Como aplicar as metodologias ágeis no escritório de contabilidade?

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Em um mercado tão competitivo como a da contabilidade, usar metodologias ágeis para garantir entregas precisas e em conformidade com as necessidades do cliente são pontos determinantes para alcançar uma atuação relevante e que seja capaz de contribuir com o crescimento empresarial. Nesse contexto, diferentes estratégias podem ser aplicadas com o objetivo de otimizar a rotina.

As metodologias ágeis ganham cada vez mais destaque no mercado. Elas ajudam empresas dos mais diversos segmentos a acelerar processos, aumentar a qualidade das entregas e, consequentemente, a satisfação dos destinatários dos serviços/produtos.

Se você ainda não está por dentro do conceito e funcionamento das metodologias ágeis, não se preocupe. Preparamos este artigo para tratar sobre o tema e mostrar como o seu escritório de contabilidade pode se beneficiar ao aplicá-las. Acompanhe!

O que são as metodologias ágeis?

De uma forma mais técnica, metodologias ágeis são uma forma mais eficiente de se gerenciar projetos. O princípio delas está na divisão do projeto em diferentes etapas, garantindo mais agilidade e adaptabilidade à sua execução.

Inicialmente, esse conceito esteve muito atrelado às áreas de desenvolvimento de softwares e programação. Contudo, com o a passar do tempo e a comprovação dos benefícios que esse tipo de abordagem é capaz de agregar, os métodos ágeis passaram a ser aplicados nos mais diferentes segmentos — até mesmo na contabilidade.

Por outro lado, de uma forma mais simplificada, podemos entender as metodologias ágeis como uma forma de otimizar as entregas de uma empresa, sejam elas ligadas ao desenvolvimento de um produto, sejam relacionadas à execução de um serviço. Ou seja, seria como um caminho mais curto até determinado resultado.

A lógica das metodologias ágeis gira em torno da divisão do projeto macro em pequenas etapas, com prazos mais curtos. Ou seja, em vez de o cliente aguardar até que todo o projeto seja concluído, este é dividido em fases menores, de modo que diferentes entregas são feitas ao longo do tempo, garantindo que o destinatário já possa ter acesso ao serviço/produto desejado — ainda que de forma parcial, sem todas as funcionalidades.

Qual a importância delas no atual mercado?

De forma geral, a importância das metodologias ágeis, como o próprio conceito já adianta, se relaciona com o tempo, ou seja, com a agilidade com que uma entrega é feita pela empresa. Como sabemos, existem determinados segmentos do mercado nos quais os prazos são tidos como questões sensíveis e que impactam diretamente a satisfação do consumidor. Logo, é preciso garantir a máxima eficiência nas entregas.

No entanto, é um erro acreditar que a importância das metodologias ágeis se restringe à agilidade das entregas. Muito mais do que isso, uma cultura interna baseada em metodologias ágeis pode agregar uma série de benefícios para a empresa, especialmente do ponto de vista da organização, qualidade e adaptabilidade do trabalho.

Hoje, as metodologias ágeis auxiliam os negócios na hora de manter o controle sobre o fluxo, organizando prazos, tarefas e processos de uma forma muito mais rígida e precisa. Além disso, esses métodos são a chave para uma boa delegação de tarefas, de modo que cada profissional sabe o que deve ser feito, até quando e como fazer.

Em segmentos altamente técnicos e com uma grande regulação por parte da legislação, como é o caso da contabilidade, as metodologias ágeis são a base para a conclusão dos serviços sempre dentro do prazo, com o rigor que a lei determina. Por meio delas, equipes têm mais transparência em relação ao gerenciamento das atividades, minimizando os riscos de erros, retrabalho e atrasos nas entregas.

Assim, como os projetos são divididos em diferentes fases, é possível validar determinados pontos, fazer conferências e, dessa forma, minimizar a ocorrência de dados divergentes e outros problemas.

Como aplicar as metodologias ágeis no escritório de contabilidade?

Feito esse apanhado sobre as metodologias ágeis, convém relacionar esse conceito com o mercado da contabilidade. Afinal, como dito, elas também são muito úteis nesse segmento. Confira, a seguir, algumas das formas de aplicar e aproveitar os benefícios dos métodos ágeis dentro de um escritório de contabilidade!

Kanban

O método Kanban é um dos mais aplicados pelas empresas, quando o assunto é metodologia ágil. Seu funcionamento é bastante simples e se baseia na utilização de checklists, oferecendo uma visão mais ampliada dos projetos.

No contexto da contabilidade, o método Kanban pode ser a chave para uma maior organização nas entregas do escritório. Por exemplo, é possível criar um quadro de tarefas, acessível a todas as equipes, no qual todas as que estão em execução fiquem visíveis.

Esse quadro pode ser dividido de acordo com o status das tarefas, que pode ser:

  • atividades que precisam ser realizadas;
  • atividades que estão em execução;
  • atividades já concluídas.

A finalidade desse método ágil é dar mais visibilidade às equipes, facilitando o entendimento sobre o que é prioridade. Com isso, se evita erros nas entregas, atrasos, desorganização e outras falhas. Sem dúvida, essa estratégia tem muito a contribuir com um escritório de contabilidade.

Scrum

Outra forma de aplicar metodologias ágeis no escritório de contabilidade é por meio do Scrum — já bem conhecido pelas equipes de gestão de projetos. O método funciona a partir da definição de ciclos para a execução de um projeto, os quais são chamados de sprints.

Além disso, a metodologia Scrum também fomenta a identificação de habilidades dos membros das equipes, de forma que as tarefas sejam delegadas de acordo com as competências e facilidades do colaborador. No mais, os projetos são gerenciados por um representante do cliente dentro da equipe, que elege prioridades e garante a entrega de bons resultados.

Diante dessas características, é possível perceber que o Scrum também tem um campo fértil dentro dos escritórios de contabilidade, que podem explorá-lo para otimizar a divisão das taregas, principalmente, nas mais complexas e que exigem agilidade.

Quais são os principais erros na adoção das metodologias ágeis?

Apesar das inúmeras vantagens oferecidas pelas metodologias ágeis, é preciso ter em mente que elas exigem certa adaptação por parte das equipes e do escritório. Nesse sentido, alguns erros acabam sendo cometidos na hora de utilizar esses métodos, o que acaba por prejudicar os resultados.

Entre os mais comuns, podemos citar, por exemplo:

  • não orientar e introduzir os colaboradores nessa realidade;
  • querer aplicá-las de um dia para o outro;
  • não adaptar os projetos para que sejam executados de acordo com esse tipo de metodologia;
  • não planejar essa implementação;
  • desenvolver muitas entregas em paralelo, sobrecarregando o time, entre outros.

Por fim, no cenário da contabilidade, em que atributos como agilidade, regularidade e eficiência são indispensáveis, as metodologias ágeis despontam como estratégias altamente benéficas para o alcance de melhores resultados dentro do escritório. Na prática, esses métodos focam a otimização da execução das tarefas, e não o resultado em si.

Dessa forma, em conjunto com novas ferramentas e práticas, como o uso de documentos em nuvem, Certificado Digital e processos automatizados, as metodologias ágeis promovem mudanças que geram mais organização, fluidez e consistências às entregas. Isso tudo colabora para o aumento da eficiência no trabalho.

Gostou deste artigo? Aproveite e siga lendo e aprendendo mais sobre como otimizar a rotina do seu escritório de contabilidade a partir da tecnologia.

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