Por que implementar a matrícula digital nas IES? Descubra aqui!

Seguindo pelo caminho dos avanços tecnológicos e difusão dos meios digitais, o setor de ensino, assim como tantos outros no mercado, tem se beneficiado dessa realidade para otimizar processos internos e simplificar a relação com alunos a partir do uso da tecnologia. Prova disso é a crescente utilização da matrícula digital nas Instituições de Ensino Superior (IES).

Na realidade das IES, a matrícula digital oferece uma série de ganhos, seja do ponto de vista financeiro, seja do ponto de vista operacional. A implementação dessa tecnologia representa um passo importante na modernização da relação entre aluno e instituição.

Além disso, a matrícula digital permite ao setor educacional iniciar um processo de mudança, rompendo com modelos pouco produtivos, baseados no uso de papel e procedimentos burocráticos, como é o caso das matrículas realizadas de forma tradicional, a partir do uso de documentos impressos e autenticações mecânicas.

A seguir, preparamos um artigo completo para mostrar como a matrícula digital pode ajudar sua IES na execução de procedimentos administrativos, reduzindo custos, desgaste e a probabilidade de erros. Continue a leitura e aprenda mais sobre o tema!

O que é uma matrícula digital

De maneira simplificada, pode-se dizer que a matrícula digital é uma nova roupagem para o procedimento de matrícula tradicional utilizado em muitas instituições de ensino. Na prática, a matrícula digital garante a modernização desse processo, tornando-o mais ágil, simples e econômico.

A partir da implementação dessa tecnologia, o usuário dos serviços da IES poderá executar parte do procedimento de matrícula de forma online. Ou seja, como o próprio termo já indica, ocorre a digitalização do processo, reduzindo, por exemplo, a demanda por papel, filas e a burocracia nas diferentes etapas de conclusão da matrícula.

Com a matrícula digital, o aluno poderá realizar uma espécie de pré-matrícula, encaminhando toda a documentação necessária em formato digital, por meio do portal, site ou aplicativo disponibilizado pela instituição. Essa possibilidade já reduz o tempo de conclusão do procedimento, pois permite que a secretaria da IES proceda com as verificações, solicite ajustes e convoque o aluno para a validação presencial somente quando tudo estiver em conformidade.

Quais são os benefícios dessa tecnologia

Por se tratar de uma solução inovadora, fruto da modernização trazida pelos meios digitais, as vantagens oferecidas por essa tecnologia são alguns dos principais motivadores para sua implementação. Confira, a seguir, as melhorias que a matrícula digital é capaz de agregar à IES!

Economia de tempo

Tradicionalmente, a matrícula em instituições de ensino sempre dependeu diretamente de processos manuais, filas e longas conferências de documentos. Essa realidade se tornou um entrave, especialmente em locais em que se lida com um elevado volume de usuários dos serviços, como em grandes faculdades.

Nesse ponto, a matrícula digital chega para modernizar a dinâmica desse processo, tornando-o muito mais ágil. Com essa tecnologia, como dito, parte das etapas de matrícula podem ser executadas eletronicamente, online. A possibilidade de uso de documentos digitais é o grande cerne dessa tecnologia, pois viabiliza a transmissão deles via internet, reduzindo significativamente o tempo de conferência.

Redução de custos

Outro grande benefício trazido pela matrícula digital é a redução de custos. Nesse ponto, como o procedimento em questão trabalha com base em documentos digitais e ações executadas remotamente, a demanda por cópias de documentos reduz drasticamente, gerando uma economia de recursos principalmente para a universidade.

No mesmo sentido, a matrícula digital também é capaz de desburocratizar o processo de envio e conferência de documentos — uma das etapas mais custosas para a IES, por demandar muita mão de obra, principalmente. Por outro lado, a matrícula digital permite a implementação de documentos nesse mesmo formato, os quais são mais fáceis de serem transmitidos, organizados e analisados.

Assim, pode-se dizer que a matrícula digital ocasiona redução de custos por tornar o processo mais simples e demandar menos profissionais. Além disso, os custos com o armazenamento de cópias de documentos também tendem a reduzir.

Simplificação da Gestão de Documentos da IES

Reflexo do tópico anterior, é válido mencionar também que a matrícula digital tem uma repercussão positiva na gestão de documentos em instituições de ensino. Como se sabe, nesse modelo de negócio há grande necessidade de guarda e manuseio de documentos pessoais, históricos, diplomas e afins. Assim, toda solução capaz de simplificar a gestão é muito bem-vinda.

Nesse sentido, a matrícula digital garante um passo importante para as IES no que se refere à adoção da GED (Gestão Eletrônica de Documentos). Nesse formato, prioriza-se o uso de documentos digitais, rompendo-se com o modelo tradicional com cópias impressas e arquivos físicos.

A vantagem é que a GED otimiza a organização do acervo documental, a partir da utilização de softwares e do armazenamento de documentos na nuvem — muito mais prática, seguro e eficiente.

Acessibilidade

A matrícula digital também traz benefícios do ponto de vista da acessibilidade. Com a implementação dessa tecnologia, IES podem democratizar o acesso aos seus serviços, permitindo que alunos de outras localidades deem início ao procedimento de matrícula, sem necessariamente terem que se dirigir à unidade física diversas vezes. Esse ponto, inclusive, pode se converter em fator positivo para  aumento na adesão dos alunos.

Apesar disso, é importante mencionar que o processo de matrícula também precisa ser pensado e implementado para alcançar pessoas em diferentes realidades. Assim, o público mais carente, que não dispõe de acesso fácil à internet e a um computador, também precisa ter garantido o direito de matrícula, ainda que por meios tradicionais.

Outras formas como as IES estão se transformando

Não há dúvidas de que os meios digitais hoje fazem parte da realidade das pessoas e das empresas. No setor educacional a lógica não é diferente. A inovação tem proporcionado grandes avanços ao ensino, de forma geral, e às instituições.

Universidades, escolas e empresas do ramo educacional estão se reinventando ao adotar novas ferramentas de ensino, metodologias e tecnologias. Nesse ponto, por exemplo, em razão do crescimento dos meios digitais, sobretudo a partir dos avanços da Certificação Digital, ferramentas de gestão de documentos têm se tornado comuns nas IES.

Nesse ponto, inclusive, a Soluti oferece as melhores e mais completas soluções em Certificação Digital para colocar a gestão de documentos em prática, de forma segura, moderna e atualizada. A partir dessa tecnologia, é possível entrar de vez na era digital, gerando, assinando e compartilhando documentos eletrônicos com total validade jurídica, livres dos riscos de fraudes, extravios e acesso não autorizado.

No mais, o segmento educacional também se atualizou ao integrar-se de forma mais ativa à realidade do aluno, a partir do uso de redes sociais, ensino a distância e plataformas online cada vez mais completas e interativas, capazes de difundir o conhecimento e avaliar o desempenho do aluno de diferentes formas.

No mesmo sentido, a gamificação também tem sido uma das mais inovadoras estratégias adotas por IES. Especialmente na formação em nível mais técnico, como nas áreas da engenharia, os games facilitam o estudo a partir de representações gráficas animadas, objetos em 3D e simulações ultrarrealistas de projetos, por exemplo.

Por fim, como vimos, a matrícula digital, embora pareça algo simples, tem uma grande representatividade no cenário das Instituições de Ensino Superior. Essa tecnologia, apesar de ainda em embrionária, é um grande passo na modernização dos processos internos, rompendo com os modelos mais tradicionais e abrindo espaço para o uso de documentos digitais e serviços informatizados.

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