Gestão de documentos: o que é e por que implementar?

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Em uma era em que tanto se fala em investir em ferramentas digitais para alcançar o sucesso corporativo, é surpreendente que muitas empresas ainda não possuam sequer uma política inteligente de gestão de documentos. Até mesmo porque isso pode resultar em perda de negócios, insatisfação de clientes e uma série de problemas junto ao Fisco.

Como a legislação exige o armazenamento de arquivos por longos anos (como o CAGED, que deve ser mantido na empresa por incríveis 36 anos), o custo do armazenamento de documentos acaba sendo muito alto. Locação de salas, contratação de equipe administrativa e custos com impressões geram prejuízos e impactam silenciosamente o faturamento de inúmeras organizações.

Neste post, você vai entender por que estabelecer um plano de ações em gestão de documentos é urgente para melhorar os números de sua empresa! Confira!

Por que fazer a gestão de documentos?

Na era dos negócios digitais, é inquestionável: o que diferencia uma empresa de sucesso de uma estagnada é a capacidade de gerir informações com eficiência, a fim de transformar simples dados brutos em insights gerenciais. Com mais informação, torna-se possível modernizar produtos, adequar serviços ao gosto do consumidor ou fazer a empresa ficar mais enxuta e mais barata, sem perder a eficiência, dentro das regras de compliance e mantendo a validade jurídica dos processos.

Nesse contexto, as estatísticas de uso de serviços dos clientes são fundamentais para a área de marketing elaborar um plano de comunicação eficaz. Da mesma forma, se bem organizados, os dados financeiros podem indicar se a empresa está caminhando na direção correta em suas políticas de investimentos.

Já as informações contábeis precisam ser mantidas na guarda da empresa para sinalizar transparência a investidores e evitar sanções fiscais. A gestão de documentos é um conjunto de práticas que permitem a produção, a tramitação, o uso e a manutenção inteligente de documentos fundamentais para as empresas e órgãos públicos.

Por isso, com tais procedimentos, a companhia reduz custos, ganha agilidade nos processos, diminui o volume de retrabalhos e erros, além de tornar a corporação mais eficiente e livre de sanções fiscais.

Seu capital de giro está escorrendo por entre os dedos?

Para deixar mais claro o quanto pode ser perigoso para a empresa ignorar a gestão de dados, vamos a algumas estatísticas bastante elucidativas da PwC sobre o tema:

  • as organizações perdem, em média, um mês do ano apenas tentando localizar informações, em virtude de armazenamento inadequado;
  • os colaboradores gastam de 5% a 15% do tempo lendo informações, mas até 50% buscando-as nos arquivos das empresas ou em seus servidores;
  • estimativas indicam que cerca de 66% dos arquivos armazenados pelas corporações poderiam ser eliminados (por ser obsoletos);
  • o custo médio para arquivar um documento é de US$20.00, já para encontrá-lo, de US$120.00. Se a necessidade for recriá-lo, o valor sobe para US$220.00;
  • os arquivos físicos levam as empresas a gastar muito com impressões e digitalizações: em média, um arquivo é xerocado e impresso 19 vezes, sendo que quase 40% dessas impressões poderiam ser evitadas.

Por fim, outro dado importante: um estudo do IDC, feito em 2017, revelou que 75% das empresas deixam de fazer negócios por dados atrasados. Ou seja, talvez seu negócio esteja perdendo espaço no mercado por não realizar a administração de informações de forma veloz.

Como fazer uma gestão de documentos eficiente?

Uma vez consciente do problema, é hora de definir um plano de ação para tornar sua empresa mais ágil, menos suscetível a extravios e alinhada com o universo digital. Apresentamos, a seguir, algumas medidas básicas a serem adotadas.

Crie um sistema de controle documental

Sobre essa questão, o primeiro entrave é que não existe uma lei que agregue toda a tabela de temporalidade de documentos fiscais e contábeis. Ou seja, é possível encontrar determinações espalhadas por diversas legislações.

Por isso, pesquise a tabela de temporalidade dos documentos mais importantes para o seu segmento. Você pode conferir alguns exemplos neste link, mas o ideal é fazer uma ampla pesquisa, uma vez que cada área tem seus próprios documentos críticos.

Estabeleça categorias

Seja no meio físico, seja no digital, o arquivamento deve ser feito para que suas informações sejam localizadas com o máximo de rapidez. Você pode, por exemplo, destinar uma pasta para cada cliente, subdividindo-a entre os vários processos existentes.

No caso de arquivos físicos, o ideal é separar um dia para empreender uma força-tarefa visando à otimização da gestão de documentos na empresa. Isso inclui substituir pastas suspensas por pendulares, trocar pastas danificadas, reimprimir etiquetas com nomeações padronizadas e alinhar as pastas por ordem alfabética.

Determine um marco de migração para o ambiente virtual

Diariamente, o mundo produz 2,5 quintilhões de bytes. Nas empresas, esse imenso volume de informações digitais coexiste com outros métodos de alocação de dados (como os documentos em papel), o que torna ainda mais confuso o ato de recuperar e catalogar arquivos.

Nesse contexto, a melhor forma de gerenciar seu acervo documental é estabelecer um ponto de partida para a digitalização total dos arquivos físicos existentes. A partir desse marco, eles passarão a ser manuseados apenas em ambiente virtual, juntamente aos arquivos que já tramitam de forma exclusivamente eletrônica (como NF-e e CT-e).

Esse novo ambiente “paperless” (sem papel) significa responsabilidade socioambiental, rapidez na localização de arquivos (por ferramentas computacionais de busca), fim dos extravios e maior segurança no acesso das informações essenciais à empresa.

Adote a Assinatura Digital como meio exclusivo de autenticação de documentos

Nesse cenário de racionalização da gestão de documentos, inserir a Certificação Digital no dia a dia de todos os seus colaboradores é fundamental. O Certificado Digital é um arquivo eletrônico armazenado em um token ou em um Smart Card, gerado por uma Autoridade Certificadora, que permite que pessoas físicas ou jurídicas assinem digitalmente contratos, recibos, notas fiscais, petições no PJ-e etc.

Diferentemente de outras assinaturas eletrônicas, a Assinatura Digital é criada mediante um conjunto de operações matemáticas e criptográficas aplicadas exclusivamente sobre cada arquivo, inviabilizando fraudes e conferindo enorme rapidez no fechamento de operações. Nesse sistema, um contrato que levava 15 dias para ser assinado manualmente por diversos envolvidos pode ser ratificado em poucos minutos, por meio da Autenticação Digital.

Quais os 5 erros na gestão de documentos que você deve evitar?

Como foi possível perceber, o tema gestão de documentos tem uma relevância bastante grande no cenário empresarial. Sobretudo, em um momento em que os dados e informações são tidos como ativos valiosos para as empresas, compor processos mais organizados, ágeis e seguros pode viabilizar o uso estratégico de todo esse acervo informativo, gerando resultados ainda mais promissores aos negócios.

No entanto, mesmo diante do movimento de digitalização dos serviços e processos, muitas empresas ainda perdem tempo, dinheiro e competitividade em razão da má gestão dos seus documentos. Nesse sentido, erros ainda são cometidos na execução dessa importante tarefa, ocasionando perdas significativas.

Diante disso, a seguir, listamos 5 erros que devem ser evitados na gestão de documentos — especialmente, a partir de agora, com a entrada em vigor da LGPD. Confira!

1. Não ter uma política sólida de gestão de documentos

A padronização de processos é um ponto elementar para o sucesso da gestão de documentos. Por isso, desenvolver uma política rígida em relação ao uso, guarda, acesso e compartilhamento de documentos é primordial — o que nem sempre é feito pelas empresas.

Esse erro pode dar margem a uma série de problemas, como desorganização, fragilidade na segurança e ausência de critérios para gerir os dados e informações em seus diferentes formatos. Logo, lentidão, extravios e rupturas à integridade dos documentos podem se tornar mais comuns, prejudicando o negócio.

Nesse sentido, ações como definição de níveis de sigilo e proteção das informações são necessárias. Da mesma forma, limitar o acesso a determinados arquivos, estabelecendo regras, também faz parte de uma boa política de gestão e segurança de documentos. Não se ater a tais pontos é um grande erro.

2. Não categorizar a papelada

Uma das razões de ser da gestão de documentos é, justamente, promover a organização de todo o acervo documental da empresa. Em negócios em que se lida com um grande volume de arquivos, esse é um ponto ainda mais relevante.

Nesse contexto, muitas empresas erram ao não categorizar seus documentos ou ao fazer isso de maneira ineficiente. O resultado, então, são problemas de organização, duplicidade de documentos, dificuldade para acessá-los e perda de tempo — principalmente, quando se trata de arquivos físicos.

Daí a importância de se fazer a categorização de tudo aquilo que é armazenado. Assim, é fundamental que os critérios de separação estejam em conformidade com a complexidade e necessidade do negócio, evitando-se burocracia desnecessária e improdutividade no manuseio dos documentos.

3. Não garantir mais segurança com a nuvem

A depender do segmento em que se atua, segurança pode ser um ponto mais ou menos sensível, mas sempre será um fator essencial. Nesse quesito, é um erro não inovar na gestão de documentos com o intuito de torná-la mais eficiente e protegida.

Com a vigência da LGPD, a responsabilidade sobre dados, documentos e informações de terceiros, por exemplo, passa a ter um valor ainda maior, exigindo rigidez das empresas na hora de tratar informações.

Assim, uma alternativa para reforçar a segurança da gestão de documentos é a computação em nuvem. Com documentos eletrônicos armazenados fora da empresa, em servidores dos fornecedores desse serviço, é possível garantir muito mais disponibilidade, robustez e proteção às informações.

Hoje, o modelo de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) baseado na nuvem oferece mais flexibilidade às empresas, permitindo ajustes no volume e nos custos do serviço. Além disso, possibilita que negócios, principalmente os pequenos, tenham acesso a uma infraestrutura de ponta, dotada dos mais avançados protocolos de segurança e gerenciado por profissionais especializados, sem a necessidade de grandes investimentos.

4. Não usar documentos eletrônicos

Em um contexto de operações empresariais mais descentralizadas, o uso de documentos em formato físico não condiz mais com a necessidade de muitas empresas. Por exemplo, esse formato dificulta a assinatura de contratos, o fechamento de vendas remotas, além de aumentar os custos do negócio.

Assim, outro erro cometido no meio corporativo em relação à gestão de documentos é não usar arquivos eletrônicos, os quais são mais fáceis de se enviar e receber, são acessíveis em qualquer lugar e hora, além de exigir uma gestão muito mais simples, que dispensa o uso do papel, complexas infraestruturas de armazenamento interno, pessoal e espaço físico.

5. Não sincronizar dados

Os documentos têm uma grande importância na execução dos mais variados processos empresariais. Por essa razão, é muito comum que eles tenham que circular por diferentes setores, profissionais e até unidades da empresa.

Assim, outro erro na gestão de documentos é não promover a sincronização dos arquivos e informações, mantendo-os acessíveis a todos aqueles que deles necessitam. Certamente, quando os documentos estão em formato eletrônico, armazenados na nuvem, essa sincronização se torna muito mais ágil e simples.

Em poucos segundos, por exemplo, é possível subir um contrato para a nuvem, fazendo com que ele fique disponível para todos que tenham acesso à plataforma ou ao banco de dados. Na prática, essa simples ação pode tornar as atividades da empresa mais integradas, com acesso a uma mesma base de dados.

Como a Assine Online pode ajudar nesse sentido?

A Assine Online é a plataforma de assinaturas da Soluti, um serviço moderno e inovador que tem como objetivo promover a desburocratização e a transformação digital da gestão de documentos da sua empresa.

A partir dessa ferramenta, a Soluti simplifica e moderniza todo o processo de assinatura e manuseio de documentos em formato eletrônico, agilizando tarefas, aumentado a segurança e colocando você e a sua empresa em conformidade com os padrões atuais.

Com a Assine Online, é possível efetivar a assinatura de documentos digitais, conferindo total validade jurídica a eles, de acordo com os regramentos dispostos na MP nº 2.200-2/2001. Além disso, a plataforma viabiliza a assinatura de contratos, o envio e recebimento de arquivos e total controle sobre essas ações. Com isso, é possível agilizar vendas e negociações, de forma totalmente online.

Por fim, a Assine Online é a solução que a sua empresa precisa para implementar ou otimizar a gestão de documentos, tendo a mobilidade, a economia e a simplicidade como principais diferenciais. Então, se o objetivo é compor processos mais ágeis e econômicos, tendo os documentos digitais como base, a solução da Soluti é exatamente o que o seu negócio precisa.

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