Após uma longa jornada de mudanças, ajustes e prorrogações, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor em todo o Brasil. A partir de agora, empresas e profissionais precisam estar ainda mais atentos aos requisitos e exigências da legislação, a fim de não incorrer em nenhuma violação.
Assim como em outros setores do mercado, a LGPD na contabilidade gerou — e ainda gera — uma série de impactos, especialmente, na rotina de escritórios e de profissionais que lidam diariamente com dados pessoais de terceiros. Por essas e outras razões, é fundamental estar ciente das repercussões que a entrada em vigor da Lei nº 13.709/2018 pode causar na profissão.
Diante disso, preparamos este artigo para tratar sobre o tema e deixar você alinhado a essa nova realidade. Continue a leitura para saber mais!
O que é a LGPD e como ela interfere na rotina do contador?
De maneira simplificada, podemos entender a LGPD como uma lei que tem como objetivo tornar a relação entre empresas, profissionais e usuários de serviços muito mais transparente e segura. Para isso, a LGPD cria regras sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, realizado por empresas, pessoas físicas e órgãos públicos, com a finalidade de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade do indivíduo.
Nesse sentido, não é difícil visualizar como a LGPD interfere na rotina do contador ou de um escritório de contabilidade. Isso porque uma das ações mais comuns nesse tipo de atividade é, justamente, o manuseio de informações pessoais de clientes pessoa física e jurídica.
Assim, em determinados casos, é muito comum que o contador necessite ter acesso aos dados do seu cliente, até para que possa prestar os serviços e atuar em nome dele perante órgãos públicos, como a Receita Federal do Brasil. A partir de agora, esse manuseio de dados deverá atender a todas as prescrições da lei nº 13.709/18.
Isso implica mudanças na forma de atuação e na estrutura dos negócios contábeis, em termos de infraestrutura de tecnologia da informação, e mais ainda, de políticas internas voltadas à guarda, ao compartilhamento e ao manuseio de dados de terceiros. A LGPD, então, chega para impulsionar a inovação e modernização das atividades de profissionais e empresas do segmento contábil.
Na prática, a Lei Geral de Proteção de Dados está muito mais próxima da contabilidade 4.0, um formato de atuação dinâmico, apoiado no uso da tecnologia, automação e documentos digitais, por exemplo.
Por isso, pode-se dizer que a LGPD também interfere positivamente no mercado contábil ao acelerar a transformação digital, criando a necessidade de processos contábeis mais ágeis, rastreáveis e seguros — o que rompe com modelos mais tradicionais e burocráticos. Na era da contabilidade estratégica, a legislação chega para ditar os caminhos que devem ser seguidos pelos profissionais e empresas, qualificando ainda mais os prestadores de serviços.
O que muda com a LGPD para as empresas de contabilidade?
Com a vigência da LGPD, escritórios de contabilidade terão que aumentar o rigor no tratamento de dados dos seus clientes, adotando práticas e novas metodologias que sejam capazes de oferecer a transparência e a segurança exigidas pela lei.
Nesse contexto, um dos primeiros pontos que devem mudar com a LGPD é mentalidade dos próprios contadores, que agora deverão ter um cuidado adicional com os dados e informações dos seus clientes. No mais, os contadores também deverão repensar quando e como esses dados deverão ser solicitados do cliente, com o objetivo de minimizar a posse de informações sensíveis.
Além disso, em escritórios de contabilidade, os impactos da LGPD serão ainda mais profundos. Mais do que mudanças na mentalidade dos profissionais, investimentos de ordem técnica e operacional também poderão ser necessários.
A nova legislação impõe certos padrões de segurança e regularidade para o tratamento de dados pessoais de terceiros, o que nem sempre condiz com a realidade de muitos escritórios contábeis. Nesse sentido, ainda é comum ver empresas desse segmento operarem com base em processos físicos, documentos impressos e grandes acervos internos.
Contudo, esse formato mais tradicional pode não oferecer todo o rigor que a LGPD exige em relação a guarda, manuseio, compartilhamento e descarte dos dados de terceiros. No geral, documentos impressos têm uma menor rastreabilidade, de modo que fica extremamente difícil para o escritório saber quais as informações do cliente estão sob a sua guarda.
Além disso, processos físicos são mais frágeis, o que aumenta os riscos de fraudes e erros que podem prejudicar o negócio, como o vazamento de informações sensíveis, extravio de documentos e outros.
Pode-se dizer que os escritórios de contabilidade precisarão passar por uma grande adaptação, investindo na modernização dos seus processos, sobretudo, com a digitalização deles, garantindo mais rastreabilidade, segurança e agilidade ao tratamento de informações de terceiros. No mesmo sentido, investimentos em infraestrutura de tecnologia da informação e pessoal especializado também podem ser uma necessidade a partir de agora.
Como se adequar para atender às normas e garantir a regularidade das atividades?
Como visto, com a entrada em vigor da LGPD, diversos impactos são percebidos na rotina dos contadores e escritórios de contabilidade. Por essa razão, a adaptação às novas diretrizes será um ponto bastante sensível, visto que profissionais e negócios precisarão promover ajustes em suas atividades.
A seguir, destacamos alguns das medidas que podem tornar esse processo de adequação mais fluido e eficiente. Acompanhe!
Mapeie os dados
Como todas as mudanças da LGPD giram em torno dos dados de terceiros, o primeiro passo para se adequar à norma é, justamente, organizar e compreender que informações são essas. Assim, é muito importante que o escritório mapeie os dados que estão sob seu domínio, definindo o tipo , o titular e a razão dessa posse.
Além disso, é muito importante confrontar esses dados com a Lei nº 13.709/2018, identificando a base legal que autoriza o tratamento das informações que se tem em poder. Do contrário, aqueles que não têm uma finalidade específica e nem encontram respaldo na lei devem ser descartados.
Defina um encarregado dos dados
De acordo com o art. 41 da Lei nº 13.709/2018, o controlador deverá indicar um encarregado pelo tratamento de dados pessoais. Trata-se do responsável por responder perante o titular dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) em determinadas situações.
O mais indicado é que esse encarrego seja alguém com domínio sobre proteção de dados, podendo ser um terceiro especializado ou um colaborador contratado para esse fim.
Estruture um programa de governança em privacidade
A adequação à LGPD também inclui a adoção de boas práticas de governança de dados, visando sempre a sua proteção e privacidade. Nesse sentido, o art. 50, §2º, I, define alguns critérios mínimos para o programa de governança, o que envolve:
- demonstração do comprometimento do controlador em adotar processos e políticas internas que garantam o cumprimento de normas e boas práticas relacionadas à proteção de dados pessoais;
- adoção de medidas que sejam abrangentes, sendo aplicáveis a todo o conjunto de dados pessoais que estejam sob o seu controle;
- implantação de medidas que sejam compatíveis com estrutura, volume e sensibilidade dos dados tratados;
- planos de resposta a incidentes, reduzindo os danos em caso de violações à segurança;
- revisão e atualização do programa constantemente;
- demonstração da efetividade do programa de governança em privacidade.
Esteja atento ao mercado
Aprender com os erros e acertos dos concorrentes, sem dúvida, também é uma excelente estratégia para se adequar à LGPD. Por isso, estar atento ao movimento do mercado em que se atua, especialmente, em relação às medidas adotadas por grandes empresas, pode otimizar o processo de adaptação, evitando que se tome decisões equivocadas na hora de promover as mudanças necessárias.
Por fim, como foi possível perceber, a LGPD na contabilidade tem um papel decisivo. A partir de agora, muita coisa deve mudar na atuação do profissional e das empresas nesse segmento. O rigor é maior, mas as oportunidades também poderão ser. Então, é hora de investir na modernização do seu negócio, adotando metodologias e processos que estejam em conformidade com a legislação e que facilitem o atendimento às suas exigências.
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