Em meio às diferentes ações necessárias para manter um negócio saudável e em ritmo de crescimento, reduzir custos desponta como uma das medidas mais importantes em pequenas empresas. Isso porque, com um orçamento mais apertado, é indispensável priorizar gastos e investir apenas no mais essencial.
Embora reduzir custos seja uma ação crucial, isso não significa que o empresário tenha de cortar despesas de qualquer maneira, sem o devido estudo. Na realidade, quando a redução de custos é estratégica, o negócio tende a não sentir os efeitos e ainda aumenta a sua rentabilidade — o que é uma grande vantagem competitiva.
Por isso, para ajudá-lo nessa importante tarefa, preparamos este artigo listando 12 formas eficientes de reduzir custos na sua empresa sem prejudicar o funcionamento dela. Continue a leitura e saiba que ações são essas!
1. Automatize as tarefas
Na era da tecnologia, a empresa que deseja diminuir custos precisa considerar a automatização de tarefas, especialmente aquelas repetitivas, lentas e burocráticas.
Hoje, o mercado já oferece uma série de soluções para que negócios de todos os portes iniciem a sua jornada de automação. A exemplo:
- sistemas de gestão;
- plataformas de gerenciamento de finanças;
- aplicativos para gerenciamento financeiro;
- gestão eletrônica de documentos;
- controle de ponto;
- ERP.
Essas e tantas outras tecnologias oferecem um suporte estratégico para funções essenciais do negócio, ao possibilitar a economia não só de tempo, mas de recursos financeiros e humanos. Desse modo, o valor poupado a partir da automação pode ser revertido para os setores mais estratégicos e capazes de impactar positivamente os seus resultados.
2. Analise o fluxo de caixa
O fluxo de caixa também é um ponto que merece bastante a atenção do empreendedor. Ter um controle rígido de tudo que entra e sai do caixa da empresa é uma das lições básicas para o sucesso empresarial.
Em tal sentido, além de manter a regularidade e o controle das finanças, uma análise recorrente do fluxo de caixa é fundamental para a redução de custos. Com esse olhar mais incisivo, por exemplo, o empresário pode identificar pontos de atenção nas contas, como excessos de gastos, despesas que se tornaram recorrentes, problemas no registro das movimentações, rupturas no caixa em razão de vendas a prazo, além do aumento nas despesas do estabelecimento.
A lógica é que tudo aquilo que é registrado é mais fácil de ser controlado e, por consequência, otimizado. Então, avalie o fluxo de caixa do seu negócio, sempre buscando gargalos e despesas que possam ser eliminadas.
3. Evite desperdícios
Todo empreendedor sabe que o desperdício é um dos maiores vilões do orçamento de uma empresa. Porém, nem sempre é fácil eliminar tal problema, especialmente quando não se consegue identificar a sua fonte.
Dentro de um negócio, muitos podem ser os pontos em que o desperdício está presente. Por exemplo:
- uso deliberado de papel para impressões;
- ociosidade de equipamentos e espaços;
- aproveitamento deficiente da capacidade de colaboradores;
- dimensionamento equivocado de serviços como planos de internet, telefonia e outros;
- má gestão de fornecedores;
- utilização de processos manuais e ultrapassados, entre outros.
Todos esses quesitos devem ser avaliados continuamente dentro da sua empresa. Aqui, destacamos a importância de se ter um planejamento estratégico, no qual é avaliada a estrutura do negócio, seus pontos fortes e fragilidades, facilitando a definição de medidas para extinguir desperdícios e crescer de maneira mais sólida.
4. Tenha um bom controle de estoque
A depender do tipo de empresa, o estoque pode ser um ponto de atenção. A questão primordial, nesse contexto, está relacionada ao seu dimensionamento e precisão. Isso porque manter grandes estoques em desconformidade com as demandas da empresa significa ter custos desnecessários com armazenamento, além de prender o capital do negócio em mercadorias que não serão vendidas rapidamente.
Por isso, ter um controle eficiente do estoque é fundamental para reduzir custos. O estoque deve ser compatível com as necessidades da empresa, em termos de quantidade e variedade. Afinal, manter um grande estoque de produtos sem saída é um desperdício de recursos.
Mais uma vez, é preciso pontuar a importância da tecnologia para os negócios. Atualmente, o estoque pode ser facilmente gerenciado a partir de softwares especializados, os quais trabalham com dados de vendas, indicando a melhor forma de repor o estoque, por exemplo.
5. Terceirize aquilo que não é sua especialidade
A terceirização é, sem dúvida, um dos pilares para a redução de custos operacionais de uma empresa. Isso porque, na maioria dos casos, assumir todos os processos — inclusive aqueles que não estão relacionados ao foco de atuação do negócio — pode sair mais caro, em razão da sua falta de especialização.
A exemplo, ter um setor de TI dentro de uma pequena empresa pode ser altamente oneroso e dispensável. A demanda de recursos de tecnologia da informação pode ser reduzida, não valendo a pena manter funcionários especializados, investir em uma infraestrutura e dedicar um espaço somente para isso.
Nesse ponto, é muito mais econômico e viável terceirizar esse setor, contratando, por exemplo, um provedor de serviços em nuvem, que pode oferecer todo o aparato de TI na escala exigida para as necessidades da empresa e a um custo fixo muito mais acessível.
6. Invista em inovação
Destacamos ainda a importância de se adotar uma postura de inovação dentro da empresa, seja no momento de iniciar suas atividades, seja na hora de conduzi-las. A tecnologia tem sido uma das maiores aliadas do empreendedor no quesito otimização de processos e redução de custos. Exemplo disso é o Certificado Digital.
O uso de tal recurso tem se tornado um padrão, sobretudo em razão da grande quantidade de benefícios. Essa tecnologia, hoje, é o que permite uma comunicação online segura, transações comerciais eletrônicas autenticadas, além de ser a responsável pela viabilização do emprego dos documentos digitais, eliminando a dependência das empresas de papel e expedientes manuais.
Nesse sentido, o Certificado Digital diminuiu uma série de burocracias, como a necessidade de autenticação de diversas vias de contratos, atas e outros papéis em cartório. Ao permitir que os documentos sejam assinados eletronicamente, a qualquer hora e em qualquer lugar, e garantir o acesso a sistemas para o envio de declarações, guias e emissão de Nota Fiscal, ele também facilitou o cumprimento de obrigações principais e acessórias junto ao Fisco.
7. Estimule a cultura da economia de custos
Por mais que a redução de custos seja resultado de um conjunto de medidas executadas na prática, não há como negar a importância de uma cultura baseada na economia e no melhor aproveitamento dos recursos da empresa — sejam eles materiais, sejam humanos.
Nesse sentido, um dos caminhos mais promissores para a minimização dos custos internos de uma empresa é fazer dessa necessidade parte integrante da cultura. Ou seja, é preciso que todas as atividades realizadas dentro do negócio sejam pensadas sob uma ótica de economicidade.
Aqui, não se trata de reduzir gastos a qualquer custo, mas de estabelecer diretrizes e padrões de comportamento que contribuam para a melhora da eficiência operacional, para a diminuição do desperdício e para a adoção de ferramentas e soluções que entreguem um melhor custo-benefício.
8. Mapeie e elimine os gargalos da empresa
Identificar e eliminar possíveis causas de desperdício de recursos dentro da empresa, sem dúvida, também tem de estar no “radar” da redução de custos. Em muitos casos, as companhias investem na otimização de processos e das atividades mais ligadas ao seu core business, mas deixam de lado tarefas adjacentes, como aquelas feitas no chamado backoffice.
Esse tipo de realidade, na prática, pode gerar alguns gargalos. Como a rotina e os setores do negócio costumam ser interligados, a ineficiência de um ponto tende a refletir em outro. Ou seja, ainda que a empresa invista na otimização de determinados processos, se ela não o fizer também nos segmentos e nas atividades de que dependem tais processos, certamente haverá empecilhos.
9. Institua o banco de horas
Um dos principais custos das empresas está relacionado com a folha de pagamento dos seus funcionários. Tal despesa costuma ser ainda mais elevada quando os colaboradores frequentemente fazem a chamada “hora extra”, a qual, por lei, deve ser paga com um adicional de 50% sobre o valor da hora normal.
Assim, ao final de um mês, por exemplo, o gasto com pagamentos dessas horas extras pode ser bastante elevado. Por isso, é muito importante que a empresa institua um banco de horas para que seja possível aos colaboradores controlar a sua jornada de trabalho e fazer as compensações, tirando folgas. Isso evita que a empresa tenha que pagar o adicional.
10. Faça parcerias com fornecedores
Cada vez mais o mercado exige das empresas uma postura estratégica, de modo a garantir a economia dos processos e a competitividade. Nesse sentido, uma necessidade latente no mercado atual é a do firmamento de parcerias com outras empresas.
Estabelecer parcerias duradouras e estratégicas é uma via de mão dupla, na qual ambas as partes podem se beneficiar. Seja na contratação de serviços, seja na aquisição de insumos, contar com parcerias eficientes com os fornecedores pode ser um caminho bastante promissor para a redução de custos.
Tal parceria pode ser a base para negociações mais vantajosas. Por exemplo, uma empresa que já tem um vínculo sólido com os seus fornecedores, certamente conta com mais liberdade para:
- negociar preços;
- ajustar prazos de pagamentos;
- barganhar descontos;
- ajustar prazos de entrega de insumos e serviços;
- permutar serviços e produtos;
- acordar taxas de juros menores, entre outras vantagens.
Dito isso, fica claro que focar na formulação de parcerias consistentes, pautadas na transparência e lealdade, pode ser uma excelente estratégia para reduzir custos com fornecedores e, por consequência, diminuir as despesas internas da sua empresa.
11. Promova a digitalização dos documentos
Sobretudo no atual cenário tecnológico, não há como falar em redução de custos sem citar a digitalização de documentos. Na era digital, cada vez mais as empresas estão apostando na migração de processos para o formato eletrônico e rompendo com modelos tradicionais, baseados em processos físicos, no uso de papel e de impressões, por exemplo.
Nesse sentido, promover a digitalização dos documentos da empresa, sem dúvida, é uma estratégia altamente produtiva quando se objetiva reduzir custos. A gestão eletrônica de documentos, além de mais segura, é muito mais econômica, pois elimina gastos consideráveis, como:
- o uso de papel e de impressões;
- a alocação de espaço físico dentro da empresa para armazenar arquivos e documentos;
- a necessidade de grandes equipes para executar as tarefas, pois muitas delas são automatizadas.
Hoje, os documentos digitais já provaram ser a melhor opção para os negócios, sobretudo quando utilizado em conjunto com outras tecnologias importantes, como Cloud Computing e Certificação Digital.
12. Invista no Assine Online
Como um desdobramento importante da migração para o formato de documentos digitais, outra medida que pode contribuir diretamente para a redução de custos dentro da sua empresa é investir no Assine Online.
O Assine Online é a plataforma de assinaturas da Soluti que pode transformar o seu negócio e revolucionar a segurança das transações realizadas em ambiente digital, além de colaborar diretamente para minimização de custos.
A partir de tal ferramenta, você pode assinar documentos e contratos de forma totalmente eletrônica (assinatura eletrônica), além de poder utilizar a Assinatura Digital, por meio de um Certificado Digital, sempre com total segurança e validade jurídica.
A grande vantagem do Assine Online é que ele garante aos documentos digitais a mesma utilidade e legitimidade dos documentos físicos, mas com o diferencial de que, a partir do seu uso, a empresa consegue assinar, enviar e receber documentos eletronicamente, via internet.
Tudo isso, sem dúvida, apresenta um forte potencial de reduzir custos na sua empresa, enxugando os gastos e liberando capital para ser melhor aplicado em processos estratégicos, como a qualidade de produtos e serviços e, consequentemente, a satisfação do cliente.
Agora que você já conhece algumas das principais estratégias para reduzir custos na sua empresa, é hora de dar mais um passo adiante. Entre em contato hoje mesmo conosco e conheça as nossas soluções que podem contribuir não só com a redução de custos no seu negócio, mas com a modernização de processos, segurança e profissionalismo!
