Uma boa estratégia para as organizações que pretendem ampliar os lucros sem repassar aumento de valores aos clientes é enxugar os custos. Mas o que muitos gestores não conseguem perceber é que parte massiva dos gastos não se refere a grandes aspectos da operação, e sim a detalhes. Um dos mais significativos exemplos é a falta de controle no consumo de papel nas empresas.
Já imaginou o quanto de papel seu negócio utiliza diariamente? Leve em consideração que cada pacote de 500 folhas pode custar até R$ 30,00. Esse parece um preço pouco significante quando analisado isoladamente. No entanto, é preciso fazer as contas, pois ao longo de um ano o número se torna muito expressivo.
A boa notícia é que já existem formas de trabalhar que diminuem o consumo de papel. Assim, você economiza e desenvolve com os colaboradores uma consciência de cuidado com o meio ambiente.
Conheça agora algumas boas práticas que reduzem o consumo de papel nas empresas! Boa leitura!
Investir em um projeto de redução de papel nas empresas
Uma ideia muito boa para conseguir reduzir o consumo de papel é incentivar e criar projetos. A impressão de documentos, por exemplo, muitas vezes é feita sem se pensar em sua real necessidade. Diante disso, a elaboração de uma ação com recompensas e metas pode ser extremamente interessante para eliminar esse costume.
Estabeleça alguns critérios, eduque o colaboradores e evidencie os resultados. Dessa forma, todos vão poder acompanhar o cumprimento das metas em tempo real e se sentirão motivados a eliminar de vez os papéis da rotina da empresa.
Utilizar Certificados Digitais
Com a utilização da internet cada vez mais inserida no dia a dia das empresas, já se tornou possível emitir e receber documentos, acessar informações (sigilosas ou não), fechar negócios e realizar várias outras atividades por meio de alguns cliques. Isso confere praticidade e agilidade a inúmeros processos.
O Certificado Digital identifica, por meio de uma forte autenticação, uma pessoa física ou jurídica em transações online. Ou seja, o certificado digital garante autenticidade, controle sobre as informações e total segurança a um arquivo eletrônico. Todos os documentos eletrônicos que são assinados por um certificado digital substituem o papel e têm validade jurídica.
Essa solução se reflete também em economia com papel e impressão, além de diminuir a necessidade de espaço para arquivos físicos e de contratação de funcionários para gestão e emissão dos documentos. Afinal, se todos os documentos, contratos e relatórios são mantidos na tecnologia em nuvem, a empresa passa a operar de forma mais segura, moderna e sustentável.
Atividades como preenchimento dos antigos formulários fiscais em papel, reconhecimento de firmas e encaminhamento de documentos via motoboy são, portanto, substituídos pela praticidade da tramitação eletrônica de documentos, os quais asseguram sua validade graças à certificação digital.
Fazer uso de um certificado digital é o pilar estratégico para reduzir o consumo de papel na empresa, diminuir custos, aumentar a produtividade e dar muito mais agilidade aos seus processos de rotina.
Utilizar assinatura digital
Assinar documentos faz parte da rotina de qualquer empresa. Mas sabia que é possível fazer isso e ao mesmo tempo eliminar o consumo de papel?
O primeiro passo para assinar documentos de forma digital é comparecer a uma autoridade certificadora e obter o Certificado Digital. A partir daí, uma identidade digital única é gerada para o usuário e a validação é garantida pela validação presencial dos documentos.
As vantagens da assinatura digital extrapolam os conceitos de sustentabilidade. O seu empreendimento vai conseguir fechar contratos em questão de minutos e reduzir gastos com cartório, motoboy, serviço postal etc.
Vale ressaltar que o processo de assinatura digital é também simples e seguro. Afinal, cada assinatura permanece vinculada a um certificado digital, o que impede outras pessoas de usarem as suas informações indevidamente.
Apostar na digitalização
Vivemos atualmente em uma era digital. A maior parte das informações que consumimos pode ser feita por meio de vários dispositivos. Então, por que não digitalizar os documentos da empresa?
Muitas organizações ainda não têm esse hábito, no entanto, essa prática pode trazer incontáveis vantagens. Além da redução do uso de papel, a digitalização vai ser responsável por um armazenamento muito mais seguro, evitando a deterioração e a perda de informações importantes.
Arquivar os documentos de forma digital possibilita um fácil acesso aos arquivos, fazendo com que os profissionais se tornem mais produtivos e os processos agilizados. Com essa estratégia, o mercado também passa a olhar para a sua empresa com outros olhos, já que ela se mostrará atenta à evolução do mundo digital.
Emitir nota fiscal eletrônica
A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) foi criada pelo Ministério da Fazenda com o objetivo de substituir a versão impressa. A troca vem ocorrendo aos poucos, mas muitas empresas já estão habituadas a usar essa modalidade de documento fiscal.
A NF-e tem muitos benefícios. Além de economizar no uso de papel, permite agilizar o processo de envio das informações, eliminar os riscos de perda do documento e ainda facilitar a organização interna das informações do cliente.
Sabe-se que todos os estabelecimentos comerciais precisam emitir nota fiscal para os seus clientes. No entanto, a emissão de nota fiscal eletrônica, por se tratar de um sistema relativamente novo, é obrigatória apenas para alguns segmentos. São eles:
- empresas que desenvolvam atividade de transformação, como fábricas e indústrias, e que sejam optantes pelo Simples Nacional ou Lucro Presumido, por exemplo;
- empresas que realizam vendas para pessoas físicas ou jurídicas e que sejam optantes pelo Simples Nacional ou Lucro Presumido.
A medida em que as outras empresas se automatizarem, elas vão poder solicitar a autorização da Sefaz (Secretaria de Estado de Fazenda) para emitirem a nota fiscal eletrônica. É importante frisar que o MEI (Microempreendedor Individual) não é obrigado a emitir NFe, conforme o Protocolo ICMS 10/07.
Se tiver ficado interessado nessa moderna possibilidade, tenha atenção, pois há vários requerimentos e normas para emitir NF-e. Por isso, é fundamental se informar com a Secretaria da Fazenda ou então pelo site oficial do Governo Federal.
Todos têm a consciência de que o mundo digital já se tornou uma realidade no dia a dia das pessoas e das empresas. Então, não perca mais tempo e permita que os processos do seu negócio sejam agilizados, a fim de aumentar a produtividade dos profissionais e garantir a validade jurídica necessária.
E aí, o que você achou deste texto sobre as práticas para reduzir o consumo de papel nas empresas? Ficou interessado e quer fazer uso delas na sua organização? Então, aproveite para entrar em contato com a Soluti e conhecer os nossos serviços agora mesmo!
