Em tempos de transformação digital, trabalhar com base em sistemas informatizados, documentos digitais e softwares, por exemplo, é o que garante uma atuação empresarial íntegra, ágil e principalmente competitiva.
O fato é que a inovação há tempos deixou de ser apenas um diferencial nas empresas para ocupar a posição de verdadeira necessidade. Hoje, com a competitividade que marca o mercado, não dá mais para perder tempo e produtividade em razão de burocracia, lentidão e defasagem nos processos.
Nesse sentido, cada vez mais as empresas dependem de soluções inovadoras para otimizar suas atividades, reforçar o compliance e atingir a máxima eficiência.
Sendo assim, com o intuito de ajudar você a inovar na rotina da sua empresa, preparamos este post para esclarecer sobre a relevância e diferencial dos documentos digitais, pontuando também sobre a validade jurídica desse modelo de gestão. Acompanhe!
O que são os documentos digitais?
Em meio aos inúmeros processos burocráticos que perfazem a rotina de um empreendimento, a gestão de documentos desponta como uma das mais importantes quando o assunto é a regularidade, organização e segurança das atividades.
É indiscutível a importância que gerir bem as informações da empresa, sejam elas referentes aos clientes, serviços ou transações, tem para o sucesso empresarial. Logo, manter os registros bem estruturados e uma metodologia de comunicação de dados eficiente é fundamental para que falhas não ocorram.
Os documentos digitais, nesse contexto, despontam como alternativas mais eficientes e modernas para o registro de transações, reforço na confiabilidade e, especialmente, para a garantia da validade jurídica de tudo aquilo que é atestado mediante a sua utilização.
Assim sendo, os documentos digitais podem ser entendidos como um formato mais robusto e atualizado dos documentos, o qual elimina a necessidade de utilização de papel e expedientes manuais de validação, como é o caso da autenticação em cartório e reconhecimento de firma.
No modelo digital, os documentos têm uma roupagem informatizada, na qual a comunicação acontece, na maior parte dos casos, por meios online, embora haja a possibilidade de documentos digitais serem gerados e assinados offline.
Quanto ao quesito validade, é importante destacar que documentos digitais, quando assinados por meio de um certificado digital recebem uma série de atributos e garantias importantes, como comprovação de autenticidade e irrefutabilidade, o que garante a eles a mesma validade jurídica de documentos tradicionais, como os impressos.
Quais as vantagens desse modelo?
A utilização de documentos em formato eletrônico vem crescendo continuamente nos últimos anos. Tanto as pessoas físicas, que dependem da validação de documentos, quanto as pessoas jurídicas, que lidam com altas demandas relacionadas a contratos e transações, estão se beneficiando do formato digital para otimizar o fluxo de comunicação em seus negócios e desburocratizar a gestão de documentos.
Nesse contexto, a substituição de expedientes manuais e baseados na utilização de papel por soluções automatizadas e apoiadas na tecnologia da informação oferece uma série de vantagens para as companhias. Vejamos a seguir alguns exemplos.
Redução de custos
Um dos traços mais marcantes da adoção do modelo de documentos digitais é a redução de custos experimentada pela empresa.
Em geral, a simplificação do gerenciamento dos documentos e a facilidade que se tem para validá-los mediante o uso de certificação digital reduz significativamente a necessidade de serviços de cartórios e o despesa com taxas. Da mesma forma, passam a ser dispensáveis as infraestruturas físicas para armazenamento de papel.
Otimização na gestão
Como pontuado no tópico anterior, um dos benefícios dos documentos digitais é a redução do uso de papel. Por si só, essa mudança melhora bastante a gestão de documentos da empresa, uma vez que o formato digital, além de deter uma incontestável validade jurídica, otimiza sobremaneira o envio, o recebimento, o arquivamento e eventuais pesquisas para acessá-los, caso necessário.
Qual a validade jurídica dos documentos digitais?
A resposta para esse questionamento é bastante simples: a validade jurídica de um documento digital é exatamente a mesma de um documento impresso, assinado a mão ou autenticado em cartório.
O Brasil, acompanhando as tendências de digitalização dos serviços, criou, em 2001, a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), uma cadeia hierárquica de confiança que possibilita a emissão de certificados digitais para a identificação de pessoas físicas e jurídicas em meio eletrônico.
A criação dessa infraestrutura, por meio da Medida Provisória nº 2.200/2001, reforçou ainda mais a validade de documentos e operações realizadas em ambientes virtuais. Porém, para que isso seja possível, como já citado, a utilização de certificados e assinaturas digitais para a identificação do cidadão é imprescindível, pois são os elementos responsáveis por garantir toda a regularidade e credibilidade do processo.
Entenda melhor sobre cada uma dessas ferramentas de validação.
Certificado digital
O Certificado Digital é o documento eletrônico que se encarrega de identificar e gerar a assinatura digital do seu portador. De maneira simplificada, ele funciona como uma identidade digital, emitida para diferentes usos, podendo ser utilizada por pessoas físicas e também por pessoas jurídicas.
O Certificado Digital para Pessoa Jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) é um documento eletrônico que representa todo tipo de empresa em atos praticados por meio digital. Esse certificado é emitido por uma Autoridade Certificadora, podendo ser do tipo A1, que fica armazenado no computador, ou do tipo A3, instalado e utilizado em mídias físicas, como o Token ou Smart Card.
Existe também o Certificado Digital para Pessoa Física (conhecido como e-CPF ou e-PF), o qual pode ser utilizado por qualquer pessoa com cadastro ativo na Receita Federal e que forneça um documento oficial de identificação com foto — RG, CNH etc.
O e-CPF já faz parte da rotina de muitas pessoas e profissionais liberais. Isso porque a ferramenta traz mais praticidade, agilidade e redução de custos para os processos.
Assinatura digital
Conforme o próprio nome indica, a assinatura digital nada mais é do que uma forma de assinar qualquer documento em formato eletrônico. Ela possui total integridade e validade jurídica, equivalendo para todos os efeitos a uma assinatura manuscrita com firma reconhecida em cartório.
A assinatura digital é o tipo mais avançado e seguro de assinatura eletrônica. A partir do cumprimento de exigências legais e regulatórias, elas oferecem um alto nível de confiabilidade em relação à identidade de cada signatário, bem como dos documentos que eles assinam.
A partir de uma identidade digital exclusiva, baseada em um certificado emitido por uma autoridade certificadora, o documento é digitalmente assinado, atribuindo a titularidade exclusivamente ao signatário. Vale mencionar, ainda, que a criptografia é utilizada no procedimento e pode ser confirmado por meio da infraestrutura de chaves públicas (ICP).
Por fim, como foi possível perceber, os documentos digitais além de serem uma realidade cada vez mais presente na rotina das empresas, estão muito mais alinhados aos padrões e demandas do mercado. Com a mesma validade jurídica de métodos tradicionais, mas com muito mais praticidade, segurança e economia — tanto de tempo quanto de recursos — o modelo de gestão digital de documentos desponta como uma das melhores alternativas para otimizar esse importante expediente no seu negócio.
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