Já tem muita gente comemorando o adiamento do eSocial para novembro. A Receita Federal concedeu um prazo maior às empresas com faturamento até R$ 4,8 milhões, junto com as Micros e Pequenas Empresas, além dos Microempreendedores Individuais (MEI).
Mas é melhor conter essa animação e não esperar a última hora de novo. Elaboramos 5 motivos para cumprir todos os prazos de adesão ao eSocial.
1 – Não é preciso esperar o cronograma.
Todos já devem estar sabendo das fases da implementação, mas não custa nada lembrar. O 1º grupo: empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões começou em janeiro. E o 2º grupo: que engloba todas as empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possua empregados), começaria agora, mas foi adiado. Já o 3º grupo: das empresas públicas, começará em janeiro de 2019.
Mesmo assim, segundo uma pesquisa da Fenacom (Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas), quase 30% das micro e pequenas empresas ainda não iniciaram a implantação do sistema. As empresas que já estão prontas poderão ingressar no eSocial imediatamente. É importantíssimo agir o quanto antes, mesmo que o prazo tenha se estendido.
2 – A correria de última hora impede o aprendizado.
O principal benefício do cronograma é promover a implementação gradual com o novo sistema para se acostumar com a usabilidade e realizar os processos com calma.
Se deixar para aderir apenas em novembro, terá que reunir documentos, dados e preencher o formulário do eSocial de uma só vez. Isso faz com que o aprendizado de como conduzir o processo fique prejudicado. Portanto é essencial começar o quanto antes, fazendo com que isso seja parte da rotina, em vez de correr para se adequar de forma atribulada ao final do novo prazo.
3 – É preciso tempo para a entrega de documentos.
O Departamento Pessoal possui muitas regras e detalhes que mudam rapidamente, de acordo com novas legislações e atualizações. É comum o prazo ser curto para todas as adequações. O eSocial vem justamente para fazer com que os processos sejam cumpridos conforme as determinações da CLT de forma mais elaborada.
Como o programa substituirá até 15 processos diferentes de prestações de informações ao governo, é preciso ser mais cuidadoso e preparado no preenchimento de todos os dados da guia do eSocial. E quem tem mais tempo pode fazer isso com mais cuidado.
4 – Fuja das multas.
O eSocial irá ampliar a capacidade de fiscalização do Ministério do Trabalho e Previdência. Erros comuns no cumprimento da legislação e de procedimentos de entrega das informações serão monitorados de maneira eletrônica. Caso um único dado (como nome, CPF, PIS e endereço de cada funcionário) estiver errado ou em branco, as informações não serão enviadas.
Quem não se adequar não conseguirá entregar as declarações, perderá a certidão negativa e poderá receber multas, que podem chegar até R$ 4.025,33 baseado no artigo 201 da CLT, que prevê esse valor máximo à empresa que deixar de realizar o exame de atestado de saúde ocupacional (ASO), por exemplo.
5 – Invista em tecnologia
As micro e pequenas empresas terão um desafio bem maior do que as grandes para a entrega das declarações do eSocial por terem uma estrutura mais enxuta e escassez de profissionais que se dediquem especificamente a essa área.
A recomendação é reservar recursos para investir em tecnologia que facilite a organização e o envio das informações. Também é importante consultar escritórios de contabilidade e empresas especialistas para saberem se estão aptos a enviar informações a partir do novo sistema ou dependendo do caso pode-se até terceirizar esse serviço.
Seguindo essas dicas você melhora muito o seu processo de implementação do eSocial e evita atropelos.
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