Organizar e estruturar os processos de uma empresa pode ser uma tarefa mais difícil do que parece. Quanto mais setores, integrações e etapas estiverem envolvidas no trabalho realizado em um negócio, mais complexo são seus processos e maior a quantidade de informações geradas por eles. Mas, para auxiliar nessa responsabilidade tão importante, existe o chamado workflow.
Traduzido ao pé da letra, o termo em inglês workflow significa “fluxo de trabalho”, mas o mais comum é que essa palavra seja utilizada no meio corporativo para se referir às soluções de automatização que podem simplificar e otimizar o operacional e os resultados de uma empresa.
Neste artigo, explicaremos melhor o que é o workflow, como ele pode ser utilizado e quais são os seus benefícios. Confira!
Afinal, o que é o workflow?
Em linhas gerais, o workflow é o nome dado a um tipo de software que organiza a estruturação de processos da empresa e automatiza parte das responsabilidades, além da própria técnica de descrever e ordenar esses fluxos de trabalho.
O workflow é uma ferramenta que centraliza as informações de diversos processos de trabalho e funciona como uma espécie de guia automatizado para a geração de valor na empresa, quebrando processos complexos em tarefas menores e individuais. Ele usualmente está integrado a um ERP — sigla para Enterprise Resource Planning, uma categoria de software robusto que integra todos dados e a estrutura de processos de uma empresa em um único sistema.
Com o workflow, todos os colaboradores envolvidos em uma atividade qualquer podem acessar uma plataforma para entender como o seu trabalho contribui para um objetivo maior e o que deve ser realizado quando chegar sua hora de entrar em ação. Além disso, a ferramenta facilita o acompanhamento e monitoramento por parte da gestão.
Outra característica do workflow é a automatização do fluxo: o ordenamento das tarefas, a integração entre setores e algumas regras — como o tempo de execução dos processos — são responsabilidades assumidas pelo software, que garante uma execução sem falhas e sem perdas de informações quando uma atividade troca de mãos.Um exemplo de processo automatizado pelo workflow seria a concretização da venda de um automóvel em uma concessionária. Uma vez que o cliente decide pela compra, o vendedor insere os dados da transação no sistema e cada um dos setores afetados, como o financeiro, a expedição e outros ficam cientes das tarefas que devem realizar para concluir a venda e como elas devem ser feitas.
Todos os tipos de responsabilidade ficam descritos no sistema, assim como a ordem em que as atividades precisam ser executadas. Se a entrega do automóvel só pode ser feita ao cliente depois de uma verificação final do time de manutenção, por exemplo, a equipe responsável por isso só será acionada quando quem revisar o carro concluir sua parte no trabalho.
Essa automatização permite mais velocidade na execução do trabalho, confiabilidade na estrutura e, consequentemente, gastos menores com a parte de processos da empresa, ao mesmo tempo em que a produtividade é aprimorada.
Como utilizar o workflow na empresa?
Antes de começar a pensar na parte técnica da implementação do workflow no negócio, é importante avaliar o que é realizado para gerar valor no negócio. Em qualquer gestão, é fundamental a estruturação do processo, que envolve a descrição detalhada de como ele é feito, suas entradas e saídas e como ele se encaixa no fluxo de trabalho da empresa.
Isso pode ser feito com uma análise cuidadosa das atividades realizadas e é essencial para a implementação eficiente da ferramenta de workflow. Com a estruturação dos processos, fica mais fácil entender quais etapas e responsabilidades podem ser automatizadas pelo sistema e assim aproveitar ao máximo o potencial dessa tecnologia.
Uma vez que os processos estão estruturados, é hora de escolher uma solução para o workflow. A dica aqui é utilizar uma ferramenta que possa ser integrada ao ERP já utilizado pela empresa, reduzindo o atrito e a curva de aprendizado dos colaboradores. Entre as opções mais conhecidas do mercado se destacam: KiSSFLOW, bpm’online studio, Nintex, Zapier e ProWorkflow, cada um com características e funcionalidades únicas.
Por fim, basta desenvolver o modelo de fluxo de trabalho no workflow, descrevendo os processos no sistema e detalhando de forma planejada em que ponto cada tarefa se encaixa na estrutura de geração de valor do negócio.
É interessante que todos participem desse processo de implementação do workflow, não apenas os gestores. Muitas vezes, o operacional já conta com meios eficientes de realização do trabalho e que ainda não estão documentados, os quais podem transformar o planejamento feito até o momento.
Quais as vantagens em adotar o workflow?
A primeira e principal vantagem em adotar o workflow é a possibilidade de gerenciar melhor os processos da empresa e evitar qualquer gasto extra ou erro causado por desorganização. Como o sistema automatiza responsabilidades repetitivas e estrutura o fluxo de trabalho e geração de valor, as falhas e custos são minimizadas. Além disso, o workflow também é importante para o monitoramento e transparência das atividades realizadas na empresa. Com a ferramenta, é possível enxergar com clareza o que é feito em cada etapa do processo e como está a performance do time, permitindo ajustes mais precisos no sistema de trabalho por parte da gestão.
E como o workflow reúne em um único ambiente todo tipo de informação necessária para execução das tarefas de um projeto, ele também preserva o conhecimento da organização, evitando que técnicas e formas de realização do trabalho sejam perdidas quando um colaborador se desliga, por exemplo.
Esse sistema robusto também ajuda na comunicação e troca de informações sobre tudo que é realizado na empresa. A centralização faz com que o workflow se torne uma referência natural a ser consultada, evitando tempo e gastos com e-mails, reuniões e telefonemas desnecessários.
Em vez de parar o trabalho de um colega para tirar uma dúvida, um colaborador pode simplesmente acessar o sistema e conferir tudo que é relevante sobre o processo. Dessa forma, a produtividade da equipe é maximizada.
Portanto, o workflow é uma ferramenta que deixa a estrutura de trabalho mais organizada e enxuta, reduzindo gastos e desperdícios e facilitando a integração entre áreas diferentes que trabalhem em um mesmo processo de geração de valor.
Agora que você já sabe o que é workflow e como ele pode ser utilizado para potencializar os resultados da sua empresa, que tal compartilhar esse conhecimento com seus amigos no Facebook?
