Especialmente em pequenos negócios, em que a margem para falhas é mais apertada e o orçamento mais enxuto, os processos contábeis são determinantes para o desenvolvimento saudável da empresa. Nesse perfil de empreendimento, cada ação precisa ser friamente calculada e o orçamento deve ser devidamente organizado, de modo que erros de contabilidade não ocorram.
Nesse sentido, desenvolver uma contabilidade eficiente, organizada e estratégica é fundamental para qualquer empresa. Erros em processos dessa natureza podem prejudicar profundamente o negócio, inviabilizando, por exemplo, o custeio das despesas e novos investimentos, além de gerar problemas com o Fisco.
Esse certamente não é o cenário positivo. Por isso, precisa ser evitado a todo custo. Neste artigo, listamos 6 dos principais erros de contabilidade que podem prejudicar as atividades de uma empresa. Continue a leitura e aprenda como evitá-los!
1. Acumular lançamentos por longos períodos
Um dos princípios mais básicos da contabilidade é manter a atualidade e a regularidade dos registros da empresa. No entanto, isso é praticamente impossível de ser colocado em prática quando os profissionais da área, ou mesmo os gestores do negócio, deixam de fazer os lançamentos no tempo certo.
O acúmulo exagerado de lançamentos pode criar graves lacunas nas contas do negócio, gerando um descontrole orçamentário e fiscal, além de um desajuste entre o que os relatórios indicam e o que a real situação da empresa mostra.
O ideal é que cada tipo de evento seja lançado no prazo certo, até para que os relatórios e sistemas de gestão possam indicar a real situação do negócio e auxiliar os gestores no processo de tomada de decisão.
Nesse ponto, é fundamental estar atento aos lançamentos nos livros contábeis, à conciliação bancária, às faturas em aberto, entre outros aspectos financeiros da empresa. Isso traz mais visibilidade, além de minimizar os riscos de atrasos em pagamentos, a insuficiência de caixa e até mesmo as inconsistências com o Fisco.
2. Descartar recibos
Uma boa escrituração contábil é dependente dos registros das movimentações que ocorreram em determinado período. Quando esses registros estão bem documentados, todo o processo de lançamento e escrituração se torna muito mais fluido, prático e livre de dores de cabeça.
Contudo, um erro comum na contabilidade empresarial é descartar os recebidos de movimentações financeiras ou de questões fiscais, eliminando uma das principais fontes de informação para desenvolver a contabilidade da empresa.
Esse tipo de ocorrência, além de causar um grande impacto na produtividade do setor contábil — exigindo mais tempo para averiguar valores, eventos e outros dados —, gera uma certa insegurança para os registros.
No caso de uma auditoria, por exemplo, sem os recibos e outros documentos comprobatórios de pagamentos de débitos, a empresa pode se ver em uma situação complicada, incorrendo em multas, pagamentos duplicados, ou mesmo falta de pagamento.
Muito embora a tecnologia auxilie nesse tipo de processo, a partir da digitalização de documentos, por exemplo, muitos expedientes ainda precisam ser registrados em papel, exigindo a guarda segura por um tempo, até que possam ser descartados sem riscos para a contabilidade.
3. Pensar a curto prazo e não desenvolver um planejamento tributário
Durante muito tempo, a contabilidade empresarial foi vista como um setor burocrático, encarregado apenas de fazer cálculos, emitir guias e efetuar pagamentos. Contudo, com o passar dos anos e com a evolução da tecnologia, a contabilidade se tornou um elemento estratégico dos negócios, especialmente aqueles de menor porte.
Nesse sentido, hoje, é fundamental pensar a contabilidade de uma maneira mais ampla, como um dos pilares que sustentam as atividades da empresa. Porém, esse é justamente um dos erros mais comuns no segmento: focar apenas no agora e nos processos mais burocráticos, deixando de aproveitar expedientes contábeis mais estratégicos, como é o caso do planejamento tributário.
Essa postura mais tradicional prejudica bastante o dia a dia do negócio, pois faz com que se perca oportunidades mais vantajosas do ponto de vista fiscal. O planejamento tributário, processo mais moderno e alinhado aos padrões atuais, é exemplo do que a empresa pode perder por não procurar novas maneiras de inovar na contabilidade.
Esse planejamento é a base para o correto enquadramento tributário do negócio, buscando as melhores condições previstas pela legislação, as quais podem ser aproveitadas pela empresa para reduzir sua carga tributária, receber benefícios e otimizar o seu orçamento.
4. Negligenciar a emissão de notas fiscais
Embora seja um processo relativamente simples na atualidade, devido à forte tendência da automação, muitas empresas ainda negligenciam a emissão de notas fiscais em suas atividades, abrindo margem para uma série de complicações com os órgãos fiscalizatórios.
No mesmo sentido, comuns também são os erros nos processos de emissão de documentos fiscais, como falhas no preenchimento, descrições equivocadas, além de cálculos em desconformidade com a legislação.
Tudo isso pode gerar graves prejuízos para a empresa, sobretudo com o pagamento a mais de tributos, multas por descumprimento de regras e prazos, restrições de diferentes naturezas e até mesmo sanções de cunho penal, que podem expor a imagem do negócio.
Nesse contexto, o ideal mesmo é modernizar os processos contábeis da empresa, investindo em soluções capazes de automatizar o processo de emissão e gestão de documentos fiscais — conforme os próprios órgãos públicos têm incentivado —, simplificando essas atividades e eliminando riscos de erros.
5. Não se adequar à legislação tributária vigente e às suas alterações
Especialmente no Brasil, acompanhar a legislação tributária exige um grande esforço por parte dos profissionais da área contábil. A edição de novas normas e a atualização das já existentes é algo corriqueiro por aqui, o que dificulta bastante o cumprimento rigoroso da legislação.
Talvez por isso, um dos erros de contabilidade mais graves e comuns nas empresas é justamente não se adequar com precisão à legislação vigente. Esse tipo de postura, além de reprovável do ponto de vista legal, causa outros reflexos dentro das empresas.
Um dos efeitos desse não acompanhamento da legislação pode ser o cumprimento equivocado de obrigações, em razão de mudanças na forma. Além disso, é válido lembrar que o Governo está constantemente buscando alternativas para simplificar os processos contábeis das pessoas jurídicas, criando facilidades, novos sistemas e modelos de escrituração.
No entanto, quando não se está a par das inovações legislativas, a empresa pode perder boas oportunidades de simplificar suas rotinas, se adequando a padrões mais modernos, econômicos e ágeis. Evidentemente, isso afeta não só a produtividade do negócio, mas também o seu orçamento, que acaba sendo gasto com processos desatualizados e equivocados.
6. Preencher incorretamente declarações
As declarações são parte do dia a dia de todo e qualquer contador. Essa obrigação acessória está atrelada à contabilidade, visto que grande parte das movimentações das pessoas jurídicas precisam ser informadas ao Fisco no tempo e na forma estabelecidos.
Entretanto, erros no preenchimento de declarações também são situações bastante comuns no dia a dia da contabilidade. Muitas vezes, o desconhecimento a respeito do documento gera essa situação, outras vezes é a falta de apoio tecnológico, que abre margem para que erros ocorram no processo de preenchimento e envio do documento.
Atualmente, com o uso de um Certificado Digital, as empresas podem preencher e encaminhar declarações de maneira online, sem maiores problemas. Instituído em 2007, o Sistema Público de Escrituração (SPED), é exemplo de iniciativa do Governo para informatizar o processo de cumprimento de obrigações acessórias dos contribuintes — como é caso das declarações.
Dessa forma, fica claro que o caminho da inovação é, sem dúvida, um dos mais indicados para que empresas profissionais do segmento contábil reduzam a ocorrência de erros de contabilidade. Com a automação, a digitalização dos processos e o uso do Certificado Digital, o dia a dia da contabilidade certamente se torna mais simples e eficiente, fortalecendo as operações de todo tipo de negócio.
Então, gostou deste artigo? Quer seguir aprendendo mais sobre como otimizar processos no seu escritório? Então, confira as 9 dicas que apresentamos neste post!
