Quem nunca remeteu um e-mail corporativo para o destinatário errado? Uma simples situação como essa já implica em constrangimentos. Mas, quando se trata de dados sigilosos em ambientes empresariais, as consequências podem ser desastrosas.
O problema é que a maior parte dos vazamentos de e-mails não decorre da desatenção no envio. Diariamente, somos soterrados por uma diversidade incrível de ameaças à segurança da informação, desde a remessa de mensagens maliciosas de domínios desconhecidos, passando pela própria interceptação de dados na rede. Tudo isso explica o crescimento do e-mail registrado, que deve gradativamente extinguir o hábito de enviar mensagens não criptografadas via correio eletrônico.
Hoje, você vai entender por que integrar certificação digital às contas de e-mails é a medida mais urgente em segurança de dados que sua empresa pode adotar em curto prazo! Confira!
Entenda o que é e-mail registrado
Um e-mail comum não é seguro o bastante para alocar suas mensagens privadas ou segredos corporativos. Afinal, se um plano de negócios cai no conhecimento do concorrente, todo esforço e planejamento de meses é perdido. Além disso, basta que o reenvio de uma senha a um colaborador seja interceptado por um hacker para que a empresa sofra um desfalque repentino em suas finanças.
Não adianta investir em antivírus e em monitoramento da rede se seus e-mails chegarão ao destinatário sem qualquer proteção criptográfica. Vale lembrar que o poder de destruição de um ciberataque costuma ser letal. Segundo pesquisas, 22% das companhias atingidas por ramsomware fecham as portas após o primeiro ataque. Segurança digital é coisa séria e deve começar pela confidencialidade de suas próprias mensagens.
Dá-se o nome de e-mail registrado a todo conteúdo remetido via correio eletrônico que recebe certificação de autenticidade por meio de assinatura digital. Com isso, todos os dados do documento são validados e protegidos contra alterações. Assim como em qualquer arquivo assinado digitalmente, a simples tentativa de adulteração “quebra” a assinatura, reduzindo drasticamente as chances de fraudes.
Em outras palavras, quem recebe o e-mail tem a certeza da autoria do subscritor. Quem remete sabe que seu conteúdo trafegará pela rede sem possibilidade de visualização ou modificações. Além disso, há ainda a rastreabilidade, ou seja, a data, a hora e o computador de onde partiu a mensagem são algumas informações que podem ser levantadas nesse tipo de e-mail (detalhes que, evidentemente, são “invisíveis” em um e-mail comum).
É por todas essas características que um e-mail registrado tem valor jurídico amplo, servindo, inclusive, como prova em lides judiciais.
Situações práticas em que o e-mail registrado faz a diferença
Imagine que você tenha uma imobiliária. Todos os meses, você tem que gastar um valor alto com remessa de ARs via Correios para notificar extrajudicialmente os locatários inadimplentes sobre sua obrigação de quitar os aluguéis devidos, sob pena de adoção das medidas judiciais cabíveis.
Quanto uma administradora de imóveis gasta por ano com remessas via Correios (ARs e Sedex)? Essa necessidade existe porque não adianta remeter um e-mail para o devedor que, em uma futura audiência, alegará que a mensagem não foi verificada ou que, sem perícia, essa notificação expedida por correio eletrônico não tem valor legal. Como a imobiliária prova o contrário?
Perceba que além da proteção contra interceptação, outra vantagem inegável do e-mail registrado é que, com ele, você consegue obter um relatório de abertura da mensagem, evitando alegação posterior de desconhecimento.
Além do exemplo citado (de avisos de cobranças), esse tipo de e-mail é amplamente utilizado para notificar sobre convocações e reuniões, efetivar compra e venda, remeter boletos com garantia de autenticidade e registrar acordos diversos.
Um e-mail registrado, portanto, confere segurança jurídica a acordos extrajudiciais, serve como prova em uma eventual lide judicial, assegura a autoria do documento e impede a fraude ou interceptação das mensagens, garantindo que apenas o destinatário terá acesso ao conteúdo.
Resumo dos benefícios do e-mail registrado
Abaixo, algumas das razões pelas quais sua empresa precisa fortalecer suas políticas de segurança da informação por meio desse e-mail com valor jurídico:
- redução do risco de vazamento de informações por armadilhas da engenharia social;
- garantia de troca de mensagens eletrônicas (evitando extravios ou chegada de arquivos danificados sem que o emissor saiba do problema);
- rastreamento total das mensagens (data de envio, horário, IP do remetente etc.);
- acompanhamento de leitura;
- diminuição dos riscos de recebimento de mensagens falsas;
- possibilidade de eliminação dos custos com correspondências tradicionais;
- maior rapidez na remessa de conteúdos sigilosos ou críticos à empresa (por melhor que seja, nenhum serviço dos Correios consegue remeter um documento em menos de 1 minuto);
- garantia de autoria dos arquivos;
- comunicação mais profissional entre escritórios contábeis e empresas-clientes;
- rapidez na formulação de provas em âmbito judicial (dispensando a necessidade de perícia).
Vantagens de um plataforma de assinatura eletrônica
Uma simples pesquisa nos bancos de dados jurídicos já dá ideia do quanto é comum a falsificação ou violação do sigilo de e-mails. Há alguns anos, um caso de grampo cibernético para fins políticos chocou o país e mostrou a todos que remeter e-mails sem quaisquer recursos de criptografia é deixar sua vida ao sabor da sorte.
No caso das empresas, a confidencialidade se torna fator ainda mais relevante, dado o verdadeiro jogo de xadrez estratégico entre os players do mercado na busca permanente de vantagem competitiva. Um simples vazamento e o prejuízo pode ser letal.
Uma saída ainda mais completa para essa necessidade permanente de proteger dados e garantir autoria é recorrer a uma plataforma de assinatura eletrônica, capaz de integrar diversos meios de tramitação de arquivos e alinhá-los ao seu serviço de e-mail registrado.
Com uma solução em gestão de documentos como essa, pessoas físicas, profissionais liberais e empresas conseguem assinar e compartilhar com segurança atestados, contratos, declarações, diplomas, certidões, laudos, procurações, prontuários médicos e muitos outros documentos.
Como esse tipo de recurso dialoga com desktops, tablets e smartphones, bem como pode ser integrado a serviços de e-mail registrado, com um único fornecedor você poderá proteger integralmente sua empresa de quaisquer violações de conteúdo e dar muito mais rapidez a processos que são burocráticos por essência (como assinatura de contrato). Assine online todos os seus documentos mais críticos!
E por falar em assinatura, se você se interessou por esse tipo de tecnologia de autenticação, assine também nossa newsletter para receber gratuitamente em seu e-mail dicas e conteúdos exclusivos sobre certificação digital, otimização de processos contábeis, mobilidade corporativa e muito mais!
