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Existe uma série de obrigações que faz parte da rotina de empresas e de escritórios de contabilidade. Entre elas, destaca-se a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social — GFIP, cuja criação proporcionou uma forma mais eficiente de recolhimento dos valores do FGTS, além de ter acrescentado informações úteis que comprovam e facilitam o acesso ao tempo de contribuição dos segurados.
Embora a GFIP tenha sido criada há mais de duas décadas, muitos empresários ainda não possuem um controle eficiente quanto aos requisitos relacionados à geração e ao envio da guia, o que pode acabar gerando multas e juros, além de retrabalho nas retificações e, até mesmo, pagamento em duplicidade.
Este artigo responde as principais dúvidas que todo empresário tem sobre o tema. Nele, você irá saber o que é GFIP, quem precisa entregá-la, prazos e as principais dores de cabeça que este documento pode causar. Confira!
O que é GFIP?
A Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) é um documento pelo qual se recolhe o valor do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) de cada trabalhador. Ele contém informações relativas aos contratos de trabalho e aos vínculos empregatícios e de remunerações dos funcionários de uma empresa geradas pelo SEFIP, um aplicativo desenvolvido pela Caixa Econômica Federal com o objetivo de trazer mais segurança e agilidade no recolhimento do Fundo de Garantia.
Criada em 1999, essa guia surgiu em substituição à antiga Guia de Recolhimento do FGTS (FGTS-GRE). A mudança foi feita para que o documento trouxesse novos dados relevantes para a Previdência Social.
Afinal, o que é GFIP e quais são as finalidades do documento?
É por meio do envio da GFIP que o INSS obtém os dados necessários para a atualização do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Em suma, as empresas e pessoas jurídicas devem prestar ao órgão informações relativas aos fatos geradores de contribuições previdenciárias e outros elementos que também fazem parte da base de dados para fins de cálculos e concessão de benefícios previdenciários.
Entre as finalidades do documento, podemos destacar:
- Manter todas as informações sobre toda a jornada dos trabalhadores de uma empresa em um único lugar e, assim, economizar tempo na busca por dados relevantes para a Previdência Social, empresas e funcionários.
- Facilitar o acesso às informações das empresas e dos seus funcionários à Previdência.
- Fazer com que as empresas sejam as responsáveis em comprovar o tempo de contribuição e salários recebidos, e, assim, retirar essa obrigação do trabalhador.
- Permitir a individualização do recebimento de valores recolhidos ao FGTS, ou seja, as empresas poderão depositar separadamente os valores relativos às contas vinculadas de cada funcionário.
- Contribuir para que os funcionários não corram riscos se precisarem levantar todos os dados necessários para estar assegurado e ter acesso aos benefícios previdenciários.
A GFPI é relevante para confirmar todas as remunerações recebidas pelos funcionários, enquanto estes tenham prestado serviço para uma empresa. A guia também é importante para comprovar o tempo total de contribuição de cada empregado.
Vale ressaltar que a guia otimiza processos e traz mais praticidade e organização no momento de requisitar tais informações trabalhistas.
Quem precisa entregar a GFIP?
Pessoas físicas e jurídicas, que recolham o Fundo de Garantia ou prestam informações sobre a remuneração dos seus empregados, vínculos empregatícios e movimentações de seus funcionários junto a Previdência Social são obrigadas a apresentar a GFIP.
É importante ressaltar que, ainda que não haja recolhimento do FGTS, é obrigatória a entrega da guia, que, neste caso, será declaratória e deverá trazer todas as informações cadastrais e financeiras relevantes para a Previdência.
No caso de empresas inativas, inadimplentes ou sem movimento, a GFIP deve ser encaminhada pelo menos uma vez ao ano, a fim de informar a situação na qual se encontram e, assim, atualizar os dados cadastrais e evitar a geração de multas.
As empresas que não estão pagando seus encargos em dia também devem, obrigatoriamente, entregar a GFIP. Nessa situação, a empresa é considerada inadimplente pelo INSS e não sonegadora, como no caso das empresas que não entregam a declaração ou não pagam os encargos.
Quando preciso entregar?
A GFIP deve ser recolhida ou enviada, obrigatoriamente, pelo canal Conectividade Social até o dia 7 do mês subsequente em que a remuneração foi paga (ou creditada), conforme o Art.15, da Lei 8.036/1990. A guia deve ser recolhida também nos casos quando se tornou devida ao empregado ou ocorreu outro fato gerador relativo a contribuição para a Previdência Social.
Se a entrega da guia envolver recolhimento do FGTS, ela deverá ser feita com antecedência mínima de dois dias úteis da data de vencimento. Já no caso do arquivo referente ao 13º salário, a GFIP deverá ser transmitida até o dia 31 de janeiro do ano seguinte.
No caso de não haver expediente bancário na data limite, é necessário antecipar a entrega para o dia útil anterior.
Por que a GFIP pode trazer tanta dor de cabeça para o empresário?
O empresário que enviar a GFIP depois do prazo, apresentá-la com erros – sejam eles omissões ou incorreções, ou mesmo deixar de apresentar a guia, estará sujeito às multas previstas na Lei nº 8.212/1991.
O atraso na entrega da guia gera uma multa de 2% sobre o valor total das contribuições informadas para o mês-calendário. Essas contribuições não devem ultrapassar o total de 20%, nem o mínimo de R$ 200 para quando houver fator gerador, e de R$ 500 para GFIP com movimento.
É importante destacar que se a pessoa física ou jurídica for autuada com multa por atraso na entrega da GFIP, esta deverá impugnar ou recolher o crédito tributário em um prazo de 30 dias, contados a partir do momento da ciência da infração. O pagamento da multa deverá ser efetuado por meio de DARF, empregando o código de receita 1107.
A pessoa física ou jurídica que foi autuada e realizou o pagamento dentro de 30 dias depois de recebida a multa têm 50% de desconto no valor a ser pago. Caso o pedido seja feito até 30 dias depois, o contribuinte consegue abater 40% de desconto no pagamento.
Se a multa por atraso na entrega da guia não for paga dentro do prazo, a empresa será impedida de emitir a Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União.
Também é importante dizer que o pagamento da multa não anula a falta da GFIP, assim, o empresário permanece impedido de obter a Certidão Negativa de Débito (CND), além de ter o nome da empresa incluído na Dívida Ativa da União.
Por que é tão importante saber o que é GFIP?
Em suma, a guia facilita a vida da empresa, permitindo que o empresário consiga cumprir suas obrigações referentes ao FGTS de uma forma muito rápida e prática.
O conteúdo de hoje foi útil para você entender o que é GFIP e a sua importância? Conte nos comentários!
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