SPED Contábil: como funciona essa obrigação e o que deve ser entregue?

Seguindo pelo caminho da digitalização dos serviços, em janeiro de 2007, por meio do Decreto nº 6.022, foi instituído o SPED Contábil no Brasil. A partir de então, o chamado Sistema Público de Escrituração Digital vem se tornando um padrão cada vez mais aplicado na realidade de empresas e profissionais do segmento da contabilidade.

A proposta desse sistema é modernizar a comunicação de dados entre o contribuinte e as bases de dados dos órgãos de fiscalização — como Receita Federal e as próprias secretarias de fazenda dos estados —, facilitando o cumprimento das obrigações com a adoção de um sistema digitalizado e padronizado.

No entanto, apesar das vantagens trazidas pelo SPED Contábil, é comum que ainda surjam dúvidas acerca do seu funcionamento e das obrigações que desse sistema decorrem. Por isso, para deixar você mais bem informado, preparamos este artigo para esclarecer os principais pontos sobre o SPED Contábil. Acompanhe!

O que é o SPED Contábil?

O Sistema Público de Escrituração Digital, na prática, consiste em uma solução tecnológica que padroniza os arquivos digitais de escrituração fiscal e contábil originados nos sistemas empresariais do contribuinte e que devem ser transmitidos ao Fisco.

Em outras palavras, o SPED é uma ferramenta que moderniza a execução de expedientes relacionados ao cumprimento de obrigações acessórias pelos contribuintes perante os órgãos de administração tributária e de fiscalização, ao centralizar as atividades e criar um padrão unificado.

De acordo com o art. 2º do decreto que instituiu o SPED, ele pode ser entendido como:

Art. 2º  O Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.

Esse sistema modernizou a execução da escrituração, sobretudo ao empregar o padrão digital no seu funcionamento. Por meio de Certificação Digital, contribuintes e profissionais da área contábil podem assinar documentos digitais e transmiti-los eletronicamente às bases de dados do governo via SPED, simplificando e tornando mais ágil todo o processo.

Como o SPED Contábil funciona?

Com a implementação do SPED Contábil no Brasil, mudanças surgiram no modelo de escrituração das empresas. O padrão digital passou a ser empregado e, então, a entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD) se tornou uma obrigatoriedade para algumas empresas, substituindo a tradicional escrituração em papel transmitida ao Fisco.

Dessa forma, o SPED funciona como um repositório centralizado de informações, o qual os contribuintes precisam acessar para registrar todas as suas movimentações de caráter contábil. Os dados encaminhados devem ter os seguintes caracteres:

  • identificação de data;
  • partes envolvidas (CPF ou CNPJ);
  • documentos de registro;
  • classificação contábil.

Todas essas informações precisam ser transmitidas à Receita Federal por meio de arquivos eletrônicos. Assim, o órgão terá à sua disposição um grande banco de dados capaz de viabilizar o cruzamento de informações e uma fiscalização mais precisa.

O que deve ser entregue no SPED Contábil?

Como dito, a ECD tem como objetivo a substituição da escrituração física, em papel, pela versão digitalizada. Isso significa que o contribuinte ainda precisa cumprir com essa obrigação, alterando apenas a forma como ela é feita.

Assim, de acordo com o art. 2º da Instrução Normativa RFB nº 1.774/2017, no SPED Contábil, o contribuinte tem a obrigação de encaminhar ao Fisco, em versão digital, os seguintes livros:

  • livro Diário e seus auxiliares, quando houver;
  • livro Razão e seus auxiliares, se houver;
  • livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias das informações neles transcritas.

É importante mencionar que a transmissão desses livros fica condicionada à autenticação do contribuinte via Certificado Digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada junto à ICP-Brasil.

Quando essa obrigação deve ser transmitida?

Quanto à data de transmissão da ECD ao SPED, a Instrução Normativa nº 1.774/17 da Receita Federal é bastante clara em seu artigo 5º:

Art. 5º A ECD deve ser transmitida ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração.

§ 1º O prazo para entrega da ECD será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia fixado para entrega da escrituração.

Além disso, a norma ainda faz a ressalva de que a transmissão só será considerada válida depois de confirmado o recebimento pelo SPED.

Quem deve entregar?

A transmissão da ECD via SPED Contábil é uma obrigação bastante ampla, recaindo sobre todas as empresas aderentes ao regime de lucro presumido, lucro real, incluindo ainda as entidades imunes e isentas. É isso o que afirma o art. 3º da Instrução Normativa:

Art. 3º Deverão apresentar a ECD as pessoas jurídicas e equiparadas obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial, inclusive entidades imunes e isentas.

No entanto, existem contribuintes que não estão sujeitos à obrigação de apresentar o ECD ao SPED Contábil. Eles estão listados no §1º do art. 3º:

§ 1º A obrigação a que se refere o caput não se aplica:

I – às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional);

II – aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;

III – às pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham realizado, durante o ano-calendário, atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais as quais devem cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação específica;

IV – às pessoas jurídicas imunes e isentas que auferiram, no ano-calendário, receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados cuja soma seja inferior a R$ 4.800.000,00 (quatro milhões e oitocentos mil reais) ou ao valor proporcional ao período a que se refere a escrituração contábil;

V – às pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que cumprirem o disposto no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981, de 20 de janeiro de 1995.

Qual a importância do SPED Contábil?

Por se tratar de uma obrigação imposta por lei aos contribuintes, cumprir com as regras do SPED Contábil é de suma importância para a atuação regular de um negócio. O não atendimento às normas pode acarretar uma série de restrições com o Fisco, além de multas e outras penalidades.

Além do mais, esse sistema traz uma roupagem muito mais moderna e organizada para a escrituração das empresas, viabilizando processos mais rígidos e livres de inconformidades. Na prática, isso implica uma contabilidade mais eficiente e transparente, ou seja, um diferencial de extrema importância a ser oferecido pelos profissionais do segmento. Portanto, conhecer melhor o SPED Contábil é fundamental para a atuação do contador moderno.

Então, gostou de aprender mais sobre o SPED Contábil? Restou alguma dúvida sobre o tema? Sinta-se à vontade para deixar seu comentário abaixo!


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