezamento ocorrer continuamente.
Se isso de fato ocorrer, outros profissionais podem estar passando por problemas com produtividade justamente por isso. Portanto, a correlação entre esse indicador e produtividade é, muitas vezes, direta.
Também, com a demissão, voluntária ou não, de um colaborador, será necessário que aquele setor opere com menos uma pessoa. Um novo contratado precisará ser treinado antes que possa atuar com o máximo de eficiência, dentro dos parâmetros do seu negócio.
Os benefícios dos indicadores de produtividade para o seu negócio
Como vimos, os indicadores de produtividade estão presentes em diferentes braços da empresa, ajudando empresários e gestores a entender melhor como o negócio está se comportando. Nesse sentido, fica claro que utilizar esse tipo de metodologia traz benefícios valiosos, como:
- mais transparência na condução do negócio;
- resultados quantitativos, mais fáceis de se avaliar;
- maior potencial de otimização;
- redução de custos;
- reforço na tomada de decisão;
- maior potencial de retorno de cada decisão e investimento;
- clareza para investir com mais precisão;
- possibilidade de trabalhar com metas e muito mais.
Por fim, os indicadores de produtividade funcionam como um reforço estratégico na gestão empresarial. Com eles, evitam-se decisões improdutivas e sem nenhum tipo de embasamento técnico, que podem prejudicar a performance e impedir a expansão do negócio.
Maneiras de otimizar a produtividade na empresa
Existem alguns caminhos a serem seguidos para melhorar os indicadores de produtividade em sua empresa. Veja algumas dicas.
Criação de fluxo de processos
Um ponto que atrapalha consideravelmente a produtividade são os gargalos existentes entre processos. Quando eles ocorrem, podem causar problemas como retrabalho, atrasos, insatisfação do cliente e, claro, perda de produtividade.
Criar fluxos de processos, assim, é importante para organizar o que é feito internamente na sua empresa e padronizar as ações. Dessa forma, discrepâncias e problemas são evitados: todos sabem o que devem fazer, quando e como as funções devem ser realizadas.
Por exemplo, evita-se que um gestor implemente um modelo de relatório que seja contraproducente para o outro setor, que também trabalha com essas informações e, assim, terá que realizar todo o processo de readaptação.
Softwares específicos permitem solucionar esse tipo de questão, bem como o uso de metodologias ágeis (como o Kanban). Dessa forma, esses fatores ficam visíveis para todos os envolvidos, que podem consultar como está o atual fluxo, sem maiores problemas.
Manutenção de canais de comunicação interna
Muitas empresas trabalham fortemente a comunicação externa e se esquecem de um ponto importante: é preciso saber falar e, principalmente, ouvir os seus colaboradores. Compreender isso permite que sejam traçadas estratégias para dar voz a eles e comunicar questões relevantes.
Lembre-se sempre: comunicação é a base de qualquer relacionamento, e é fundamental estabelecer esse vínculo entre o seu funcionário e o local onde ele trabalha. Os canais de comunicação interna, assim, têm o papel importante de ser essa ponte entre a alta direção e os colaboradores.
Uma questão importante é oferecer canais de ouvidoria para que os profissionais possam apontar irregularidades que estejam ocorrendo, sem medo de represálias e coações. Com isso, pode-se identificar pontos problemáticos que estejam atrapalhando a produtividade da empresa por questões antiéticas ou de má índole.
Identificação de falhas nos processos
Após mapear e garantir um fluxo de processos mais eficiente, é hora de monitorar se as ações estão sendo, de fato, bem-sucedidas. Para isso, o monitoramento é fundamental, a fim de identificar se há falhas que estão comprometendo o fluxo.
Tenha equipes que estejam dedicadas, justamente, para esse tipo de ação. Eles deverão, periodicamente, consultar o mapeamento de processos e verificar se ele está sendo implementado na prática. Caso contrário, identificar os pontos em que há discrepâncias e solucionar as questões. Também é fundamental analisar se as medidas realizadas trouxeram mudanças significativas sobre os indicadores de produtividade.
Verificar as métricas antes e após a transformação pode ser um bom parâmetro de partida. Caso encontre um problema, os responsáveis devem ir a fundo e compreender o que está comprometendo os resultados para solucionar a questão.
Além disso, muitas vezes, os planejamentos prévios não surtem o resultado esperado. Uma mudança visando à fluidez pode, assim, gerar mais gargalos. Quer ver um exemplo? O seu setor de vendas adota uma solução de automação de processos, com o objetivo de melhorar resultados nesse setor.
Contudo, ele não dialoga com a solução do setor de marketing, e os dados entre ambos precisam circular. Caso contrário, pode-se ter sérios problemas com estratégias ineficientes. Isso é uma falha grave, que pode ser identificada ao perceber que as taxas de conversão, ou o lead time não estão melhorando após a adesão da nova solução.
Automatização de processos
A transformação digital trouxe uma série de mudanças para as empresas e acelerou outras. A automatização de processos é uma das mais importantes nesse contexto e grande responsável por melhorar os indicadores de produtividade das organizações.
Por meio de soluções específicas, muitas vezes, voltadas para as áreas de atuação do seu negócio, é possível realizar tarefas que são repetitivas, de forma a minimizar a necessidade de intervenção humana nesses processos.
Assim, um sistema consegue, por meio de programações prévias, realizar a automação de tarefas e processos. Isso pode ser interessante para trazer maior fluidez e dinamismo em suas ações internas.
Por exemplo, um sistema integrado pode realizar a passagem, de forma automatizada, de um lead qualificado para o setor de vendas, fazendo com que os profissionais desse setor atuem para buscar a conversão. Com isso, não é preciso esperar que um colaborador realize esse envio, ou então, que essa passagem seja feita em um momento inoportuno.
Possíveis erros são minimizados, tornando ambos os setores mais eficientes e produtivos. Resultado: aumento no número de conversões e, também, maior eficiência para a empresa como um todo.
Os indicadores de produtividade têm um papel fundamental para traçar estratégias mais interessantes e que possibilitem melhores resultados. Por isso, não deixe de acompanhá-los em seu dia a dia na organização. Isso será responsável não só por potencializar números absolutos, mas melhorar clima interno, imagem no mercado, destacar-se de concorrentes, entre outros pontos importantes.
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