Para respeitar o isolamento social, necessário em virtude da pandemia, muitas áreas precisaram migrar com rapidez e segurança a possibilidade de atuação em formato virtual. A legislação, por exemplo, teve que se ajustar e definir condições para a realização de algumas obrigatoriedades no formato digital — como é o caso da Assembleia Digital.
Faz parte da rotina do gerenciamento de instituições financeiras, como bancos, associações financeiras e fundos de investimento, a realização de tempos em tempos de Assembleias. O evento reúne acionistas, associados e sócios para tratar sobre assuntos de interesse comum.
A boa notícia é que, agora, é possível realizar as Assembleias em formatos Digitais, estruturando o processo de forma eficiente e segura. Continue a leitura e saiba mais sobre essa inovação.
Afinal, o que são Assembleias Digitais?
A Assembleia Digital se tornou uma realidade para diferentes setores. Muitos adotaram 100% esse modelo e outros definiram um sistema híbrido, em que cooperados, associados e acionistas podem participar e votar tanto presencialmente quanto a distância.
Inclusive, as plataformas para a realização virtual das Assembleias se mostram estratégicas para as instituições financeiras, por exemplo. Elas melhoram os fluxos no backoffice, gerando uma redução nos custos, ganhos em produtividade e drástica redução do retrabalho.
Para entender o que a legislação prevê em relação aos votos a distância e Assembleia Digital, no mercado financeiro, clique aqui.
Como a Assembleia Digital funciona?
Realizada exclusivamente no formato virtual, essa reunião é considerada como se fosse feita na sede da empresa. Com isso, as Assembleias exclusivamente digitais são aquelas nas quais os acionistas estão presentes apenas virtualmente, votando de forma remota e apenas por meio de sistemas eletrônicos.
Além disso, há também a possibilidade de as Assembleias serem parcialmente digitais. Nesse formato de estrutura, os participantes podem votar e participar presencialmente ou de forma remota, ficando à critério dos mesmos a decisão do melhor meio.
Quando as Assembleias são realizadas de forma remota, parcial ou totalmente, as instituições precisam, entre outros aspectos:
- Compartilhar as informações completas sobre a reunião para que os acionistas acessem e saibam utilizar o sistema online;
- Confirmar que o sistema eletrônico utilizado irá registrar a presença, bem como os votos dos presentes;
- Garantir a assinatura da ata pelo presidente da mesa e o secretário por meio de Certificação Digital.
As plataformas de Assembleia Digital, como a desenvolvida pela Soluti, são ativamente articuladas e responsivas a outros sistemas, centralizando documentos como Editais de convocação, votos dos acionistas e Atas assembleares.
Assim, o backoffice passa a ter os dados e históricos das Assembleias de maneira que estejam sempre seguros, atualizados e completos.
De forma complementar, vale destacar que a plataforma é desenvolvida em atenção à regulamentação do Banco Central (Bacen) e o disposto pela Comissão de Valores Mobiliários (CVM), além de observar a legislação pertinente às instituições financeiras.
Assembleia digital em 5 passos
Realize a Assembleia Digital em 5 etapas simples, conforme abaixo:
- Cadastre a sua Assembleia;
- Convoque os acionistas, fazendo a integração do evento à agenda e os notificando por e-mail;
- Realize virtualmente sua Assembleia;
- Registre e apure digitalmente os votos;
- Faça o mapa de votos e finalize o seu evento.
Por que investir em uma plataforma de Assembleia Digital?
Junto ao crescente desenvolvimento de tecnologias para o setor financeiro, as plataformas para a Junto ao crescente desenvolvimento de tecnologias para o setor financeiro, as plataformas para a realização de Assembleias virtuais se mostram estratégicas para as instituições. Afinal, elas oferecem melhorias aos fluxos do backoffice, otimizando as entregas do setor com ganhos de produtividade e assertividade.
Sendo assim, as plataformas de Assembleia Digital, como a desenvolvida pela Soluti, atuam estrategicamente na relação instituição-acionistas. Afinal, a solução oportuniza uma melhor experiência para todos, ao aperfeiçoar o processo assemblear.
Quais os benefícios da solução para as instituições financeiras?
Com a possibilidade de ser realizada no formato virtual, as Assembleias se transformaram em reuniões mais ágeis. Isso se alinha a um novo perfil de acionistas, que estão cada vez mais conectados e que buscam pela experiência virtual.
Aliás, segurança e conectividade são termos-chave no que tange à realização virtual das Assembleias. A plataforma de Assembleia Digital, desenvolvida pela Soluti, possui criptografia em todas as suas etapas, garantindo a segurança das informações, votos e documentos.
Ela também se integra a outros sistemas, permitindo a centralização dos documentos e votos em um único ambiente, de forma segura e intuitiva. Ampliando o rol de vantagens, a solução contribui para:
Maior participação
Esse tipo de encontro atrai um perfil de acionista que não quer se submeter a deslocamentos e prioriza os eventos virtuais, tanto por logística, quanto por uma maior facilidade de participação.
Já a instituição financeira, vê no formato digital uma oportunidade de reunir um número maior de acionistas, sem a necessidade de espaço físico.
Flexibilidade
Como é uma plataforma online, que passa por um processo constante de atualizações e de melhorias contínuas, a solução consegue atender e adequar-se ao perfil de cada instituição. Além de poder adaptar-se a mudanças mais rapidamente.
Comunicação
Por meio de uma plataforma online, a comunicação se torna muito mais assertiva entre investidores e instituições, visto que ela chega mais rapidamente a todos, de forma igualitária e mitigando ruídos.
Segurança
Utilizando uma plataforma confiável, é possível manter todas as informações protegidas. Além disso, como a Assembleia é Digital, é possível centralizar a documentação com transparência, contando com a segurança criptográfica.
Maior transparência e confiabilidade
A soma de todos os fatores acima culminam numa maior transparência em todas as fases do processo. Afinal, quem participa pode ter acesso às Atas, debates e mapa de votos, dirimindo inconsistências ou dúvidas.
Assim, o que se nota é conjunto expressivo de vantagens para as instituições que adotam a Assembleia Digital.
