A transformação digital já é uma realidade nas empresas brasileiras e proporciona grandes benefícios aos gestores e empresários. Dentre as novidades mais interessantes, uma merece destaque: a emissão digital de documentos de segurança do trabalho.
Ainda não sabia que isso era possível? Então, você precisa ler este post até o final. Reunimos as principais informações sobre esse processo e ajudaremos seu negócio a gerar economia e se tornar muito mais eficiente e seguro. Acompanhe!
Empresas já podem emitir documentos de segurança do trabalho digitalmente
Talvez você ainda não tenha conhecimento, mas as empresas já podem emitir documentos de segurança do trabalho digitalmente. Isso aconteceu graças à publicação de uma Portaria do Ministério da Economia, em 11 de abril de 2019.
De acordo com a Portaria 211, diversos documentos relacionados à saúde e à segurança do trabalho poderão ser gerados, assinados e armazenados de forma digital. Com isso, todos eles passarão a ter a mesma validade jurídica que um documento impresso — desde que sejam assinados por Certificados Digitais que atendem ao padrão ICP-Brasil.
Essa, sem dúvidas, é uma medida que trouxe mais celeridade, economia e produtividade às empresas brasileiras. Sem se esquecer, é claro, que o processo reduz as chances de emissão de documentos falsos, o que é uma segurança a mais para os empresários e para o Governo.
Os documentos de segurança do trabalho que podem ser emitidos digitalmente
Para garantir o crescimento saudável de uma empresa, é preciso aproveitar as oportunidades à disposição. Sendo assim, com essa recente autorização do Ministério da Economia, é essencial que os empresários se informem melhor e usufruam desse benefício.
Como a intenção do nosso blog é auxiliá-lo nessa tarefa, trouxemos a lista de documentos de segurança do trabalho que podem ser emitidos digitalmente. Confira:
- Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
- Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR);
- Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil (PCMAT);
- Programa de Proteção Respiratória (PPR);
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
- Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural (PGSSMTR);
- Análise Ergonômica do Trabalho (AET);
- Plano de Proteção Radiológica (PRR);
- Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
- certificados ou comprovantes de capacitações existentes em Normas Regulamentadoras;
- laudos de insalubridade e periculosidade.
É oportuno destacar que, além dos documentos digitais apresentados acima, a norma autorizou a inclusão de documentos assinados manualmente e posteriormente digitalizados, especialmente os que foram feitos antes de sua entrada em vigor.
Porém, nesses casos, o empregador deve manter os originais pelo período exigido na lei. Assim, caso seja necessário, os órgãos fiscalizatórios podem notificá-lo para que os apresente.
O padrão exigido para o arquivo
Para que os documentos listados tenham validade jurídica, eles devem seguir o padrão imposto pelo Ministério da Economia, visto que poderão ser solicitados durante uma fiscalização, por exemplo.
Nesse sentido, o arquivo eletrônico precisa ser apresentado em Portable Document Format, também conhecido como PDF de padrão PDF/A-1. De acordo com a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas), esse modelo é usado para a preservação em longo prazo de documentos eletrônicos.
Ressalta-se que o cumprimento dessa exigência é imprescindível para o processo. Caso o documento esteja armazenado em outro formato, não será aceito como prova.
A quem se destina essa nova regra
Desde que o Certificado Digital passou a fazer parte do cotidiano das empresas, a assinatura e o armazenamento de documentos se tornaram mais rápidos, eficientes, econômicos e seguros.
Agora, com entrada em vigor da Portaria do Ministério da Economia e ampliação do rol de documentos que podem ser emitidos de maneira digital, diversos negócios poderão usufruir dos benefícios proporcionados por essa modernização.
É essencial enfatizar que a forma de assinatura, guarda e apresentação desses documentos será inicialmente facultativa. No entanto, a própria norma estabeleceu prazos para que esse processo se torne obrigatório. São eles:
- 5 anos, para microempresas e microempreendedores individuais;
- 3 anos, para empresas de pequeno porte;
- 2 anos, para as demais empresas.
O prazo começou a ser contado a partir da data de publicação da Portaria, ou seja, 11 de abril de 2019. Isso significa que, em alguns anos, todas as organizações em atividade no país deverão, obrigatoriamente, emitir digitalmente os documentos de segurança do trabalho.
Essa exigência só será afastada em casos excepcionais, isto é, apenas quando ficar comprovada que a geração do documento digital não é possível. Ainda assim, o empresário deve provar que o documento físico é autêntico.
A solução da Soluti para sua empresa
Especialista e líder no ranking de emissões de Certificados Digitais, a Soluti é uma grande parceira do seu negócio. Somos a empresa do segmento que mais cresce no mercado e podemos ajudar o seu empreendimento a se desenvolver de uma maneira segura e inovadora.
Por meio da nossa solução de Certificação Digital, seu negócio estará preparado para emitir documentos digitalmente com toda a segurança e a agilidade que o procedimento exige.
Independentemente do seu porte ou segmento de atuação, em breve o processo deixará de ser facultativo para se tornar uma obrigação. Por isso, é melhor se adaptar o quanto antes e investir em parceiros sérios e comprometidos com o seu sucesso.
Com um Certificado PJ, sua empresa estará devidamente identificada no universo digital, podendo acessar os serviços eletrônicos da Receita Federal, emitir notas fiscais eletrônicas e assinar documentos com a mesma validade jurídica, como contratos, documentos contábeis e, claro, os documentos de segurança do trabalho.
O processo de modernização do ambiente empresarial é um caminho sem volta. Diante de tantos benefícios, as leis estão sendo alteradas para que o uso de tecnologias como a Assinatura Digital e a emissão de documentos digitais estejam cada vez mais presentes no dia a dia das empresas.
Nesse cenário, soluções como o Certificado Digital em nuvem tornam o uso dessa importante tecnologia muito mais simples e ágil. Ao se armazenar o Certificado em um servidor hospedado na nuvem, dispensa-se o uso de mídias físicas (como Tokens Smartcards), o que é uma vantagem, sobretudo para empresas que necessitam gerir muitos Certificados ou precisam deles em diferentes localidades.
Como você viu, já é possível emitir documentos segurança do trabalho digitalmente. Essa recente autorização do Ministério da Economia proporcionará mais agilidade, confiabilidade e produtividade aos negócios. Portanto, não espere pelo fim do prazo de regularização. Invista agora mesmo nessa estratégia!
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