Afinal, como voltar ao escritório depois da quarentena?

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Em razão dos grandes impactos econômicos gerados pela pandemia, sobretudo com a redução ou paralisação das atividades, negócios de praticamente todos os setores estão em busca de estratégias para retomar suas operações. Mas voltar ao escritório com segurança e reverter os prejuízos experimentados até o momento?

Muitos estados e municípios já estão implementando planos de reabertura do comércio, dos escritórios e da atividade econômica, de forma geral. Isso tem gerado uma grande euforia nos empresários e funcionários — dada a perspectiva de retorno à normalidade.

No entanto, embora esse movimento de retomada das atividades seja necessário para preservar a economia e os postos de trabalho de uma grande quantidade de profissionais, é necessário agir com extrema cautela.

Preparamos este artigo completo para tratar sobre esse importante tema Nele, trazemos algumas dicas de ações de segurança que você pode adotar para retomar as operações do seu escritório. Acompanhe!

Mantenha uma equipe no home office

O regime de trabalho home office foi — e ainda é — uma das saídas mais estratégicas encontradas pelos negócios para manter as equipes produtivas durante a pandemia. Apesar da flexibilização do isolamento em muitas localidades, e a consequente possibilidade de se reabrir escritórios, o home office ainda segue como uma medida necessária.

Nesse sentido, por questões de segurança, o mais indicado é que a volta ao escritório seja realizada de forma gradual, de modo que somente aqueles profissionais realmente indispensáveis voltem a atuar presencialmente.

Assim, manter uma equipe no home office, por ora, pode ser uma excelente forma de reduzir o contingente de pessoas dentro do escritório e, consequentemente, o risco de contaminação.

Reforce a higiene pessoal

Desde o início da pandemia, muito se tem falado a respeito da importância dos cuidados com a higiene pessoal nesse momento. Hoje, a população está conscientizada a respeito da necessidade de lavar as mãos, utilizar o álcool em gel e fazer a assepsia de superfícies e objetos.

Nesse sentido, reproduzir todos esses cuidados dentro do escritório é uma medida indispensável para uma volta ainda mais segura às atividades presenciais. Muito mais do que orientar e estabelecer regras internas relativas a higiene, é necessário oferecer todo o aparato necessário para que essas atitudes sejam tomadas pelas equipes e pelos clientes.

Assim, desde a disponibilização de materiais de higiene, como o álcool em gel, até a fixação de regras para o convívio dentro do escritório, como a utilização de máscaras de proteção, podem estar no roteiro da volta às atividades.

Modifique a estrutura do escritório

Como um desdobramento do tópico anterior, é inegável que muitos dos cuidados com a higiene pessoal e com a do local de trabalho demandarão algumas adaptações na estrutura do escritório. Diante disso, é essencial que você avalie, com critério, quais são as mudanças mais importantes a serem efetivadas.

Entre as modificações mais recomendadas, podemos citar:

  • redução da quantidade de profissionais dentro do ambiente;
  • afastamento de mesas e estações de trabalho, especialmente, quando muito próximas;
  • instalação de dispensers com álcool na entrada dos ambientes;
  • melhora da circulação de ar interna do ambiente;
  • aumento da frequência com que o local é limpo;
  • restrição do uso compartilhado de objetos e equipamentos, como impressoras etc.

Mantenha o distanciamento

O distanciamento ainda segue como uma das recomendações mais importantes para esse momento de retomada das atividades e de volta do uso de espaços compartilhados, como é o caso dos escritórios. Assim, é primordial garantir que todos os colaboradores respeitem o espaçamento mínimo, evitando aglomerações, seja dentro do escritório — como na copa ou em refeitórios —, seja em áreas externas, como no elevador e saguão do prédio.

Para tanto, além de uma orientação clara e direta, é necessário adotar outros cuidados para que esse distanciamento seja efetivo. Como já citado, é essencial reduzir a quantidade de profissionais dentro de um mesmo ambiente e garantir que as estações de trabalho estejam a pelo menos 1,5 metro umas das outras.

Monitore a saúde dos colaboradores

Embora seja muito importante fomentar a higiene pessoal e adaptar o ambiente do escritório para que ele se torne mais seguro, é preciso ir além. Hoje, muitas empresas estão reforçando a questão da saúde e segurança dos seus funcionários, a partir de um acompanhamento mais próximo desses atributos.

Nesse sentido, uma recomendação é monitorar a saúde das suas equipes. A exemplo, pode-se focar a medição da temperatura corporal dos colaboradores.

Além disso, é possível estabelecer uma política de notificação de sintomas da COVID-19 pelos próprios colaboradores. Dessa forma, a empresa pode adotar medidas de proteção mais rapidamente, evitando a disseminação da doença.

Conte com a tecnologia para manter o ritmo satisfatório

Se antes da pandemia, quando o contato e as atividades presenciais eram absolutamente normais, a tecnologia já era vista como uma das grandes aliadas das empresas, agora, ela passa a ter um papel ainda mais relevante. Serve como uma das mais eficientes estratégias para manter a execução de atividades remotamente e um ritmo de trabalho satisfatório.

Nesse sentido, uma das recomendações para garantir a volta ao escritório de forma segura e ainda mais produtiva é contar com todo o apoio da tecnologia. Para tanto, há inúmeras ações que podem ser adotadas internamente, com o objetivo de digitalizar os processos e automatizar rotinas, evitando, assim, o manuseio de arquivos físicos, de objetos e o contato entre as pessoas.

A exemplo, destacamos o uso de documentos digitais, uma saída estratégica para negócios que têm a necessidade de manusear arquivos importantes fisicamente, que dependem de métodos de autenticação mecânicos de documentos e que, por essa razão, ainda demandam a execução de atividades de forma presencial. Isso deve ser evitado nesse momento de pandemia.

Nesse sentido, com o uso do Certificado Digital, esses negócios podem migrar para o meio online, garantindo a validade jurídica de contratos, documentos e demais transações efetivadas digitalmente. Além disso, com o uso de arquivos eletrônicos, é possível compartilhar, assinar, armazenar, enviar e receber documentos eletronicamente, sem contato físico.

Invista em novas estratégias para o seu negócio

A retomada das atividades pode representar não apenas a necessidade de mudanças na estrutura física dos negócios, com a finalidade de garantir a segurança de todos. Embora essa seja uma preocupação primordial, também é válido considerar que muitos profissionais e empresas terão que reestruturar suas atividades do ponto de vista estratégico e operacional, já que os desafios financeiros também poderão surgir.

Diante dessa realidade, pensar de forma estratégica e buscar novos caminhos para fortalecer as atividades e o rendimento nesse momento de retorno é crucial. Nesse sentido, uma recomendação é investir em boas parcerias, como o Programa Contador Parceiro da Soluti, que oferece uma alternativa para contadores e contabilidades aumentarem seu faturamento e agregarem diferenciais às suas entregas, com duas modalidades diferentes de parceria e diversas vantagens exclusivas.

Por fim, não há dúvidas de que o cenário de pandemia gerou uma série de modificações na realidade das empresas e profissionais. O afastamento dos locais de trabalho e a adoção do home office são provas disso.

No entanto, já há um movimento de retorno às atividades presenciais, seguindo uma série de regras e normas. Nesse sentido, é essencial que você faça a sua parte na hora de voltar ao escritório, seguindo as orientações dos poderes públicos e as que listamos neste artigo.

Agora que você já sabe como voltar ao escritório de maneira segura e estratégica, não pare por aqui. Seja um parceiro Soluti e fortaleça suas operações nesse momento tão importante. Acesse nossa página e saiba mais sobre a parceria!

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