RAIS: o que mudou e quais empresas precisam declarar?

O funcionamento regular de uma empresa, como se sabe, passa pelo cumprimento de uma série de obrigações perante os órgãos governamentais. A RAIS 2019, juntamente com outras responsabilidades, é mais um exemplo de obrigatoriedade que deve ser atendida logo nos primeiros meses do ano.

Estar atento a essa realidade é indispensável para o funcionamento do negócio, já que erros e atrasos na entrega desse tipo de obrigação podem implicar sanções e prejuízos para a empresa. Assim sendo, é dever do profissional de contabilidade instruir seus clientes para o correto preenchimento e envio do documento, tal como prevê a legislação.

Para ajudar no cumprimento dessa importante obrigação, preparamos este artigo para esclarecer os principais aspectos da RAIS 2019. Continue a leitura e confira!

O que é a RAIS 2019?

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), na prática, é uma obrigação acessória que recai sobre empresas e empregadores, cuja característica principal é a geração de um relatório de informações socioeconômicas solicitado pelo Ministério do Trabalho e Emprego.

Instituída há mais de 40 anos pelo Decreto nº 76.900/1975, a RAIS tem dois principais objetivos:

  1. Controle da atividade trabalhista no país.
  2. Levantamento de dados para a elaboração de estatísticas do trabalho e a disponibilização de informações do mercado de trabalho às entidades governamentais.

As informações coletadas pelo governo a partir da RAIS são a base para uma série de atividades de interesse do trabalhador e do mercado de trabalho, de forma mais ampla. Vejamos que atividades são essas:

  • melhorias na legislação da nacionalização do trabalho;
  • controle preciso dos registros do FGTS;
  • controle estatístico e atualizado dos Sistemas de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários;
  • estudos técnicos de natureza estatística e atuarial;
  • identificação do trabalhador que tem direito ao PIS/PASEP.

Por essas e outras razões, o envio da RAIS no prazo correto é impositivo àquelas pessoas descritas na legislação.

Quem precisa encaminhar a RAIS 2019?

Por ter uma finalidade estatística e de controle do mercado de trabalho, a RAIS é uma obrigação bastante ampla, a qual recai sobre grande parcela das pessoas jurídicas com CNPJ ativo em 2018, ainda que não tenham contratado empregados neste ano.

A exceção reside no caso de a empresa estar enquadrada como MEI e não apresentar funcionários, o que torna facultativo o envio da obrigação.

A Portaria nº 39/2019, publicada em fevereiro, é o dispositivo normativo que traz a lista atualizada dos sujeitos que estão obrigados a prestar a RAIS. Vejamos o que dispõe seu art. 2º:

Art. 2º Estão obrigados a declarar a RAIS:

I – empregadores urbanos e rurais, conforme definido no art. 2º da Consolidação das Leis do Trabalho CLT e no art. 3º da Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973, respectivamente;

II – filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;

III – autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano-base;

IV – órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;

V – conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;

VI – condomínios e sociedades civis; e

VII – cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas.

Como dito, os sujeitos passivos dessa obrigação acessória são diversos. Logo, é necessário ficar atento ao enquadramento de uma das situações, a fim de evitar o não envio do documento.

Quais informações devem estar contidas nesse documento?

O empregador ou responsável pela prestação das informações deverá inserir na RAIS os vínculos laborais firmados ou em curso no ano-base de 2018. Nesse ponto, é importante mencionar que esses vínculos não incluem apenas aqueles existentes em 31 de dezembro, mas todos os firmados ao longo do ano.

Assim sendo, determina o art. 3º da Portaria nº 39/2019 que as informações prestadas são relativas aos:

I – empregados urbanos e rurais, contratados por prazo indeterminado ou determinado;

II – trabalhadores temporários regidos pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974;

III – diretores sem vínculo empregatício para os quais o estabelecimento tenha optado pelo recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço — FGTS;

IV – servidores da administração pública direta ou indireta federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;

V – servidores públicos não efetivos, demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de legislação especial, não regidos pela CLT;

VI – empregados dos cartórios extrajudiciais;

VII – trabalhadores avulsos, aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão de obra, nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da categoria;

VIII – trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos pela Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998;

IX – aprendiz contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005;

X – trabalhadores com contrato de trabalho por tempo determinado, regidos pela Lei nº 8.745, de 9 de dezembro de 1993;

XI – trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural, Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973;

XII – trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei Estadual;

XIII – trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei Municipal;

XIV – servidores e trabalhadores licenciados;

XV – servidores públicos cedidos e requisitados; e

XVI – dirigentes sindicais.

Apesar de ser uma lista extensa, é fundamental que o contador conheça bem cada um desses itens, de modo a compor a RAIS em total conformidade com a legislação, evitando prejuízos para os clientes.

Por fim, também destacamos que a RAIS deve conter:

  • os valores arrecadados a título de contribuições sindicais, nos casos em que o desconto da contribuição tenha sido prévia e expressamente autorizado pelos trabalhadores que integram uma determinada categoria econômica ou profissional;
  • a entidade sindical na qual os trabalhadores se encontram filiados;
  • a relação dos empregados que sofrerem desconto de contribuição associativa, com a respectiva identificação da entidade beneficiária.

Qual o prazo para a entrega da RAIS?

O prazo para envio da RAIS 2019, cuja referência é o ano-base de 2018, se iniciou em 18 de fevereiro e finalizou em 5 de abril, conforme determina o art. 6º da Portaria Nº 39/19:

Art. 6º O prazo para a entrega da declaração da RAIS inicia-se 2 (dois) dias a partir da publicação desta Portaria e encerra-se no dia 5 de abril de 2019.

Vale mencionar, ainda, que este prazo é improrrogável. Mais um motivo para que contribuinte e o profissional responsável pelo envio da obrigação fiquem atentos para não perder o prazo.

É necessário Certificado Digital para envio da RAIS?

Quanto ao encaminhamento da RAIS, o procedimento deve ser realizado digitalmente, por meio do software específico, disponibilizado pelo Governo. Contudo, há um ponto importante a ser considerado: para transmitir a RAIS, as empresas que possuem mais de 11 empregados necessitam de um Certificado Digital padrão ICP-Brasil, emitido por uma Autoridade Certificadora, como é o caso da Soluti, líder no mercado de Certificação Digital no Brasil.

Quais as penalidades para o não envio da RAIS 2019?

Conforme determina o art. 9º da Portaria nº 39/2019, o empregador que não entregar a RAIS no prazo previsto, omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata, estará sujeito a multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998/90:

Art. 25. O empregador que infringir os dispositivos desta Lei estará sujeito a multas de 400 (quatrocentos) a 40.000 (quarenta mil) BTN, segundo a natureza da infração, sua extensão e intenção do infrator, a serem aplicadas em dobro, no caso de reincidência, oposição à fiscalização ou desacato à autoridade.

Além disso, a mesma lei ainda determina a possibilidade de responsabilização civil e criminal para os responsáveis por meios fraudulentos na habilitação ou na percepção do seguro-desemprego.

Por fim, como vimos, a RAIS 2019 é uma obrigação acessória bastante técnica, a qual exige uma série de informações para que seja devidamente preenchida e encaminhada. Enquanto profissional da contabilidade, estar a par dessas obrigações e suas atualizações, é indispensável para a prestação de um serviço de qualidade e que entregue valor para o seu cliente.

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