Grande parte das atividades corporativas já estão passando pelo processo de transformação digital. No entanto, diversos são os riscos de segurança inerentes a essa nova sistemática de mercado. Por isso, as Assinaturas Eletrônicas são excelentes mecanismos de proteção às empresas, sendo facilmente emitidas presencialmente ou por procuração pública.
Isso porque, a fim de garantir total segurança dos usuários com o uso dessas assinaturas, a Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil), órgão responsável pela fiscalização e controle dos Certificados Digitais, determina que a obtenção desse serviço, quando requerida por representantes legais, está condicionada a uma série de requisitos a serem observados na procuração.
Mas quais são essas exigências? O que disciplina as resoluções da ICP-Brasil nesse sentido? Quais tipos de procuração são aceitas? Continue a leitura do artigo e tire todas as suas dúvidas!
O que é a procuração pública e particular? Quais são as principais diferenças?
Nos termos do art. 653 do Código Civil, pessoas físicas e jurídicas estão autorizadas a outorgar poderes para a prática em seus nomes de todos os atos civis por terceiros (outorgados). Para isso, o instrumento jurídico comprobatório dessa relação de mandato é a procuração, sendo classificada dentro de três modalidades distintas: pública, particular com reconhecimento de firma e particular por instrumento privado.
O documento público, por óbvio, detém maior força jurídica, visto que é mais seguro a todos os envolvidos e também a terceiros eventualmente prejudicados. Por esse motivo, esse formato é comumente requerido por órgãos públicos e instituições financeiras para a prática de atos em nome dos outorgantes.
Tal instrumento necessariamente deve ser lavrado pelo tabelião e arquivado no cartório de notas — do contrário, a procuração não é constituída de fé pública. Pessoas jurídicas interessadas na outorga de poderes precisam apresentar os seguintes documentos:
- contrato ou estatuto social;
- cadastro nacional de pessoa jurídica;
- alterações contratuais ou estatutárias;
- ata de eleição do representante legal;
- RG, CPF e comprovante de residência do outorgado.
Por outro lado, a procuração particular com reconhecimento de firma constitui-se por meio da elaboração integral do documento pelas próprias partes interessadas. Com o objetivo de garantir a segurança jurídica, os outorgantes podem encaminhá-la até o tabelião de notas para que a firma seja reconhecida. Todavia, diferentemente da procuração pública, nenhum documento é arquivado em livros cartorários.
Por último, a procuração particular por instrumento privado é igualmente redigida e assinada pelas partes interessadas, porém, não há qualquer tipo de ratificação desse mandato no tabelionato. Os riscos desse documento são os maiores e, por isso, geralmente, não são suficientes para comprovação da representação legal em órgãos públicos.
Quem está autorizado a emitir o Certificado Digital?
Os Certificados Digitais podem ser emitidos por dois tipos de pessoas: físicas e jurídicas. Por questão de segurança, ainda que munidos de procuração, outorgados não estão autorizados a comprovar a identificação de pessoas físicas e obter os respectivos Certificados.
Isso porque a comprovação da titularidade da pessoa física responsável pelo Certificado Digital requerido somente pode ser feita pelo próprio usuário por meio de seu comparecimento físico à Certificadora.
Essa vedação justifica-se pelo fato de que, caso a outorga fosse autorizada, problemas com o uso de assinaturas digitais por terceiros poderiam alcançar níveis alarmantes, causando uma insegurança jurídica em todo o país.
Contudo, tal regra só se aplica às pessoas físicas. Nas hipóteses de emissão de Certificados Digitais a pessoas jurídicas, terceiros outorgados estão autorizados a comprovar a titularidade das empresas representadas, desde que preenchidos determinados requisitos legais, de acordo com o estabelecido na Resolução CG ICP-Brasil n. 79/2010 — como será explicado mais a frente.
O que deve ser considerado antes da emissão?
Primeiramente, os interessados devem avaliar qual a finalidade da Assinatura Digital a ser utilizada. Dessa forma, pessoas físicas e jurídicas detêm três opções distintas de Certificado Digital, conforme as especificidades de cada caso. Conheça cada um delas, na sequência:
- tipo A — os usuários podem assinar eletronicamente qualquer tipo de documento digital, garantindo-se a integridade, a autenticidade e o não repúdio das informações contidas;
- tipo S — utilizado para estabelecer maior segurança dos dados digitais contra o acesso de terceiros. Com esse Certificado, os conteúdos ficam protegidos mediante sistemas de criptografia;
- tipo T — também conhecido como Certificado time stamping, essa modalidade inclui o registro do dia e do horário em que a assinatura digital ocorreu.
Definido o tipo de Certificado, os usuários precisam escolher a melhor forma de armazenamento dessa chave e qual o prazo de validade mais adequado, podendo ser o Certificado A1, armazenado diretamente no computador em que será utilizado, Certificado A3, armazenado em uma mídia criptográfica, como um Token os Smartcard ou o Bird ID, armazenado em nuvem.
Quais são os requisitos para a emissão do Certificado Digital por terceiros em nome de pessoas jurídicas?
Como explicado neste artigo, pessoas físicas devem, obrigatoriamente, comparecer a uma Autoridade Certificadora (AC) ou uma Autoridade de Registro (AR) para que seja feita a comprovação de titularidade. Procurações, nesses casos, não são autorizadas. [Atualização 2021: dada a pandemia de Covid-19, os Certificados Digitais podem ser emitidos totalmente online, por videoconferência. Saiba mais clicando aqui.]
Por outro lado, a obtenção Certificados Digitais por terceiros em nome de pessoas jurídicas é aceita, desde que cumpridos alguns requisitos constantes na procuração de outorga de poderes. A seguir, entenda cada uma dessas exigências!
Ato constitutivo da pessoa jurídica
De acordo com a ICP-Brasil, o contrato ou estatuto social da pessoa jurídica deve, obrigatoriamente, prever a possibilidade de representação legal das empresas por terceiros.
Por esse motivo, tanto o ato constitutivo quanto as últimas alterações realizadas no contrato ou estatuto precisam ser apresentadas pelos outorgados à Autoridade Certificadora ou Autoridade de Registro no momento da emissão.
Instrumento público
A procuração pública é utilizada, principalmente, em situações de maior vulnerabilidade das partes envolvidas e de terceiros. Nesse sentido, diante do fato de que a emissão dos Certificados Digitais condiciona-se à comprovação da titularidade dos usuários, os outorgados somente estão autorizados à prática desse ato, se constituídos em instrumento público.
Poderes especiais
Sob a perspectiva jurídica, caso nada esteja expresso, as procurações públicas conferem aos representantes poderes de exercício das atividades de cunho meramente administrativo.
Embora a emissão de Certificados Digitais pudesse ser enquadrada como tal, a ICP-Brasil determina que esse instrumento jurídico deva dispor expressamente sobre a autorização do outorgado para comprovar a titularidade de pessoas jurídicas perante a Autoridade que fará a emissão do Certificado Digital, credenciada a ICP-Brasil.
Validade de 90 dias
O último requisito diz respeito ao tempo de vigência da procuração pública. Nos termos do art. 1º, da Resolução CG ICP-Brasil n. 107/2015, o mandato somente terá validade diante da Autoridade Certificadora, caso no instrumento de representação expressamente conste prazo máximo de vigência de 90 dias — do contrário, a emissão do Certificado Digital não é autorizada.
Portanto, os Certificados Digitais já se tornaram ferramentas relevantes no cenário corporativo, na medida em que garantem a integralidade, a autenticidade e a irretratabilidade dos documentos assinados digitalmente.
Contudo, a obtenção dos Certificados nas Autoridades Certificadoras por meio de terceiros somente é possível quando o outorgante for pessoa jurídica e o mandato constituinte de representação firmado por instrumento público com poderes específicos para atuar perante a ICP-Brasil.
Agora que você já tirou suas dúvidas sobre a procuração pública na hora de emitir um Certificado Digital, o que acha de receber mais conteúdos direto em seu e-mail? Assine nossa newsletter!
