Todas as empresas, independentemente da área de atuação e do tamanho, sempre precisam gerir uma enorme quantidade de contratos. Isso vai desde contratos de aluguel, internet, acordos firmados com clientes e fornecedores até a contratação de funcionários e terceirizados. Atualmente, com as inovações tecnológicas, o contrato digital vem para facilitar todo esse trabalho.
Até pouco tempo, a única saída era trabalhar com arquivos físicos e com assinaturas reconhecidas em cartórios, ou seja, muito papel e custos altíssimos. Mas a transformação digital veio para melhorar significativamente a maneira como elaboramos, assinamos e inserimos segurança jurídica aos documentos relevantes.
Você já tinha ouvido falar sobre o contrato digital? Sabe quais são os seus benefícios? É isso que abordaremos neste post, além de apresentar a você um passo a passo de como fazer um contrato digital. Boa leitura!
O que é um contrato digital?
Em poucas palavras, podemos resumir o contrato digital como a formalização de um acordo entre duas ou mais partes. Dessa forma, os envolvidos precisam conhecer os seus termos e concordar com eles. O contrato digital segue o mesmo modelo e princípio do contrato tradicional, no entanto, é feito a partir de um meio digital.
Para que o arquivo ganhe validade jurídica, é necessário que passe por um processo diferenciado: a assinatura digital. Então, ele pode ser utilizado na compra de produtos, em acordos de contratação de serviço, em certificações, e-mails, prontuários médicos, entre outras situações.
Quais as vantagens de usar o contrato digital?
O contrato digital não só faz parte do dia a dia de inúmeras empresas ao redor do mundo, como a tendência é que o seu uso permaneça se popularizando. Citamos, a seguir, algumas das principais vantagens da sua adoção.
Segurança
Tanto a assinatura digital quanto a eletrônica têm recursos extremamente confiáveis para provar a autenticidade de documentos, não deixando brechas legais para a sua contestação. Sem contar que os próprios recursos utilizados em tais procedimentos (como a comprovação biométrica e a exigência de senhas) evitam que os arquivos sejam acessados ou modificados por terceiros, ajudando na privacidade de documentos sensíveis.
Mobilidade
Armazenar e fazer o compartilhamento de um contrato digital é bem mais prático do que ter que lidar com várias laudas de papel. Leves para qualquer celular, computador ou tablet, os arquivos podem ser enviados por diferentes meios de maneira bem fácil, como o correio digital ou por meio de servidores baseados na nuvem.
Lembrando que a cloud computing permite o acesso das partes a qualquer documento, seja em DOC, PDF ou XLS, por exemplo. Ou seja, tudo feito via internet.
Custo
Será que a sua empresa já fez as contas para saber o quanto gasta com a compra de tinta para impressoras, manutenção e papel? Isso sem falar no deslocamento para fazer o envio de documentos físicos, com o pagamento de despachantes, por exemplo?
Com o contrato digital, tais custos simplesmente deixam de existir. Além disso, não é mais necessário contar com um grande arquivo físico, o que resulta em economia de espaço e de despesas regulares para a correta preservação dos documentos em papel.
Qual é o passo a passo para fazer um contrato digital?
Quer saber como fazer um contrato digital de excelência, com mais agilidade e produtividade, contendo os elementos de proteção jurídica de cada envolvido? Continue a leitura!
Identifique as partes envolvidas
O contrato de prestação de serviços tem caráter residual e está previsto no Novo Código Civil. Ou seja, apenas vai controlar os objetos jurídicos que não sejam o centro de leis especiais (casos de relações de consumo e dos contratos trabalhistas).
Dessa maneira, a empresa precisa se preocupar com aspectos personalíssimos do contrato digital, dos quais a identificação correta é primordial:
- quem contrata — tomador, locatário ou contratante;
- quem é contratado — prestador de serviço, locador ou contratado.
Defina detalhadamente o objeto do contrato
Você vai prestar serviços de criação de softwares? De monitoramento de redes? Administração de imóveis? Pois bem, os detalhes do projeto de prestação de serviços precisam constar em alto nível de detalhamento, a fim de evitar mal-entendidos.
Especifique todos os valores envolvidos e inclua cláusulas de reajustes
Quando for o caso de prestação onerosa, todos os valores, assim como a periodicidade de pagamento, precisam ser inseridos no contrato. Índices que vão nortear os seus limites e reajustes também não podem ser esquecidos.
Descreva minuciosamente as obrigações e direitos de cada uma das partes
Aqui, não estamos falando sobre descrever o objeto do contrato, e sim, de explicitar quais são os deveres e direitos que cercam ambas as partes na relação jurídica:
- obrigação do prestador — o dever fundamental do prestador é o de fazer, com excelência, o serviço que assumiu, no tempo, no local e dentro das especificações acordadas, sempre sob fiscalização do tomador;
- obrigações do tomador — o dever do tomador é o de remunerar o serviço, levando em consideração o que foi definido no contrato.
Defina, se possível, instrumentos de medição de desempenho
Prever indicadores de desempenho para comprovar o ótimo cumprimento do contrato é fundamental para ambas as partes. Para aqueles que trabalham com TI, por exemplo, o SLA (Service Level Agreement, ou em português, Acordo de Nível de Serviço) é excelente para cumprir essa função.
Ainda que, geralmente, o SLA seja elaborado como um documento à parte, nada vai impedir de descrever no próprio contrato todos os objetivos de nível de serviço, que incluem velocidade e disponibilidade do processamento das transações. Tudo vai ser mensurado por índices e todos eles precisam ser descritos em contrato.
Estabeleça o tempo de contrato e as cláusulas de cancelamento/alteração
Considerando o que afirma o Novo Código Civil, o prazo de duração do contrato não pode ultrapassar quatro anos. Vale lembrar, ainda, que é importante não se esquecer da previsão de sansões em caso de descumprimento. As multas ou a extinção unilateral do contrato podem ser algumas das sanções nesse caso.
Use uma plataforma de assinaturas digitais e eletrônicas
As plataformas de assinaturas eletrônicas e digitais permitem a criação da assinatura digital, bem como a gestão delas e dos contratos que utilizam a ferramenta para esse fim. Assim, principalmente para organizações que trabalham com alto volume de documentos circulando e sendo criados internamente, é fundamental contar com uma plataforma para isso. Alguns de seus benefícios são:
- análise dos contratos fixos e temporários;
- aviso do fim da vigência de um deles, por meio de notificação, permitindo agilizar a renovação contratual;
- recebimento de um link único a cada usuário para assinar o documento;
- assinatura realizada por meio de qualquer dispositivo, em qualquer lugar, a todo tempo, garantindo maior agilidade para os processos;
- envio de documentos tanto internamente quanto externamente, coletando assinaturas dos envolvidos de forma 100% digital;
- proteção dos documentos por meio da criptografia, garantindo a segurança dos arquivos.
Como proceder à sua assinatura digital?
Após ter seguido todos os passos citados, é o momento de transformar o seu contrato em um documento digital para que a assinatura possa ser feita. Afinal, como fazer um contrato digital?
Não há segredo, pois, a partir de uma plataforma de assinatura digital, você vai gerar um documento, acionar aqueles que precisam assinar e inserir marcações (visando a deixar claro onde serão feitas as assinaturas). Simples, não é mesmo?
É a tecnologia ajudando sua empresa a fechar contratos com maior rapidez. Se ficou interessado, um ótimo exemplo é o Assine Online, da Soluti, voltado exatamente para a assinatura compartilhada de contratos digitais.
Ao contrário do que muitos imaginam, essas assinaturas criadas por plataformas especializadas são permitidas por lei e os seus documentos contam com um nível de segurança bancária (criptografia de alto impacto).
Como garantir a validade jurídica?
Uma das grandes preocupações dos empreendedores e gestões para a adesão da assinatura digital é sobre a sua validade jurídica. Afinal, os prejuízos em caso de invalidação de documentos podem ser altos e você não quer passar por isso, não é mesmo?
Em primeiro lugar, como há a proteção de uma camada de criptografia, é possível atestar a integridade do documento, de forma a evitar questionamentos sobre sua validade ou se, então, ele poderia ter passado por fraude. Para fins legais, isso já é o suficiente para garantir a validade jurídica do documento, já que protege o conteúdo e a identidade de quem o assinou.
Esse ponto é importante, pois, dificilmente uma pessoa poderá afirmar que não é responsável pela assinatura, garantindo maior confiança para os envolvidos. Além disso, como o processo de criação exige a validação da assinatura por meio de Autoridade Registradora, a burocracia protege a possibilidade de ter sido criada uma identidade inexistente ou fraudulenta.
Assim, segundo documento do Instituto Nacional de Tecnologia e Informação, que regulamenta as assinaturas digitais, os documentos assinados dessa forma têm:
- presunção de autenticidade: admite-se que a pessoa que o assinou foi responsável pela subscrição e encaminhamento, seja ela pessoa física ou jurídica;
- presunção de integridade: presume-se que o documento enviado é idêntico ao recebido. Caso ocorra qualquer tipo de alteração, até mesmo, um espaçamento diferente, já é o suficiente para invalidação do mesmo.
Qual a diferença entre uma assinatura digital e uma assinatura eletrônica?
É muito comum lermos a expressão assinatura eletrônica e acharmos que se trata de um sinônimo de assinatura digital. Mas, na verdade, não são a mesma coisa. Para entender quais são as diferenças entre elas, precisamos contextualizar. Vamos mostrar, a seguir.
O que é a assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica permite a assinatura de documentos por meio eletrônico, contudo, não utiliza Certificado Digital para sua realização. Assim, a validação ocorre por um acordo entre as partes de que, assim, trata-se de uma modalidade possível.
A partir desse acordo, podemos falar que ela é juridicamente aceita. Ou seja, sem isso, a sua autenticidade pode ser questionada.
Como funciona a assinatura eletrônica?
Como a validação da assinatura eletrônica ocorre por um acordo entre os envolvidos, é preciso garantir maior robustez para minimizar as chances de litígio. Assim, é preciso ter evidências claras de que todos os envolvidos estão concordando com essa modalidade.
Isso pode incluir, por exemplo, um termo no contrato, no qual se admite que todos os signatários reconhecem a validação do documento e que estão cientes sobre a modalidade de assinatura eletrônica, bem como outros tipos de confirmação (e-mail, áudio, mensagem de texto etc.).
Os envolvidos podem optar por outras camadas de segurança que sejam úteis para comprovar a autenticação do documento, tais como:
- biometria;
- número de IP ou identificação da conexão;
- foto, vídeo, mensagem de texto ou áudio dos envolvidos;
- código enviado por SMS ou e-mail, entre outros.
O importante é criar mecanismos que apenas os envolvidos na assinatura do documento podem acessar e garantir maior segurança no ato de assinatura. É fundamental poder identificar os signatários pois, só assim, é possível assegurar a validade jurídica.
Para quem opta por essa modalidade, é importante seguir as regras previstas pela MP 2.200-2, responsável por normatizar esse tipo de assinatura e garantir maior segurança jurídica para a ação. Ela precisa ter três pontos essenciais para ter valor legal:
- integridade (formas de garantir que o documento não será alterado);
- autenticidade (garantindo a autoria da assinatura);
- registro da assinatura (identificando quando e como foi feita).
Quais as diferenças da assinatura eletrônica e digital?
Como vimos, a assinatura eletrônica se difere da digital por meio da não-obrigatoriedade do Certificado Digital. Contudo, por não prever tanto a camada de criptografia quanto a validação de uma Autoridade Certificadora, ela pode ser um pouco mais burocrática, já que exige mais cuidados para garantir isonomia, idoneidade e integralidade do documento.
Assim, os custos reduzidos com a aquisição do certificado podem se verter em perdas produtivas no dia a dia, desacelerando os processos de assinatura e gestão de documentos e contratos. Com isso, o “barato pode sair caro” no final do processo.
Além disso, como não há a camada de proteção com a criptografia, podem ocorrer problemas com fraudes, principalmente, por meio da ação de hackers. Vamos supor que um cibercriminoso consiga interceptar a comunicação entre você e um futuro parceiro e, assim, mudar cláusulas e dados, a fim de garantir benefícios pessoais.
Essas mudanças poderão não ser percebidas por quem está na outra ponta do processo e, com isso, comprometer a segurança de todos os envolvidos, apresentando dados divergentes e gerando golpes virtuais. Nada bom, não é mesmo?
Contudo, é importante deixar claro que ambas são alternativas viáveis e interessantes para minimizar o tempo de assinatura de documentos, em comparação com a modalidade impressa, bem como são mais sustentáveis, com zero uso de papel.
Como você percebeu, o contrato digital é uma tecnologia que vai mudar a forma como os seus negócios são feitos. A rapidez e a praticidade dessa alternativa farão com que os projetos da sua empresa possam ser iniciados mais rapidamente, reduzindo custos e facilitando os processos.
E aí, gostou deste texto? Tem interesse em utilizar Certificados Digitais para a assinatura de contratos em seu negócio? Então, conheça a Soluti e nosso portfólio de soluções. Temos certeza de que será muito útil para você.
