Com o uso cada vez mais recorrente dos meios tecnológicos no mundo, os documentos físicos como principais fontes de retenção de informações corporativas vêm sendo paulatinamente substituídos pelas versões digitais, como as notas fiscais eletrônicas e o certificado de registro e licenciamento de veículo. Para garantir a segurança jurídica desses dados, a regulamentação do documento eletrônico precisa ser compreendida e cumprida pelos colaboradores envolvidos.
Isso acontece porque, diferentemente dos documentos físicos, essa nova modalidade de arquivo condiciona-se a uma série de controles específicos por parte do governo e demais entidades fiscalizadoras, a fim de permitir a validade jurídica das informações contidas.
Está interessado em entender mais sobre o documento eletrônico, suas regulamentações vigentes e o que pode ser feito para que os departamentos acompanhem essa nova demanda mercadológica? Então continue a leitura deste post!
O que são os documentos eletrônicos? Quais são seus benefícios?
Gravações em CDs, planilhas do Excel e contratos digitalizados: esses são apenas alguns dos diversos exemplos encontrados no dia a dia das empresas. Os documentos eletrônicos são constituídos por sinais analógicos ou sistemas binários.
Por esse motivo, somente conseguem ser visualizados mediante o uso de dispositivos eletrônicos próprios. Ainda assim, a virtualização das informações tem influenciado positivamente na forma como as transações comerciais, governamentais e cíveis são feitas pelo mundo.
Afinal, diferentemente dos desafios de locomoção e de recebimento de papéis, a troca de dados via digital tem reduzido tanto o tempo despendido pelos colaboradores em suas atividades quanto as despesas decorrentes dessa demora dentro dos fluxos de trabalho.
Qual é a diferença entre documento eletrônico e digital?
Os documentos digitais, como uma modalidade específica de dados eletrônicos, são necessariamente criados por meio do sistema binário. Isso, em outras palavras, implica em dizer que um documento de fluxos de caixa criado em uma tabela Excel é originalmente digital, visto que é produzido por computadores — que somente funcionam por meio dessa linguagem.
Já os documentos eletrônicos englobam qualquer tipo de registro que dependa do uso de tecnologia para o seu manuseio ou sua visualização, como acontece com os arquivos corporativos armazenados em microfilmagens eletrônicas. Nesse sentido, os documentos digitais são considerados eletrônicos, embora a recíproca não seja verdadeira.
Em linhas gerais, os documentos são divididos em dois grandes grupos: físicos e eletrônicos/digitais (nato-digital). Para a validade jurídica das informações contidas em arquivos físicos, em alguns casos a lei impõe o cumprimento de determinados ritos de registro e aval cartorário para que detenham força vinculante.
Já os arquivos que existem tão somente no formato digital ou que foram digitalizados (escaneamento do documento físico) devem passar por outros procedimentos legais para que os assinantes sejam amparados pelos direitos ali declarados.
Como é a regulamentação do documento eletrônico?
Para fins de validação jurídica da documentação contábil, fiscal ou empresarial perante as autoridades competentes, a questão de maior dificuldade encarada pelas empresas diz respeito à forma como os documentos eletrônicos devem ser armazenados e ratificados virtualmente.
Afinal, como dito, essas informações estão condicionadas ao cumprimento de determinadas medidas legais para que seus efeitos jurídicos sejam reconhecidos perante o governo e a sociedade. De acordo com a legislação vigente, as assinaturas eletrônicas devem, obrigatoriamente, ser incluídas nesses documentos eletrônicos para que surtam seus efeitos jurídicos esperados e, em consequência, promovam a mesma segurança jurídica dos documentos físicos.
Nesse sentido, é indispensável que contadores, gestores e outros envolvidos conheçam mais sobre os Certificados Digitais e as assinaturas eletrônicas, como quais documentos são necessários para emiti-los nas empresas.
Esses registros eletrônicos somente foram legalmente reconhecidos após a entrada em vigor da Medida Provisória n. 2.200/2001. Nos termos desse comando legal a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de Certificados Digitais para identificação virtual do cidadão.
Além disso, especialmente no tocante à integralidade, esses documentos eletrônicos devem ser armazenados em locais seguros contra o acesso, o uso, a alteração, a reprodução ou a destruição por pessoas não autorizadas, conforme art. 3º, da Lei n. 12.682/12.
Quais são as melhores práticas de organização e armazenamento desses dados?
Embora a legislação sobre os documentos eletrônicos não seja muito extensa, há certas exigências organizacionais que precisam ser seguidas pelas empresas e pelos órgãos públicos.
No entanto, para além de mero cumprimento legal, é estrategicamente interessante que essas e outras medidas organizacionais sejam implantadas nos fluxos de trabalho para a otimização do tempo e da qualidade de entrega das atividades de rotina. Confira algumas dessas práticas a seguir.
Adote a Gestão Eletrônica dos Documentos (GED)
À medida que o número de documentos digitais retidos aumenta, o gerenciamento desses dados pode se tornar um ponto crítico para os gestores. Isso acontece porque, na ausência de procedimentos e metodologias de organização documental, o tempo gasto para a busca de arquivos digitais tende a aumentar cada vez mais.
Por isso, a adoção do GED como um software de gestão e controle de dados facilita o encontro de qualquer documento em segundos, em razão da categorização realizada pelo programa de acordo com a data, o autor etc.
Faça diagnósticos de gestão
A realização periódica de diagnósticos empresariais auxilia os gestores na averiguação da qualidade organizacional da GED já implantada. Esses relatórios podem ser confeccionados tanto por gestores que já conheçam a fundo as rotinas de gerenciamento documental eletrônico quanto por empresas especializadas no assunto.
Qualquer que seja a escolha, o objetivo central dessa medida é identificar eventuais gargalos, a fim de que sejam adequadamente corrigidos com a adoção de técnicas mais apuradas.
Já conhecia as leis de regulamentação do documento eletrônico vigentes? Já utilizou os certificados digitais? Conheça mais sobre esse universo e seus benefícios, assinando a nossa newsletter aqui!
