Vale a pena ter Certificado Digital como MEI?

A figura do microempreendedor individual se tornou bastante conhecida no meio empresarial, principalmente em razão das facilidades e prerrogativas criadas pelo governo com o objetivo de incentivar a formalização das atividades empresárias. Contudo, ainda existem muitas dúvidas que permeiam sobre essa importante figura. Uma delas é sobre a necessidade de Certificado Digital como MEI.

Será que vale a pena para o MEI investir em Certificado Digital? Esse procedimento, segundo a legislação, é considerado uma obrigatoriedade? Quais as vantagens obtidas a partir do uso dessa importante tecnologia? Para responder a esses e outros questionamentos relevantes, preparamos este artigo.

Continue a leitura e entenda como o MEI pode modernizar sua atuação, alinhando-se à tendência do Certificado Digital para empresas, e como a Soluti, Autoridade Certificadora líder e referência no mercado de Certificação, pode ajudá-lo nessa mudança!

O que é um Certificado Digital para MEI?

Como se sabe, o Certificado Digital é um arquivo eletrônico que contém um conjunto de informações e dados pessoais do seu titular. Na prática, a sua finalidade é servir como uma espécie de “RG digital”, comprovando a identidade de uma pessoa em transações realizadas remotamente, a partir de meios digitais.

Em outras palavras, o Certificado Digital pode ser definido como a tecnologia capaz de atestar, com confiabilidade e validade jurídica, a real identidade das partes que o utilizam, sejam elas pessoas físicas ou jurídicas.

Dessa forma, quando um ato é praticado mediante uso do Certificado Digital, é possível que esse ato seja vinculado ao assinante, atestando que ele foi praticado por quem, de fato, estava autorizado.

O Certificado Digital para MEI, por sua vez, não difere do conceito apresentado. Na realidade, se trata de um Certificado Digital do tipo e-CNPJ — uma versão digital do CNPJ —, com as mesmas características e parâmetros de segurança dos Certificados utilizados por outros formatos empresariais.

Inclusive, por se tratar de um arquivo eletrônico, o Certificado pode ser armazenado em diferentes dispositivos, a depender do seu formato. A exemplo, é possível fazer a instalação em um computador ou em uma mídia externa, como um Smartcard ou Token, ou até mesmo em um servidor na nuvem.

A diferença do Certificado Digital para MEI fica por conta da sua aplicação, ou seja, quanto às tarefas que ele permite executar com a assinatura digital.

O MEI é obrigado a emitir Nota Fiscal?

O principal ponto de discussão acerca da necessidade ou não da utilização do Certificado Digital como MEI está na obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Nesse sentido, inclusive, existe o art. 110 da Resolução nº 140 do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) estabelecendo:

Art. 110. O MEI fica dispensado de utilizar certificação digital para cumprimento de obrigações principais ou acessórias ou para recolhimento do FGTS.

Este artigo leva a crer que o MEI não é obrigado a utilizar o Certificado Digital para o cumprimento das suas obrigações principais e acessórias, como a emissão de NF-e. No entanto, o art. 111 da mesma Resolução faz a seguinte ressalva:

Art. 111. Independentemente do disposto no art. 110, poderá ser exigida a utilização de códigos de acesso para cumprimento das referidas obrigações.

Ou seja, da interpretação desse dispositivo, abre-se margem para a exigência do Certificado Digital como MEI para o cumprimento de obrigações. Confirmando essa exigência, existem situações em que o empresário é obrigado a emitir NF-e e, portanto, poderá fazer uso da Certificação.

Para que fique mais claro, confira as hipóteses em que o microempreendedor individual é obrigado a emitir NF-e e quando ele está dispensado dessa obrigação:

  • emissão obrigatória — o MEI é obrigado a fornecer Nota Fiscal todas as vezes que fizer uma venda direta com uma pessoa jurídica, exceto nos casos em que a própria empresa cliente se encarregar de fazer a emissão da Nota Fiscal de entrada produtos;
  • emissão dispensada — o MEI é dispensado da emissão da NF sempre que efetuar operações comerciais com pessoas físicas, mesmo que essas transações sejam de caráter interestadual.

Isso está disposto na Lei Geral da Micro e Pequena Empresa (Lei Complementar 123/2006), em seu art. 26, §6º, inciso II:

Art. 26, §6º, II: será obrigatória a emissão de documento fiscal nas vendas e nas prestações de serviços realizadas pelo MEI para destinatário cadastrado no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), ficando dispensado desta emissão para o consumidor final.

Qual a conclusão?

Diante do exposto, apenas para que fique claro para você: embora a legislação não seja clara na obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal e utilização do Certificado. Nas situações descritas como de emissão obrigatória da NF pelo MEI, esse poderá utilizar um Certificado Digital como recurso extra, o qual conferirá mais segurança, praticidade e confiabilidade ao processo de emissão do documento.

Ou seja, ainda que o MEI não esteja obrigado, por lei, a utilizar o Certificado Digital, essa moderna tecnologia só tem a agregar aos seus serviços, garantindo o cumprimento mais célere, profissional e seguro da obrigação acessória.

Quais os benefícios de se utilizar o Certificado Digital como MEI?

Agora que você já sabe que, embora o Microempreendedor Individual não seja obrigado a adquirir um Certificado Digital, mas pode aproveitar uma série de vantagens com essa tecnologia, listaremos alguns dos benefícios práticos dessa ação. Vejamos!

Maior produtividade e custos reduzidos

Se for considerada a economia de tempo em deslocamentos, espera em filas de cartório, departamentos e repartições públicas, o aumento da produtividade já seria um efeito lógico do uso da Certificação Digital. Nesse tempo economizado, o MEI poderia estar focado em seu negócio, em processos mais estratégicos, por exemplo.

Assim sendo, ao se apoiar no uso da tecnologia, o microempreendedor individual só tem a ganhar, visto que a Certificação, como vimos, simplifica processos, manuseio de documentos e permite a adoção de plataformas online para a execução de transações, o que traz mais liberdade e flexibilidade ao usuário.

No mesmo sentido, o Certificado Digital é uma importante ferramenta de redução de custos para o MEI. Além de depender menos de processos físicos, deslocamentos e uso de papel, a ferramenta elimina a necessidade de serviços de autenticação mecânica em cartórios, que são pagos individualmente.

Menor burocracia

Outro ponto positivo do uso do Certificado Digital como MEI é a diminuição da burocracia. A exemplo, no estado de São Paulo — que pode se tornar um modelo para o restante do país — já é possível fazer a transferência na propriedade de veículos com o Certificado Digital, eliminando, assim, a necessidade de expedientes manuais e presenciais, como comparecimento em cartório.

Além disso, tem a questão da desburocratização da emissão de NF-e. Atualmente, o MEI que não tem um Certificado e precisa emitir uma Nota Fiscal de produto, deve ir a uma agência da Receita Estadual para solicitar uma Nota Fiscal Avulsa. O órgão pega o CNPJ do MEI e emite a NF em seu nome.

O mesmo ocorre no caso de um produtor rural que não tem um Certificado Digital. Assim, o uso da Certificação veio para ajudar o empreendedor a cumprir com as suas obrigações de maneira mais fácil, econômica e online.

Reforço na imagem e profissionalismo do negócio

Na era da informação, cada vez mais os negócios estão migrando suas atividades para o meio digital. Nesse sentido, acaba sendo um diferencial importante para o negócio contar com o Certificado Digital.

Essa tecnologia, como citado, moderniza o processo de emissão da NF-e, agilizando as vendas ao consumidor final e às empresas. Do mesmo modo, passa-se a utilizar mais sistemas automatizados, documentos eletrônicos e expediente mais inovadores.

Sem dúvidas, tudo isso dá a empresa uma imagem mais profissional, alinhada com os padrões do mercado e que investe em novas soluções para entregar resultados mais satisfatórios, segurança ao cliente e agilidade.

Facilidade no uso de sistemas e serviços do governo

Não há como falar das vantagens do Certificado Digital para MEI sem citar a possibilidade de uso dos sistemas e inúmeros serviços disponibilizados pelo governo. Nos últimos anos, houve um grande incentivo para o uso de plataformas digitais, documentos eletrônicos e para a comunicação remota entre contribuinte e Fisco, por exemplo.

Nesse contexto, o empresário que se adapta à essa nova realidade, adquirindo seu Certificado e se preparando para o uso das novas ferramentas e sistemas informatizados dos Poderes Públicos, sem dúvida, tem muito a ganhar. A exemplo, hoje o Portal e-CAC já oferece o acesso a uma série de informações a pessoas físicas e jurídicas, além de possibilitar a solicitação de serviços, tudo isso a partir do uso do Certificado Digital.

Versatilidade de uso dessa tecnologia

O MEI que optar por adquirir um Certificado Digital, certamente perceberá que essa tecnologia é bastante versátil, sendo útil na otimização de uma série de processos e expedientes comuns na sua rotina de empreendedor.

Nesse contexto, por exemplo, o Certificado Digital para MEI é importante sobretudo para o usuário que agora tem que cumprir as exigências do e-Social. Quem está sujeito à utilização do sistema são os empresários que têm funcionários e precisam informar, mediante declaração, o cumprimento de diferentes obrigações dentro do prazo.

Além dessa aplicação, citamos novamente o papel do Certificado Digital na emissão de Nota Fiscal. Agora é sabido que o MEI não é obrigado a emitir a NF-e, mas quando essa emissão se torna compulsória, era necessário que o empresário fosse até um posto da Receita Estadual para fazer essa emissão de uma Nota Fiscal Avulsa, o que era custoso e lento, prejudicando as suas vendas.

Por fim, ainda existe a possibilidade de uso do Certificado Digital para a assinatura de contratos, atos empresariais e documentos digitais. Esse é um grande avanço para o empresário, que se coloca em conformidade com a transformação digital e com os novos padrões de comunicação de dados e documentos, eliminando custos com papel, autenticações mecânicas e deslocamentos.

Como o MEI pode obter o seu Certificado Digital?

Em tempos de NF-e 4.0 e de intensa utilização da tecnologia para automatização de processos, o microempreendedor individual que adere à emissão desse documento fiscal eletronicamente pode utilizar ferramentas e softwares de gestão especializados nesse tipo de demanda.

No entanto, optando pela emissão eletrônica do documento fiscal, o MEI necessitará seguir alguns outros procedimentos:

  • adquirir um Certificado Digital emitido por uma Autoridade Certificadora de confiança e que seja credenciada pela ICP-Brasil — nesse ponto, a Soluti oferece ao empresário uma linha completa de soluções em Certificação Digital, em acordo com os padrões ICP-Brasil, sendo referência no mercado;
  • solicitar um nome de usuário e senha de acesso do Sistema Autenticador e Transmissor de Cupom Fiscal (SAT) em um posto fiscal da Sefaz do estado;
  • conseguir a autorização da Sefaz para a emissão de documentos fiscais.

O que levar em consideração antes de optar por um Certificado Digital?

Se você atua na condição de MEI e está em dúvida sobre a aquisição de um Certificado Digital, é preciso ter ciência do que é mais importante a ser considerado na hora de optar por essa ferramenta.

Inicialmente, como destacamos, o Certificado Digital para MEI tem como uma das suas principais finalidades permitir que o empresário consiga emitir suas notas fiscais de forma eletrônica, nos casos em que esse documento é obrigatório.

Sendo assim, o primeiro quesito que deve ser levado em conta é a necessidade de emissão de NF-e. Além disso, é preciso considerar se essa emissão será recorrente ou esporádica, pois, como vimos, é possível fazer a emissão de Notas Fiscais Avulsas.

Entretanto, existem outros pontos que você precisa avaliar na hora de optar por um Certificado Digital. Vejamos!

Tipo ideal de Certificado

Se você realmente necessita de um Certificado Digital para MEI, vai precisar saber escolher o modelo mais adequado para a sua necessidade. Hoje, os formatos mais comuns de Certificado são o A1, o A3 e o Certificado Digital em nuvem. Cada um deles tem suas características e vantagens:

  • Certificado A1: — é instalado diretamente em um computador, só podendo ser utilizado nessa máquina. Sua validade costuma ser de até 1 ano;
  • Certificado A3 — esse formato de Certificado tem como diferencial a sua mobilidade. Ele é instalado em mídias criptográficas móveis, que podem ser transportadas e utilizadas em diferentes locais. Geralmente, a validade desse Certificado é de até 3 anos;
  • Certificado Digital em nuvem — esse é o padrão mais moderno de Certificado Digital. Na prática, ele é instalado em um servidor na nuvem, podendo ser acessado e utilizado via internet, a partir de um smartphone habilitado. Nesse formato, a Soluti oferece uma solução exclusiva, o Bird ID, cuja validade é de até 5 anos.

Frequência de uso do Certificado

Outro fator que precisa ser considerado na hora de optar por um Certificado Digital para MEI é a frequência de uso. É necessário que você avalie se precisa emitir muitas notas ou praticar muitos atos com o uso dessa ferramenta. Do contrário, poderá arcar com custos desnecessários.

Destacamos esse ponto pelo fato de que, hoje, é possível fazer a aquisição de Certificados mais flexíveis, cujo uso se adapta à necessidade do usuário. Exemplo disso é o Certificado em nuvem da Soluti, o Bird ID. Ele pode ser adquirido a partir de diferentes planos, desde aqueles mais simples, com quantidades fixas de assinaturas, até planos ilimitados. Os custos variam e são adequados à realidade de diferentes perfis de usuário.

Autoridade Certificadora

Por fim, antes de adquirir o seu Certificado Digital, é fundamental que você faça uma pesquisa no mercado, indo em busca de um Autoridade Certificadora de renome, devidamente credenciada junto à ICP-Brasil, e que seja capaz de oferecer todo suporte necessário para a emissão ágil e segura do Certificado.

Nesse ponto, é crucial que você não se deixe levar apenas pela questão do preço. É preciso levar em consideração a reputação da empresa, a qualidade e a variedade de soluções oferecidas. Em todos esses quesitos a Soluti se destaca, pois conta com um portfólio amplo de soluções, além de dispor de uma ampla rede de atendimento, pronta para atendê-lo em diferentes localidades.

Por fim, como vimos, o Certificado Digital para MEI é uma ferramenta de grande utilidade. A possibilidade de cumprimento de obrigações fiscais, como a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas, é um dos pontos que motiva a sua aquisição. No entanto, as possibilidades e vantagens dessa moderna ferramenta vão muito além, conforme esclarecemos.

Então, ficaram claras as vantagens de ter um Certificado Digital como MEI? Adote essa tecnologia no seu negócio e comprove todas as facilidades e diferenciais. Entre em contato conosco hoje mesmo e deixe a Soluti ajudar você com as melhores soluções!

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