Comumente requerida para diversos fins, especialmente, em transações comerciais e fechamento de contratos, a certidão negativa de débitos — ou simplesmente CND — é um documento extremamente importante na realidade de empresas e pessoas físicas. Apesar de ser relativamente comum, obtido a partir de consultas a banco de dados e cadastros de órgãos públicos, algumas dúvidas ainda costumam surgir sobre sua existência e finalidade.
Para que você fique mais inteirado sobre o assunto, preparamos este artigo esclarecendo os principais pontos sobre a certidão negativa de débitos. Continue a leitura e confira nosso guia básico sobre a CND!
O que é a CND e qual a sua utilidade?
Como o próprio nome já indica, a certidão negativa de débitos nada mais é do que um documento emitido por um órgão público, cuja finalidade é atestar que uma pessoa — física ou jurídica — não tem nenhum tipo de débito ou pendência junto a determinados órgãos governamentais. É o caso da Receita Federal.
Na prática, a CND tem uma finalidade bastante simples: confirmar, de forma documental e segura, que a pessoa física ou jurídica solicitante está em dia com as suas obrigações perante o órgão. Também, que exerce suas atividades de maneira adequada, conforme a legislação.
No caso das pessoas físicas, a CND é elementar para comprovar, por exemplo, boa conduta legal, não envolvimento em processos judiciais em âmbito estadual ou federal e a inexistência de créditos fiscais abertos ou pendências financeiras. Em resumo: a CND confirma a inexistência de fatos desabonadores do solicitante.
Com relação às empresas, a certidão negativa pode ser utilizada para atestar regularidade fiscal e trabalhista no momento do ingresso em processos licitatórios. Além disso, pode ser requisitada para a realização de transações, como venda da empresa, fusão e outras operações societárias.
A CND pode ser solicitada em conjunto com outros documentos. Quando analisados, podem evidenciar para credores, investidores, analistas de licitação, entre outros, se há algum tipo de problema que pode representar fata de lisura por parte da empresa.
Quais os seus tipos?
Embora a finalidade da CND seja única — atestar a não ocorrência de um fato —, existem diferentes espécies de certidões negativas, usuais em situações específicas e obtidas a partir de órgãos distintos. Conheça algumas delas:
- Certidão Negativa de Débito da Previdência Social: comprova a regularidade do empregador com o INSS;
- Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União: atesta se a empresa está em dia com o pagamento de tributos de competência federal ou se existe algum crédito lançado na dívida ativa da União. Tem validade de 180 dias após sua emissão e pode ser solicitada no site da Receita Federal;
- Certidão de Regularidade Fiscal Municipal: comprova a inexistência de pendências financeiras junto à Administração Municipal;
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT): emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho, serve para confirmar a não existência de débitos de caráter trabalhista. É válida para todo o território nacional, por até 180 dias, e pode ser obtida no site do TST;
- Certidão Negativa de Débitos de Tributos Imobiliários: confirma a inexistência de débitos relativos a tributos incidentes sobre imóveis, como IPTU e taxa de coleta de resíduos sólidos. É necessária para a alienação e transmissão do imóvel;
- Certidão Negativa de Imóvel: difere-se da anterior, pois trata de débitos relacionados com ônus sobre o imóvel em si, e não sobre tributos. Comprova que não há irregularidades sobre penhoras judiciais, hipotecas etc. Pode ser necessária em processos de compra e venda desse ativo pela empresa;
- Certidão Negativa de Protesto: atesta que não há dívidas protestadas em Tabelionatos de Protestos. Isso ocorre, com frequência, quando há a perda de uma folha de cheque por parte das instituições financeiras. Para resolver a questão, é fundamental que o contador vá ao cartório da região e peça a negativa de protestos. Estando tudo certo, ele pode entrar no site do Instituto de Estudos de Protesto de Títulos do Brasil (IEPTB);
- Certidão Negativa de Execuções Fiscais: aponta que não há dívidas tributárias existentes e pode ser expedida retroativamente sobre um período de 10, 20 anos ou, ainda, por períodos maiores, caso queira;
- Certidão Negativa de Falência: exigida em processos licitatórios, comprova que a empresa não passa por nenhum processo de falência.
Qual a documentação necessária para obtê-la?
A solicitação e obtenção de uma CND é um processo que exige autenticação, ou seja, depende da informação de dados pessoais do solicitante. Desse modo, é possível comprovar que é a pessoa legítima a fazer esse pedido.
Sendo assim, alguns documentos e informações são indispensáveis para o procedimento — o que pode variar de um órgão para o outro, ou em razão da natureza da certidão negativa. Contudo, usualmente, os seguintes documentos são necessários:
- número de identidade;
- CPF;
- dados de filiação;
- data de nascimento.
No caso de a solicitação ser feita por uma empresa, os dados necessários podem ser outros, como CNPJ, razão social e informações dos responsáveis legais.
Qual o processo para conseguir a CND?
Atualmente, com os avanços tecnológicos e a grande utilização dos meios digitais, a maior parte dos órgãos públicos — nas esferas municipal, estadual e federal — já informatizou o processo de emissão da CND. Assim, possibilitam a obtenção do documento de maneira rápida e segura, via internet.
O interessado em conseguir esse documento deve, primeiramente, verificar a possibilidade de emissão online, na página do órgão de que necessita obter a certidão. Exemplo: a Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União pode ser emitida diretamente na página da Receita Federal, bastando informar o CNPJ da empresa.
Do mesmo modo, a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas também pode ser gerada online, a partir do site do Tribunal Superior do Trabalho. Nessa página, ainda é possível validar a certidão e solicitar a regularização da situação, caso haja alguma inconformidade.
O que é a certidão positiva com efeitos de negativa?
Quando se fala em CND, uma dúvida comum que surge é a respeito da Certidão Positiva com Efeito de Negativa. Muitos contribuintes ficam sem entender o que é essa certidão e se ela tem a mesma finalidade de uma Certidão Negativa de Débitos comum.
É preciso deixar claro, no entanto, que essas certidões são documentos distintos. Enquanto a CND serve para atestar a inexistência de pendências ou dívidas junto a órgãos públicos, a Certidão Positiva com Efeito de Negativa atesta exatamente o contrário: que o solicitante tem pendências ou restrições, porém elas se encontram com a sua exigibilidade suspensa, em razão de, por exemplo, acordo de parcelamento realizado com o órgão.
Na prática, a Certidão Positiva em questão possibilita que pessoas físicas e jurídicas com algum tipo de irregularidade, mas que adotaram medidas para solucioná-la, possam participar de licitações e outros procedimentos.
Em qual situação é necessário emitir uma CND?
A Certidão Negativa de Débito, normalmente, é solicitada em momentos de negociação para financiamentos, tais como:
- compra e venda de imóvel;
- financiamento de casa própria;
- realização de empréstimos bancários;
- acordos entre parcerias público-privadas;
- entradas em processo de licitação, entre outros.
Pode ser exigido no ato da solicitação do financiamento, para liberação do crédito ou para a regularização das pendências prévias. É importante ressaltar que o documento tem uma data de validade, de forma que, caso seja preciso para algum dos pontos listados anteriormente, é importante verificar se ele ainda é válido.
Quais são as vantagens de emitir certidões negativas de débito da empresa?
Um primeiro benefício de emitir certidões negativas de débito da empresa recorrentemente é por precaução. Muitas vezes, você dependerá do prazo hábil dos órgãos públicos para esse fim e, em alguns casos, ele pode estar além do que você precisa.
Por exemplo, para muitos negócios, é vantajoso disputar processos de licitação, concorrência, homologações e cadastros. Os editais, muitas vezes, contam com prazos razoavelmente apertados, que são menores do que o tempo de emissão em alguns órgãos públicos. Por isso, é fundamental que você esteja adiantado e tenha o documento em mãos, caso esteja de olho nesse tipo de situação.
As licitações são ótimas oportunidades para alavancar a renda da empresa e tornar seu nome mais visível no mercado, sendo uma alternativa, principalmente, em momento de crise. Contudo, só é possível participar quando seu negócio não tem qualquer débito com a Receita Federal.
Esse ponto está previsto na Lei 8.666/1993. Ela determina as diretrizes para que as organizações possam participar de processos de licitação, de forma isonômica, para que todos os concorrentes possam ter as mesmas condições e serem avaliados de forma justa sobre quem poderá exercer a atividade para a Administração Pública de melhor forma.
Manter a responsabilidade fiscal, com ausência de pendências e dívidas, é um dos principais pontos a ser cumpridos. Por isso, a necessidade de ter a CND em mãos. Outras vantagens importantes para a emissão de CND são:
- atestar regularidade fiscal em caso de fiscalização e auditoria;
- ter o documento em mãos no caso de solicitação de financiamento em instituições financeiras públicas;
- melhorar a classificação de risco e obter melhores condições junto a empresas financeiras privadas;
- gerar novos negócios;
- garantir maior confiabilidade junto a possíveis investidores;
- demonstrar o resultado do seu esforço em manter as contas da empresa em dia, bem como a regularidade fiscal.
A certidão, assim, auxilia a identificar se não há qualquer tipo de falha que possa atrapalhar o envio de obrigações acessórias e se manter de acordo com a legislação fiscal vigente. Lembre-se de que, quando essas obrigações não são enviadas nos prazos determinados, isso pode acarretar em multas para o seu negócio. Esse é um ponto importante, que permite avaliar se não há qualquer tipo de questão que evite a sua empresa estar em ordem.
Durante rotinas corridas, muitas vezes, situações podem passar despercebidas e, assim, o contador não notar que algo está errado. Por exemplo, uma obrigação acessória que mudou recentemente e você ainda não se adaptou a elaborá-la pelo novo padrão exige atenção. Isso pode impactar negativamente a emissão da Certidão Negativa de Débito da empresa.
O que impossibilita a emissão da CND?
Você tentou emitir a sua CND, mas esbarrou em problemas para esse fim, sob alegação de que não está habilitado para a emissão do documento? Isso pode ocorrer devido às seguintes situações:
- existência de débitos tributários declarados ou que tenham sido apurados e estejam pendentes de inscrição na dívida ativa de responsabilidade do interessado;
- pendências cadastrais junto à Receita Federal;
- descumprimento de obrigações acessórias (por exemplo, não ter entregue uma declaração, ou ela estar em desacordo com a legislação vigente).
Nesses casos, é fundamental que o contador responsável verifique quais são os problemas pendentes e resolva-os o quanto antes. Algumas das principais obrigações acessórias que podem estar influenciando a negativa da emissão da CND são:
- PIS;
- Cofins;
- IRPJ;
- CSLL;
- FGTS;
- INSS;
- demais tributos e contribuições previdenciárias.
Em alguns casos, dependendo da pendência, pode ser possível emitir a Certidão Negativa com Efeito Positivo, tal como falamos anteriormente. Comprova-se, assim, que a empresa não está em débito, mas há algum tipo de pendência em regularização ou suspensa.
Como vimos, a CND é um documento elementar, cuja finalidade é assegurar a inexistência de fatos desabonadores da pessoa solicitante. O profissional de contabilidade precisa estar atento a essas questões, a fim de evitar que problemas que possam comprometer o negócio em longo prazo.
Esteja atento, por exemplo, às mudanças no Sped Fiscal, no uso do eSocial e na legislação tributária nacional. Algumas alterações, ainda que sutis, podem representar, justamente, possíveis pendências que levem a empresa a não obter a CND de imediato.
Hoje, devido à grande utilização da internet, obter esse tipo de comprovação está muito mais fácil e rápido, além de seguro. Isso otimiza bastante o dia a dia de empresas e pessoas físicas que necessitam do documento para fechar contratos e comprovar suas idoneidades operacional, fiscal, financeira e trabalhista para quem quer que seja.
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