4 documentos para começar a digitalizar na sua empresa agora

Estamos em pleno fervilhar do que muitos dizem ser a 4ª Revolução Industrial. Com a fusão de tecnologias digitais, físicas e biológicas, estamos próximos de testemunhar as primeiras fábricas inteligentes, cidades controladas por sistemas autônomos e até mesmo cirurgias realizadas com o auxílio de realidade aumentada.

Com um oceano de tecnologias como 3D, drones, Internet das “coisas” e redes neurais, fica difícil entender como algumas empresas ainda usam recursos inventados 2 mil anos atrás. É o caso do papel: será que não está na hora de colocar seus documentos para digitalizar?

Um funcionário de uma empresa usa, em média, mais de 10 mil folhas de papel/ano, o que daria cerca de R$ 500,00/R$ 700,00 por pessoa (apenas considerando o preço do papel). O problema é que o preço baixo da resma (cerca de R$ 25,00) esconde pesados custos de gerenciamento que costumam minar a saúde financeira da corporação.

Optar por tramitar o acervo informacional de sua organização de forma física impõe custos com toner, energia elétrica, tempo que cada colaborador perde imprimindo, arquivando, procurando e reconstituindo arquivos extraviados, além das ineficiências decorrentes dessa prática incompatível com a era dos negócios digitais.

Hoje você vai conhecer 4 documentos para digitalizar em sua empresa!

Antes de tudo: o peso do documento físico em números

Um estudo feito pela consultoria McKinsey revelou que as varejistas que investem nas tecnologias de digitalização e Big Data tendem a ampliar sua margem de lucro, em média, em 60%. Mas a literatura especializada em gestão de documentos mostra dados ainda mais intrigantes:

  • todos os anos, entre 3% e 5% dos arquivos de uma empresa são perdidos ou extraviados;
  • o custo de recriação de um documento é de, em média, US$ 120;
  • 90% dos dados arquivados jamais serão consultados novamente;
  • profissionais desperdiçam entre 5% a 15% do tempo lendo informações e (acredite!) 50% procurando por elas.

Sua empresa tem documentos para digitalizar? Já pensou em abandonar a tramitação física em nome de uma dinâmica baseada em mobilidade, com armazenamento em nuvem e até mesmo assinatura digital? Eis abaixo os 4 documentos que você não pode mais manter fisicamente em sua organização.

1. Recibos

Será que você tem esses documentos para digitalizar? Nesse caso, você pode ir além do simples escaneamento: você pode gerar e assinar recibos eletronicamente, sem que eles sejam impressos uma única vez. Afinal, não faz sentido ter em sua empresa sistemas de gestão ultramodernos e entregar a fornecedores e clientes recibos em papel (assinados à caneta), concorda?

O fluxo de processos manuais multiplica o tempo perdido de cada funcionário, e pode explicar porque uma empresa produz tão mais dentro de um mês do que determinado concorrente. É preciso pensar em agilidade de informações e isso passa, necessariamente, pela adoção dos recibos eletrônicos. Você pode começar escaneando os já existentes e depois migrar de vez para o mundo paperless.

Gradativamente, vamos acostumando a receber recibos em via eletrônica, principalmente no setor de serviços. Isso já ocorre com aplicativos de carro particular, que armazenam detalhes da viagem realizada no próprio app, ou com maquinetas modernas de pagamento com cartões, que enviam o detalhamento da compra por e-mail.

2. Contratos

Você pode até não ter a estatística, mas basta refazer o caminho dos contratos físicos (da minuta ao arquivamento) e ficará claro o quanto sua empresa está perdendo em tempo e dinheiro com a gestão contratual física. Se você precisa aumentar a eficiência de seus processos, é fundamental ao menos organizar esses documentos para digitalizar.

Depois que a minuta do contrato é elaborada pelo setor jurídico, cabe a algum funcionário levá-la à mesa da direção, que, soterrada de outros documentos pendentes de assinatura, provavelmente se tornará uma espécie de “limbo” até que algum gestor administrativo dê conta da demora na conferência dos termos.

A partir do “ok” da direção, será necessário notificar o departamento jurídico (por telefone ou e-mail) sobre essa aprovação. O contrato real será redigido, retorna novamente ao diretor e, após alguns dias, é entregue a um motoboy, que vai remeter as vias para a chancela de todos os outros interessados.

Depois de algumas semanas, será ainda necessário levar todas as vias aos respectivos cartórios para reconhecimento de firma. Só então os originais do contrato serão novamente distribuídos aos interessados para arquivamento. Consegue imaginar quanto tempo se passou nesse processo todo?

É possível eliminar todo esse caos burocrático com a assinatura eletrônica de contratos (através, por exemplo, da solução Assine Online), de modo que todo o processo de autenticação pode ser feito no mesmo dia (independentemente da localização geográfica de cada parte). Nessa dinâmica, esses ajustes podem ser armazenados em nuvem, tramitando sempre eletronicamente, sem que uma única folha de papel tenha que ser impressa.

Mais do que colocar os documentos para digitalizar, estamos falando em criar seus arquivos contratuais já de forma integralmente eletrônica. Isso é transformação digital em essência.

3. Acervo contábil

A eliminação dos documentos físicos é imprescindível a quem atua em um departamento contábil ou nos escritórios que acumulam esses arquivos de inúmeros clientes. São duplicatas, notas promissórias, balanços, balancetes, demonstrativos de resultados do exercício, cópias de declarações ao fisco, autos de infração, inventários e muito mais.

Todo esse oceano de papéis é consequência da montanha de obrigações acessórias de que as empresas devem dar conta todos os anos. Segundo levantamento divulgado em 2017 pelo Banco Mundial, o Brasil é o país que perde mais tempo para lidar com a burocracia tributária: as empresas gastam, em média, 1.958 horas/ano para cumprir todas as regras do Fisco.

Nem precisa dizer que juntar todo esse patrimônio informacional em papel e mantê-lo sempre pronto para ser exibido em caso de fiscalização é tarefa quase impossível, certo? Se você ainda guarda a papelada citada acima, vale a pena organizar esses documentos para digitalizar, em um primeiro momento e, posteriormente, migrar sua rotina administrativa para a nuvem com geração e assinatura via Certificado Digital.

4. Folhas de ponto/contracheques

Pesquisas indicam que, somente nos Estados Unidos, as empresas perdem cerca de US$ 8 bilhões/ano apenas com a gestão de documentos físicos. No Brasil, esse custo pode ser até maior, considerando que o extravio de folhas de ponto ou contracheques enseja sanções pesadas em uma eventual lide trabalhista.

O problema é que com o acúmulo de papéis importantes, as organizações passam a ter que investir na contratação de auxiliares administrativos e até mesmo aluguel de maior espaço físico para armazenamento de caixas-arquivo.

Considerando que a tabela de temporalidade de documentos impõe a guarda das folhas de ponto e dos controles de frequência por pelo menos 5 anos, imagine no que se transformará sua corporação com a aglomeração de toda essa papelada. É preciso separar esses documentos para digitalizar.

Isso sem falar na desorganização, o que, evidentemente, produz ineficiências. Já se foi o tempo em que os funcionários registravam entrada e saída em relógios físicos, mediante carimbo de cartões. Atualmente, com a implementação de um sistema de ponto biométrico e assinatura digital, todos esses arquivos podem ser alocados no sistema de gestão da empresa, com visualização dos colaboradores até mesmo pelo celular.

Para além da digitalização, como criar documentos eletrônicos?

Existem atualmente no mercado plataformas de assinatura eletrônica totalmente integradas a diversos dispositivos, permitindo que você não dependa mais do escaneamento para abandonar a rotina de arquivos físicos e, de uma vez por todas, tenha toda sua gestão de documentos em formato digital.

O Assine Online, por exemplo, permite que você assine atestados, petições, laudos, declarações, contratos, prontuários médicos e até diplomas, a partir de sua residência ou ainda que esteja preso em um congestionamento, com um simples acesso à plataforma pelo tablet ou smartphone. Tudo com segurança em nível bancário (criptografia, autenticação de dois fatores, backups automáticos etc.), sem gastos com impressões e com validade jurídica que um documento digitalizado não teria.

Nessa perspectiva, para quem precisa acessar sistemas, sites de compras e portais corporativos (e não deseja depender de login e senha), há ainda soluções como o S.Login, que garante a autenticação eletrônica em aplicações por meio do Certificado Digital da cadeia ICP-Brasil. Ferramentas como essa garantem o deslocamento de sua rotina para uma dinâmica verdadeiramente digital, mais ágil, segura e moderna.

Percebeu a vantagem competitiva em seus negócios ao colocar seus documentos para digitalizar ou, melhor do que isso, tramitá-los de forma digital desde a sua origem? Então siga-nos nas redes sociais e acompanhe outras dicas exclusivas sobre gestão financeira, organização contábil, Certificação Digital e muito mais!


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