A auditoria fiscal é um processo que examina toda a situação financeira de uma empresa a fim de assegurar o cumprimento das normas de elaboração de relatórios, da aplicação do dinheiro e dos demais controles internos.
Essa ferramenta é imprescindível para tornar sua empresa mais segura, sólida e competitiva. Tanto para correção como para prevenção dos erros, a auditoria é útil para verificar a eficiência dos trâmites fiscais e tributários da organização.
Fazer uma auditoria fiscal significa que todos os procedimentos tributários da empresa serão checados para identificar o que pode ser poupado ou revisto.
Quer saber mais? Confira, então, 8 dicas para executar a auditoria fiscal corretamente. Acompanhe!
1. Examine os registros contábeis da empresa
Para ter segurança nos processos que envolvem a auditoria, procure rever cada lugar em que dão entrada às informações contábeis. Verifique o diário geral, a contabilidade de todos os setores, assim como os extratos das contas individuais.
Certifique-se de que todas as entradas correspondem a cada elemento do seu sistema, e que todas as eventuais falhas são resolvidas com rapidez e eficiência. Lembre-se que os saldos das contas precisam ser examinados frequentemente, e não apenas para o período contabilístico.
2. Avalie os processos tributários
Avalie os processos tributários e confira se há contingências fiscais, trabalhistas ou contábeis em sua instituição. Isso é essencial para identificar possíveis vantagens antes não percebidas. O levantamento desses dados entre principais áreas operacionais possibilita analisar a necessidade de corrigir erros para evitar futuros problemas.
Por meio de um olhar focado na análise tributária e fiscal, o auditor financeiro, pode avaliar a existência de possíveis fraudes ou falhas entre as operações da empresa. Caso sejam confirmadas, esse profissional vai propor as melhores soluções e indicar a estratégia tributária mais adequada para a solidez de seu negócio.
3. Separe os documentos mais importantes
Percebe-se, então, que aprender a realizar uma auditoria contábil de qualidade em seu próprio negócio possibilita a identificação dos pontos fortes e fracos no setor financeiro da sua empresa.
Mais do que isso: assegura uma correção mais eficaz dos registros contábeis, além de contribuir para obtenção de informações mais concretas sobre a realidade econômica, patrimonial e também do aspecto financeiro da empresa.
Porém, para a realização da auditoria é necessário apresentar diversas documentações. As principais são as notas fiscais emitidas por fornecedores ou pela empresa, notas fiscais de saídas, de livros fiscais e de guias de tributos, como o ICMS. Impostos fixos como IOF, PIS, IRPF, IPTU e IPVA também estão inclusos.
4. Contrate uma empresa especializada
Esta auditoria pode ser executada por um colaborador interno, por grupos terceirizados ou por algum freelancer de confiança e experiente no ramo. Contudo, o mais adequado é que seja realizada por um contador, pois este profissional saberá avaliar cada detalhe com mais precisão.
Alem disso, o contador fará uma avaliação minuciosa entre todos os setores operacionais. Essa análise objetiva encontrar brechas nas contas, possíveis fraudes ou quaisquer eventualidades que prejudiquem a lisura da empresa.
Como diz antiga premissa: “é bem melhor prevenir do que remediar”. Ou seja, quanto mais cedo você solicitar a auditoria fiscal, menores serão os riscos de pagar multas ou trazer problemas para a instituição.
Vale ressaltar que, geralmente, o valor das multas são bem altos e, às vezes, podem comprometer o valor integral do seu patrimônio. Além do mais, a execução da auditoria fiscal é um recurso para garantir segurança e tranquilidade à empresa.
5. Tenha um banco de dados com o histórico da empresa
Quando for feita de forma temporária, a auditoria fiscal terá caráter apenas preventivo: o profissional avaliará a existência de problemas relacionados a fraudes anteriores. Esse é um meio seguro de manter seu negócio livre de problemas de denúncias ou de irregularidades fiscais ou tributárias.
Caso sejam constatados erros, a auditoria também atuará em prol da correção deles. O auditor descobrirá onde ocorreu a falha, os prováveis motivos e ainda indicará como esses erros deverão ser solucionados.
Essa é uma parte fundamental à funcionalidade desse processo: se houver quaisquer denúncias de irregularidades no pagamento de tributos, a empresa poderá ser incluída na lista negra da Receita Federal.
6. Monitore os controles internos da empresa
Os controles internos de uma empresa são disposições essenciais para ajudar na proteção contra fraudes, desvios de valores e de outras questões referentes à contabilidade interna.
Por isso, o ideal é que os processos contábeis sejam separados por setor. Essa orientação deve ser seguida mesmo nas empresas de pequeno porte. Outro aspecto relevante é que o colaborador responsável pelo setor financeiro não seja o mesmo a fazer a contabilidade.
Ter esse cuidado, facilita a explicação de eventuais divergências financeiras. Cofres precisam ser bloqueados e ter a senha gerada por um sistema eletrônico. O software da empresa e os computadores também devem ter o acesso protegido.
7. Digitalize os documentos para facilitar o processo
O profissional responsável pela auditoria fiscal também poderá indicar estratégias tributárias específicas para que sua empresa elabore um bom planejamento futuro. Essa medida é importante para promover meios sustentáveis de cobrir essas despesas legais.
Logo, se você nunca realizou uma auditoria fiscal em sua empresa, convém ficar de olho para evitar complicações com os órgãos fiscalizadores. Se qualquer irregularidade não for corrigida, os prejuízos poderão ser preocupantes.
8. Utilize a auditoria fiscal como um recurso para melhorar processos
A auditoria também funciona como um instrumento de grande valia para melhorar os processos internos. Por meio dessa avaliação de tributos nas três esferas — econômica, patrimonial e financeira — é possível propor soluções a fim de melhorar a estratégia tributária e proporcionar economia substancial aos cofres da empresa.
Portanto, com o processo de auditoria, a instituição fica longe de problemas como denúncias de irregularidades, e ainda tem a chance de corrigir eventuais falhas. Logo, a gestão financeira precisa investir nessas estratégias e aproveitar as oportunidades para potencializar o crescimento da empresa.
Ao final da auditoria fiscal, o contador apresentará uma sugestão de planejamento tributário conforme o perfil da instituição. Tal medida deve ser pautada no incentivo ao crescimento contínuo e em modelos que assegurem a sustentabilidade do negócio.
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