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Nos últimos anos, passamos a acumular uma série de funções em nosso dia a dia. Muitos reclamam que parecem não ter mais tempo para todas as funções do cotidiano e, assim, encontram uma série de dificuldades no seu dia a dia.
As consequências, devido a isso, são enormes: atrasos, perdas de prazos importantes junto aos órgãos públicos, prejuízos, entre outros pontos. Isso pode causar consequências severas para seus clientes e sua carreira.
A gestão de tempo é fundamental para garantir maior produtividade e oferecer um trabalho de qualidade para seus clientes. Conheça 7 dicas importantes para isso e tire suas dúvidas sobre o tema.
1. Defina um cronograma com metas
Um primeiro ponto para conseguir fazer uma gestão do tempo eficiente é compreender quais são as suas principais metas a curto, médio e longo prazo em suas atividades profissionais. Isso auxilia você a orientar como organizar o seu tempo.
Por exemplo, o objetivo é aumentar o número de clientes? Conseguir organizar rotinas melhores para autenticar documentos? Ter um maior contato pessoalmente ou orientar suas ações para aumentar as videochamadas?
Com isso, é possível entender de que forma pode compor a sua rotina. Por exemplo: quer agilizar processos com as videochamadas? Pode dedicar um dia da semana exclusivamente para esse tipo de ação. Assim, não sobrecarrega ou atrapalha dinâmicas em outros momentos.
2. Controle tarefas com Kanban
As metodologias ágeis surgiram na área de Tecnologia da Informação, mas muitas delas podem ser implementadas nas mais diferentes áreas. Uma das mais simples e, talvez, mais eficientes delas é o Kanban. Ele permite um controle das tarefas de forma eficiente, minimizando perdas de prazos ao longo do tempo.
Para sua realização, você deve montar três colunas:
- To do (para fazer): aquelas tarefas que ainda estão pendentes;
- Doing (fazendo): aquelas que estão sendo produzidas no momento;
- Done (feito): aquelas que já foram concluídas.
Assim, você terá uma visualização mais prática e eficiente sobre o que está pendente e o tempo necessário para resolver a questão, melhorando o controle e produtividade do seu dia a dia.
3. Faça pausas planejadas ao longo do dia
Muitas pessoas pensam que pausar durante o dia é perder tempo produtivo e, portanto, é fundamental garantir que não ocorra nenhum tipo de parada ao longo do dia. Muitos, principalmente com a adesão do home office no período da quarentena pela pandemia do novo coronavírus, param apenas para almoçar e não descansam ao longo do dia.
As pausas são importantes para que seu cérebro não fique exausto no dia a dia. Segundo pesquisas, a pausa auxilia a potencializar a produtividade, justamente, porque diminui o cansaço acumulado ao longo da rotina.
4. Aprenda a impor limites
A parte mais difícil, principalmente para quem trabalha sob demanda, é “dizer não”. Isso porque nós associamos a uma perda de oportunidade ou de trabalho e, portanto, achamos que é possível encaixar uma determinada tarefa.
A questão é: isso nos sobrecarrega e, consequentemente, interfere na produtividade no dia a dia, prejudicando a imagem no mercado. Mas como conseguir dizer “não” no trabalho, sem dor? Algumas dicas são:
- tenha em mente seus objetivos pessoais;
- tenha clareza sobre os motivos para dizer “não”;
- foque na qualidade do seu trabalho;
- pense em uma forma clara e objetiva para dizer o “não”;
- não feche a porta ao fazer a negativa. Por exemplo, se isso ocorrer por falta de prazo, deixe claro que há uma oportunidade para este trabalho no futuro, caso a pessoa queira.
5. Cuidado com o uso de redes sociais
As redes sociais são uma das grandes vilãs das rotinas produtivas. Isso porque a arquitetura dos aplicativos é feita, justamente, para que você fique o máximo de tempo possível naquele espaço. Assim, é comum que você perca mais tempo do que deveria nesses locais. Uma forma importante é bloquear o uso deles nas suas rotinas de trabalho, em seu computador e utilizar aplicativos que realizam essa intervenção no horário de trabalho.
6. Pratique a técnica de Pomodoro
A técnica Pomodoro é uma forma de conseguir garantir no seu dia a dia formas de ter pausas produtivas importantes e garantir maior produtividade. Ela pode ser aplicada da seguinte forma:
- cronometre 25 minutos e faça suas atividades (chamado de Pomodoro);
- pause por 5 minutos;
- repita outro período de Pomodoro e, posteriormente, faça outra pausa de 5 minutos;
- após 4 períodos de Pomodoro, faça uma pausa mais longa, entre 15 e 30 minutos.
7. Utilize a tecnologia a seu favor
As tecnologias de gestão de tempo são aliadas importantes para o seu dia a dia no trabalho. Diante do aumento de tarefas cotidianas, diversas ferramentas são criadas e podem ajudar você no dia a dia. São elas:
- planner digital: por meio dele, você pode anotar quais são seus planos de curto, médio e longo prazo para cumprir as metas traçadas anteriormente, apontando as etapas do cronograma para cumpri-las. O bom é que eles notificam você sobre prazos e permite a preparação prévia para o seu cumprimento;
- Trello: ele é uma ferramenta que digitaliza o Kanban, uma das metodologias mais importantes e úteis para você não se perder em prazos e não passar os limites;
- Power Automate: é uma ferramenta que permite otimizar tarefas importantes, por meio da criação de fluxos automatizados entre aplicativos e serviços favoritos. É possível, assim, sincronizar arquivos em cloud computing, coletar dados, realizar tarefas, entre uma série de outras atividades que são realizadas no seu dia a dia, garantindo maior eficiência e redução de erros.
Outra tecnologia importante para a área contábil é o uso de certificados digitais. Quer ver um exemplo? Pense quanto tempo você demora, quando há necessidade de ir em órgãos públicos, registrar autenticidade de um documento dos seus clientes, para poder, por exemplo, enviá-los para órgãos oficiais. Ou, então, depender do envio para eles, que eles assinem e registrem e encaminhem de volta. Longo tempo e burocracia, não é mesmo?
Com o certificado digital, é possível que o contador resolva uma série de questões apenas com a assinatura digital, bem como pode representar seus clientes por meio de emissões de certificados específicos. Com isso, você consegue não só aumentar a produtividade, mas também aumentar os seus campos de atuação.
A gestão de tempo é fundamental para que você consiga melhores resultados no seu dia a dia e tornar sua rotina mais produtiva na área de contabilidade. Por ser um setor que necessita de maior agilidade e não pode ter atrasos em suas atividades. Esperamos que essas dicas o auxilie.
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