Num ambiente cada vez mais tecnológico e conectado, há uma tendência para que as transações feitas em papel sejam eliminadas. Para isso, é necessário adotar novas soluções para a gestão de documentos e elaboração de contratos, bem como sua formalização. Entre essas opções, está a assinatura digital.
Considerada uma das mais importantes mudanças no processo de formalização de acordos, a assinatura digital é uma ferramenta que garante mais agilidade e segurança para empresas que desejam otimizar esses processos e se tornar cada vez mais digitais, seguindo as tendências do mercado.
Apesar de comum, e até mesmo obrigatória em alguns casos, muitos empreendedores desconhecem a existência dessa ferramenta, seus benefícios e como fazer para se adequar e passar a usá-la em sua empresa.
Pensando nisso, colocamos neste post as principais informações sobre a assinatura digital, desde sua definição e benefícios, até como adquirir uma para o seu negócio. Leia até o final para conferir!
1. O que é assinatura digital?
A assinatura digital é uma forma de assinar um documento de forma eletrônica. Ela é feita por meio de uma tecnologia de criptografia que vincula um Certificado Digital do assinante ao documento a ser assinado. Esse processo possui total validade jurídica, equivalente a uma assinatura de próprio punho.
Sua adoção é feita por empresas para eliminar o processo manual de recolhimento de assinaturas, reconhecimento de firma, despacho físico de documentos e para otimizar a gestão de documentos. Como resultado, há redução de custos, simplificação de processos, aumento da segurança e agilização na formalização e documentos.
Seu uso pode ser feito em diversos tipos de documentos eletrônicos. Entre elas estão: contratos, laudos, certificados, e-mails, procurações, imagens, petições, balanços, resultados de exames, formulários web, prontuários médicos, mandatos, declarações, arquivos eletrônicos transferidos entre empresas (EDI), relatórios e propostas com diferentes fins. Assim, o custo com emissão, armazenamento e descarte de todos esses itens é eliminado ou reduzido.
A assinatura digital apresenta admissibilidade e validade legal, ambas garantidas pelo artigo 10 da MP nº 2.200-2 que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras — ICP-Brasil. Dessa forma, a presunção de veracidade jurídica é conferida aos signatários nas declarações de documentos em formato eletrônico.
1. 1 Conheça a história de como ela surgiu e foi legalizada
Mundialmente, a assinatura digital surgiu em meados das décadas de 1970 e 1980. No Brasil, como falamos, seu uso foi oficializado pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras — ICP-Brasil. No artigo 1, é estabelecida a seguinte norma:
Art. 1º. Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
Por meio dessa norma, documentos assinados de forma digital apresentam a mesma validade jurídica que uma assinatura feita a próprio punho, desde que o certificado utilizado para sua execução tenha sido emitido pela ICP-Brasil.
Caso sejam usados certificados não emitidos pela ICP-Brasil, a MP 2.200-2 prevê a possibilidade de se basear em meios alternativos de comprovação de autoria e integridade desses documentos, desde que as partes envolvidas aceitem a certificação digital utilizada para sua assinatura.
Dessa forma, desde sua criação e validação no Brasil, a ICP-Brasil é considerada a autoridade oficial para a emissão de certificados que viabilizam o usa da assinatura digital em documentos eletrônicos, garantindo sua validade legal.
Entretanto, nada impede que as empresas se utilizem de outros meios de certificação, como de outros locais do mundo, quando as transações são internacionais. Estados Unidos, União Europeia, Inglaterra e outros países apresentam suas próprias regulamentações para a prática.
Por fim, é importante ressaltar que, desde janeiro de 2017, a assinatura digital de alguns documentos passou a ser obrigatória para certas empresas, variando conforme o número de funcionários. O certificado necessário varia de acordo com a necessidade da empresa, como emissão de nota fiscal eletrônica, entrega da RAIS, assinatura ECD ou Registro no Caged.
1. 2 Veja quais são suas características
Uma assinatura digital válida, que conta com um Certificado Digital emitido pela ICP-Brasil, apresenta as seguintes características:
- integridade — alterações realizadas no documento assinado faz com que a assinatura seja invalidada, garantindo sua inalterabilidade;
- autenticidade — somente o autor da assinatura digital consegue aplicá-la num documento eletrônico. Ele é o único com acesso à sua chave privada para cifrar esses arquivos;
- não-repúdio ou irretratabilidade — ao assinar um documento de forma digital não há formas de negar sua autenticidade.
2. Qual a função da assinatura digital?
De forma geral, a assinatura digital apresenta três funções importantes para qualquer empresa. A primeira é otimizar os processos internos, acompanhando tendências do mercado que reduzem os custos e aumentam a eficiência da operação, nesse caso, as que envolvem emissão, armazenamento e gestão de contratos e documentos assinados.
A segunda função é garantir a segurança na troca de documentos eletrônicos que necessitam de assinatura, como contratos e acordos entre duas ou mais organizações. Quando feitos de forma manual, além de levar mais tempo, os riscos de fraudes e problemas como furto e uso indevido de documentos, informações e da própria assinatura são maiores, colocando os envolvidos em situações arriscadas.
Por fim, a assinatura digital tem como função garantir a legalidade e veracidade jurídica dessas operações. Isso é importante para assegurar às partes que o processo é válido e incentivado pelo próprio governo brasileiro.
2. 1 Entenda por que ela é tão importante
A adoção da assinatura digital é muito importante para empresas que desejam seguir as tendências do mercado, otimizando seus processos internos e aproveitando os benefícios que a prática proporciona.
Além disso, os riscos que envolvem a exposição de informações e dados importantes são reduzidos com a prática. Isso é muito importante num país onde 1,96 milhões de tentativas de fraudes foram realizadas no último ano e em que a estimativa de perda das empresas por essa mesma causa é de U$ 174 mil dólares no ano.
Por fim, optar por manter a assinatura de documentos de forma manual significa impedir a digitalização do setor jurídico, responsável por fazer a gestão desses arquivos. Dessa forma, a área não consegue se modernizar, reduzir custos, eliminar a necessidade de impressão e criar um workflow funcional para toda a empresa.
Como resultado, processos que precisam ser feitos com urgência são impedidos e, muitas vezes, a empresa acaba perdendo oportunidade e acordos importantes. Tudo isso leva o negócio a um cenário com menor poder de competição e lucratividade.
3. Quais as vantagens de usar a assinatura digital?
O uso da assinatura digital garante às empresas diversos benefícios e vantagens. A seguir, explicamos alguns deles.
3.1 Redução significativa de custos
Como falamos, o uso da assinatura digital ajuda na redução de custos da empresa. Isso acontece porque a tecnologia permite que o processo de gestão de documentos seja feito totalmente de forma digital, ou seja, não há a necessidade de emissão desses arquivos, eliminando gastos com papel, toners, cartuchos, grampos e todos os materiais de arquivamento físico — como pastas, envelopes, etiquetas e caixas.
Os gastos para compra e manutenção de impressoras também é reduzido, bem como o valor de energia consumido por impressões e escaneamentos. O uso de motoboys ou serviços de movimentação de documentos físicos também deixa de ser necessário.
Por fim, o processo otimizado elimina etapas que não são mais necessárias na emissão e gestão dos documentos. Dessa forma, os profissionais que antes tinham que lidar com essas atividades podem ser usados de forma mais lucrativa para o negócio.
3.2 Compromisso com a sustentabilidade
Não é novidade que há uma tendência global pelo consumo sustentável e, cada vez mais, consumidores valorizam as empresas que adotam medidas que preservam o ambiente.
A assinatura digital é uma dessas práticas e ajuda a empresa a criar essa imagem valorizada no mercado.
3.3 Aumento da segurança da informação
A tecnologia usada para validar e emitir as assinaturas digitais foi criada com as melhores formas de proteção, garantindo a integridade e confiabilidade dos dados. Além disso, a gestão de documentos feita de forma digital também evita possíveis perdas da informação, causadas por danificação do arquivo físico, sendo considerada uma opção muito mais segura para as empresas.
3.4 Agilidade e mobilidade para o processo
Normalmente, quando duas partes que não estão na mesma localidade precisam firmar um contrato, o tempo necessário para isso é enorme, bem como os custos de transporte do documento.
Ao adotar a assinatura digital, não importa o local em que está cada parte: basta ter acesso à internet que o processo pode ser feito em alguns cliques. Dessa forma, todo o trâmite passa a ser mais ágil e eficiente.
3.5 Melhorias na gestão de dados
Como falamos, a assinatura digital permite que a empresa passe a fazer a gestão de documentos de forma digital. Isso significa que os documentos e informações da empresa são armazenados e centralizados num ambiente digital, facilitando sua gestão.
Essas soluções permitem que os dados sejam catalogados e organizados em categorias. Além disso, normalmente oferecem sistemas de busca que facilitam a identificação de um item, mesmo que antigo.
Aumento da produtividade
Por fim, com processos otimizados e uma gestão mais eficiente, a empresa garante o aumento da produtividade de sua equipe, facilitando suas atividades e entregas. O tempo médio para emissão, controle, envio e consulta de documentos é reduzido, permitindo que os colaboradores gastem seu tempo com questões mais importantes do negócio.
4. Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?
Um erro comum de quem está buscando informações sobre a assinatura digital é confundir o termo com a assinatura eletrônica. Apesar de similares em nome, as duas não são a mesma coisa e não são usadas com o mesmo fim. Por isso, é importante saber as diferenças entre elas. Acompanhe!
4.1 Assinatura eletrônica
Primeiro, é preciso entender que a assinatura digital é um gênero e a digital é uma espécie. Para ficar mais claro, a assinatura eletrônica diz respeito a um termo amplo, ou seja, engloba todas as possibilidades de validação de documentos eletrônicos.
Dessa forma, a assinatura digital é também uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital. Existem outros formatos para validação eletrônica, entre eles, estão:
- senhas bancárias para aplicativos e web;
- token;
- SMS;
- usuário e senha;
- código de validação;
- assinatura digitalizada;
- aceite digital;
- assinatura digital.
O uso das assinaturas eletrônicas é muito variado. Elas apresentam valor jurídico e podem ser usadas em contratos de seguro, aluguel, planos de saúde, acordos de compra e venda, assinatura de serviços, formulários de RH, operações bancárias, entre outras possibilidades.
Todos os modelos e opções oferecem os benefícios de agilidade de processos e garantem a integridade e autenticidade das informações. Entretanto, elas se diferenciam em segurança e complexidade.
Por exemplo, as senhas são muito utilizadas em processos bancários e para acessar documentos e arquivos digitais. Elas apresentam facilidade de memorização, não são complexas e, normalmente, são usadas para diversos acessos, o que as tornam suscetíveis a fraudes.
Mesmo assim, são menos arriscadas que as assinaturas digitalizadas, uma vez que estas são meras representações gráficas da versão feita a próprio punho e, portanto, podem facilmente ser reproduzidas e usadas sem autorização por terceiros.
Já a espécie aceite digital apresenta maior segurança para seus usuários, ao mesmo tempo que é mais complexa para uso. Basicamente, essa opção funciona com a ação de “clicar para aceitar” as condições e termos de um acordo proposto. Empresas que trabalham com serviços digitais, como aplicativos e plataformas SaaS, normalmente apresentam essa validação no momento do cadastro dos usuários.
4.2 Assinatura digital
Agora, vamos entender um pouco mais sobre a assinatura digital, considerando as informações apresentadas sobre as assinaturas eletrônicas. Essa opção de validação de documentos é considerada a mais segura entre as opções.
Isso porque ela se baseia em operações matemáticas e algoritmos criptográficos para fazer sua validação. De forma prática, são criadas duas chaves para o proprietário da assinatura:
- chave privada — baseada num conjunto de códigos criptografados, acessado apenas pelo subscritor para codificar e identificar sua autoria em arquivos eletrônicos;
- chave pública — derivada da chave privada para conferir a validade da assinatura criada.
As codificações apresentadas em cada assinatura feita pelo proprietário são diferentes e qualquer tentativa de alterar o documento assinado, mesmo que seja a inclusão de uma vírgula ou de espaço entre palavras, invalida a assinatura automaticamente. Isso garante a total segurança e confiabilidade do processo.
Por fim, essa opção de assinatura eletrônica não pode ser usada deliberadamente por qualquer pessoa, como as outras. É obrigatória a aquisição de um Certificado Digital, emitido pela ICP-Brasil.
5. Como fazer uma assinatura digital?
O primeiro passo para se ter uma assinatura digital é fazer aquisição de um Certificado Digital próprio. Esse documento representa a identidade eletrônica do indivíduo ou empresa, por esse motivo, também é chamado de e-CPF ou e-CNPJ. Nele estão a identificação do proprietário, sua chave pública e a assinatura da Autoridade Certificadora (AC).
A Autoridade Certificadora é uma entidade terceira, autorizada pela ICP-Brasil a fazer a emissão do certificado. Ela funciona como os órgãos de emissão de documentos físicos — como DETRAN ou SSP. Dessa forma, é necessário buscar uma AC para adquirir seu documento.
Na prática, a AC recebe seus documentos, verifica as veracidades das informações e emite seu Certificado Digital, seguindo os padrões estabelecidos pela ICP-Brasil. O proprietário recebe um arquivo que contém seus dados, protegidos pelas criptografias complexas estabelecidas, e um prazo pré-determinado de validade. Seu armazenamento pode ser feito num pendrive simples, online, em ambiente na nuvem ou em um smartcard.
Ao procurar pela AC, é necessário escolher qual tipo de certificado, forma de armazenamento e prazo a empresa ou pessoa desejam. Os tipos são os seguintes:
- tipo A — certificado de assinatura digital: destinado à assinatura de documentos e transações eletrônicas que precisam de validade de autoria e garantia de integridade dos dados;
- tipo S — certificado de sigilo ou confidencialidade: usado exclusivamente para criptografar ou oferecer sigilo aos dados. Dessa forma, o conteúdo de documentos com esse certificado são protegidos do acesso externo não autorizado;
- tipo T — certificado de tempo: também chamado de time stamping, esse certificado estabelece a hora e o dia em que a assinatura digital foi colocada no documento.
A forma de armazenamento e o prazo são categorizados em:
- certificados A1 — chave privada gerada em software, sendo necessário armazená-la em computador ou programa similar. Os dados são protegidos por meio de uma senha que apenas o proprietário recebe. Recomenda-se a criação de uma cópia de segurança. Sua validade máxima é de 1 ano;
- certificados A3 — chave privada em hardware criptográfico, podendo ser um token ou cartão inteligente. Seu uso também requer uma senha de posse do proprietário. Os dados não podem ser copiados ou reproduzidos, dessa forma, uma cópia de segurança não pode ser criada. Validade máxima de 3 anos;
- certificados A4 — necessita de um módulo de segurança criptográfico chamado HSM, que gera e armazena a chave de segurança. Cópias de segurança podem ser feitas em outros dispositivos HSM. Apresenta maior segurança que os demais, bem como solicita validações adicionais. Validade de até 6 anos.
Independentemente da escolha feita pela empresa, é necessário saber que, obrigatoriamente, os equipamentos necessários para gerar e armazenar as chaves privadas devem ser homologados pela ICP-Brasil.
6. Como usar minha assinatura digital em documentos?
Com o Certificado Digital pronto, já é possível começar a realizar assinaturas digitais. Para isso, é necessário adquirir um assinador digital, que é um software que cria o vínculo entre os elementos criptografados no certificado e o documento em que será feita a assinatura. De forma análoga, essa ferramenta seria a caneta usada para o processo feito à mão.
Há no mercado diferentes soluções de assinador digital, que variam entre usabilidade simples e intuitiva, até a inclusão de funcionalidades adicionais, como a possibilidade de avaliar a autenticidade de um conteúdo já assinado — como por exemplo, um contrato recebido de outra empresa.
Entre esses assinadores, destaca-se o Assine Online, onde você pode usar tanto assinaturas digitais quanto as eletrônicas (sem o uso de Certificado Digital). Com ele você assina documentos de forma rápida e simplificada. Assim, pode usar toda a segurança dos certificados digitais com a praticidade de uma ferramenta pronta para maximizar a sua gestão de documentos.
É só clicar aqui, acessar o site e começar a assinar.
Ao adquirir essa ferramenta, normalmente, é necessário fazer o upload do documento que se deseja assinar no software. O sistema vai avaliar o item e associá-lo às chaves criptográficas de seu Certificado Digital. Ao final, é criada a assinatura e um novo documento que contém também os dados do certificado do assinante — usado para fazer sua verificação.
Ao receber um documento, basta realizar o mesmo procedimento. O software vai realizar a análise do item, entendendo se os dados criptografados coincidem com as informações contidas no certificado que acompanha o documento. Qualquer alteração identificada resulta na anulação da assinatura e indica sua invalidade.
Dessa forma, com o Assine Online, é possível validar documentos para serem enviados com segurança e agilidade, bem como recebê-los e garantir que são tão confiáveis quanto os emitidos pela empresa.
7. Quais cuidados devo tomar?
Agora que você já sabe como conseguir seu certificado e usar a assinatura digital, é importante conhecer alguns cuidados que devem ser tomados e o processo de aquisição.
Antes de qualquer coisa, é fundamental procurar por uma Autoridade Certificadora de qualidade e confiança, que seja referência no mercado e, principalmente, autorizada pela ICP-Brasil.
O ideal nesse momento é avaliar custo-benefício, e não apenas preço. Uma AC eficiente vai facilitar todo o processo de escolha do certificado ideal para o negócio, bem como a elaboração e uso da assinatura digital, ajudando na adaptação dos envolvidos com as novas ferramentas.
Além disso, lembre-se de que os documentos assinados não podem sofrer alterações e possuem validade jurídica. Portanto, revise cada item com cuidado antes de colocar sua assinatura, evitando retrabalho ou complicações legais indesejadas.
Por fim, sempre que possível, realize a cópia da chave privada de sua assinatura e não compartilhe suas informações com pessoas que não necessitam sabê-las. Mantenha os dados em um ambiente seguro e protegido.
Fica evidente que a assinatura digital é uma ferramenta estratégica para qualquer negócio, principalmente para aqueles que realizam transações com outras empresas e querem agilizar sua operação.
Os benefícios trazidos por sua adoção são diversos. Além disso, seu processo de aquisição também é facilitado e pode ser feito com a assessoria de empresas especializadas no assunto, capazes de sanar todas as possíveis dúvidas de quem ainda não usa o recurso.
E você, já conhecia a assinatura digital e seus benefícios para uma empresa? Comente aqui se gostou deste artigo e se ainda tem alguma dúvida sobre o assunto!
