Dentro da rotina de trabalho do contador, alguns expedientes são bastante comuns, compondo um verdadeiro complexo de atividades básicas da profissão. Nesse sentido, as demonstrações contábeis certamente podem ser incluídas, pois estão presentes na realidade de praticamente todas as empresas.
Elas exercem um papel crucial dentro dos negócios. A verdade é que, muito mais do que uma obrigação imposta por lei, essas demonstrações são tidas como ferramentas de referência para que gestores, líderes e os próprios profissionais da contabilidade acompanhem a evolução financeira da instituição e tenham mais visibilidade sobre a sua situação fiscal.
Dada a importância das demonstrações contábeis para as empresas e para o trabalho do contador, preparamos este artigo com o objetivo de esclarecer melhor o que, de fato, são essas demonstrações e pontuar acerca do seu papel na boa condução dos negócios. Acompanhe!
O que são as demonstrações contábeis?
As demonstrações contábeis, na prática, dizem respeito a um conjunto de documentos técnicos — isto é, relatórios típicos da contabilidade —, cuja principal função é fornecer a gestores, líderes e contadores informações seguras e concretas sobre a realidade financeira e fiscal de um negócio em determinado período.
Também denominados demonstrações financeiras, esses relatórios formam uma apresentação estruturada mais abrangente da empresa, tomando como base a posição patrimonial, fiscal e orçamentária, a fim de demonstrar tanto para os tomadores de decisão quanto para o mercado, especialmente para investidores, como anda a saúde financeira do negócio.
Qual a importância das demonstrações contábeis?
Na realidade das empresas, as demonstrações contábeis têm um papel importante, sobretudo ao viabilizar análises mais técnicas e precisas sobre a situação do negócio, auxiliando diretamente na sua condução.
No entanto, existem outros atributos que reforçam a importância desse expediente. Inicialmente, há de se considerar o atendimento à legislação, já que a apresentação dos relatórios contábeis é uma obrigação imposta por lei a diferentes perfis de empresas. Mas não para por aí. Vejamos!
Gera mais assertividade nos pagamentos
Os relatórios financeiros oferecem uma visão sistemática das entradas e saídas de capital da empresa. A partir disso, por exemplo, os gestores têm mais visibilidade para controlar os pagamentos dos clientes, identificando riscos de possíveis atrasos, o nível de inadimplência, entre outras rupturas que possam prejudicar as finanças.
Nesse sentido, inclusive, o fluxo de caixa é o relatório mais dinâmico e estratégico para controlar esse tipo de informação, já que pode ser estruturado para análises diárias, semanais ou mensais, por exemplo.
Facilita a prestação de dados ao Fisco na hora de declarar o IR
As demonstrações contábeis, quando bem-estruturadas e atualizadas, têm uma grande utilidade no momento da declaração do Imposto de Renda. Como as informações já estão lançadas e organizadas nos documentos, fica mais fácil para o contador fazer as apurações e proceder com a declaração de forma mais precisa e ágil, evitando qualquer discrepância com o Fisco.
Além disso, as demonstrações eliminam a necessidade de se gerenciar diversas fontes de dados, como recibos de pagamentos, extratos de contas etc., otimizando o processo de elaboração da declaração de IR.
Melhora a qualidade e a agilidade na tomada de decisões
Os relatórios relacionados às demonstrações contábeis da empresa são peças elementares para que gestores e líderes consigam compreender a real situação do negócio e, com base nisso, possam tomar as decisões mais adequadas.
Afinal, estamos falando de relatórios técnicos, que seguem toda uma padronização e lidam com dados estratégicos do negócio, como fluxo de caixa, movimentações financeiras, contas a pagar e a receber, por exemplo. Ou seja, existe todo um aparato informativo capaz de conduzir a tomada de decisão com muito mais eficiência e permitir o aproveitamento de oportunidades.
Traduz a solidez do negócio ao mercado
Na prática, os relatórios financeiros funcionam como um registro histórico do sucesso global de uma empresa ao longo do tempo. Dessa forma, caso se decida vender o negócio ou buscar novos investidores, as demonstrações serão a base para provar que o empreendimento é sólido.
A lógica é simples: quem pretende fazer a aquisição de uma empresa ou tem interesse em investir nela, certamente buscará subsídios informativos concretos para ter certeza de que a operação é viável e, mais do que isso, é rentável. Desse modo, as demonstrações são ferramentas-chave ao transparecer, de forma numérica e precisa, a saúde financeira do negócio ao mercado.
Além disso, vale destacar que clientes e fornecedores recentes também podem solicitar demonstrações financeiras para decidir se firmarão ou não relações comerciais com determinada empresa, por exemplo.
Fortalece o compliance e a redução de erros
Por se tratar de um expediente de avaliação e controle da situação da empresa, as demonstrações podem fornecer dados importantes para ajudar o gestor a identificar mais cedo eventuais erros e discrepâncias em seus relatórios.
Em outras palavras, as demonstrações contábeis trazem mais visibilidade para a condução da empresa, facilitando a identificação de fraudes, atividades ilegais e quaisquer erros na formulação das contas.
Quais as principais demonstrações contábeis?
Como dito, as demonstrações contábeis estão relacionadas a diferentes documentos que retratam a realidade financeira e fiscal do negócio. A seguir, listamos e explicamos alguns dos mais importantes. Confira!
Balanço patrimonial
Essa é, talvez, a demonstração contábil mais importante de uma empresa. A partir dela é possível obter uma avaliação estática da situação financeira e patrimonial do negócio, a partir de 3 pilares:
- ativos: que se relacionam com bens, direitos, créditos e aplicações de recursos, compreendendo investimentos da empresa, estoque, recebíveis, caixa e afins;
- passivos: correspondem às obrigações da empresa perante instituições financeiras, terceiros e o Fisco, por exemplo;
- patrimônio líquido: são os próprios recursos da empresa, obtidos a partir do resultado entre o ativo e o passivo.
O balanço patrimonial pode ser realizado a qualquer tempo, mas o ideal é que seja feito todos os anos, sempre ao final de cada calendário fiscal.
Demonstração de fluxo de caixa
Resumidamente, a declaração de fluxo de caixa dá aos gestores e profissionais da contabilidade uma visão mais direta do negócio, informando, por exemplo, se há dinheiro suficiente para arcar com as contas a curto prazo.
Assim, enquanto a empresa pode parecer financeiramente estável com base em métodos de contabilidade padrão, com a demonstração de fluxo de caixa a realidade pode ser outra, pois é altamente dinâmica, refletindo a situação do negócio em um período mais curto e de forma mais precisa.
Aqui, o foco é avaliar as entradas e saídas de valores de caixa, contas bancárias e aplicações financeiras, bem como os resultados dessas movimentações financeiras. Isso demonstra onde, quando e como os recursos foram aplicados e possibilita uma gestão mais eficiente das entradas e saídas de capital, evitando, assim, desvios e desconformidades.
DRE
A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) basicamente é o resumo financeiro dos resultados operacionais do negócio em um dado período. Nessa demonstração, diferentemente do que ocorre com o fluxo de caixa, lida-se com informações financeiras de modo mais abrangente, e não é apresentado claramente onde, quando e como as movimentações são realizadas.
A DRE, então, mostra como o resultado do negócio se dá. Esse documento detalha a formação do resultado líquido de um exercício a partir da confrontação das receitas, dos custos e das despesas de uma empresa, apuradas de acordo com o princípio contábil do regime de competência.
Quais as melhores práticas para a demonstração contábil?
Em razão do seu caráter técnico e obrigatório, a demonstração contábil precisa ser desenvolvida de maneira adequada, atendendo a todas as especificidades impostas pelas normas em relação a cada formato de negócio. A seguir, reunimos algumas das melhores práticas que podem facilitar o processo de elaboração da demonstração. Confira!
Atentar-se à obrigatoriedade
Tomando como base o formato da empresa para a qual a demonstração contábil é elaborada, é fundamental que o profissional da contabilidade esteja atento a cada obrigatoriedade. As demonstrações contábeis podem ter uma estrutura diferenciada, exigindo a inclusão de mais ou menos elementos.
Nesse contexto, é preciso estar atento às regras impostas pela legislação, impedindo que a demonstração tenha informações desnecessárias ou insuficientes. A lógica, nesse caso, é que as demonstrações sejam mais completas e complexas conforme o porte da empresa.
As demonstrações contábeis de grandes organizações, com um alto faturamento, por exemplo, são mais detalhadas e contêm mais demonstrativos financeiros, do que aquelas apresentadas por uma pequena empresa. Por isso, é necessário que o contador conheça a legislação e esteja apto a atender os diferentes perfis de obrigatoriedade.
Checar os componentes exigidos na demonstração
Na prática, a demonstração contábil é composta por um conjunto de demonstrações acessórias, cada uma delas é responsável por apresentar informações acerca de um determinado atributo dentro da empresa. Nesse sentido, dependendo do formato da instituição — PMEs, EPP e ME, por exemplo —, a demonstração contábil terá elementos diferentes.
Diante dessa variação na estrutura da obrigação em questão, é muito importante que o profissional responsável pela elaboração se atente às exigências normativas, a fim de garantir o seu perfeito cumprimento.
A apresentação de demonstrações contábeis está prevista na Norma Brasileira de Contabilidade nº 26, aprovada pela Resolução do CFC nº 1.185/09. De acordo com as resoluções do CFC, a Norma Contábil define a obrigatoriedade de apresentação da demonstração contábil com os seguintes elementos:
- ME e EPP: o Balanço Patrimonial (BP), a DRE e as Notas Explicativas (NEs) são elementos obrigatórios da demonstração contábil nesse formato de empresa, segundo a Resolução CFC nº 1.418/12;
- PMEs: o BP, a DRE, a Demonstração de Resultado Abrangente (DRA), Demonstração dos Fluxos de Caixa (DFC), a Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL) e as Notas Explicativas são elementos obrigatórios da demonstração contábil. Vale destacar que a DRA e a DMPL podem ser substituídas pela Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA). A regra está de acordo com a Resolução CFC nº 1.255/09.
Conhecer o embasamento legal
Outra prática fundamental para a correta elaboração da demonstração contábil é o conhecimento sobre a legislação/norma que regula o instrumento. É papel do profissional da contabilidade estar a par dessas normas, atendendo-as de forma rígida e transparente.
No caso das demonstrações contábeis, existem diferentes diplomas normativos que tratam do tema. A exemplo, a Lei nº 6.404/76, que dispõe sobre as Sociedades por Ações, trata das demonstrações em seu art. 176:
Art. 176. Ao fim de cada exercício social, a diretoria fará elaborar, com base na escrituração mercantil da companhia, as seguintes demonstrações financeiras, que deverão exprimir com clareza a situação do patrimônio da companhia e as mutações ocorridas no exercício:
I – balanço patrimonial;
II – demonstração dos lucros ou prejuízos acumulados;
III – demonstração do resultado do exercício;
IV – demonstração dos fluxos de caixa; e
V – se companhia aberta, demonstração do valor adicionado.
Além dessa lei, há também as resoluções do CFC, que regulamentam as demonstrações de forma ainda mais detalhada, como é o caso da Resolução nº 1.185/09, alterada pela Resolução nº 1.376/11. Junto delas, soma-se ainda a Deliberação CVM nº 676/11.
Considerar os prazos para elaboração das demonstrações contábeis
Conforme já esclarecido, a demonstração contábil é composta por um conjunto de demonstrações financeiras, como o Balanço Patrimonial e a DRE. Nesse sentido, é preciso lembrar que esses demonstrativos financeiros devem ser elaborados em datas determinadas, segundo as normas e a praxe contábil.
Assim, para a confecção de uma demonstração contábil eficiente, é muito importante que os prazos de cada um dos seus componentes sejam atendidos com rigor. Por exemplo, é indispensável que a demonstração contábil contenha elementos atualizados que reflitam a real situação da empresa.
No caso do Balanço Patrimonial, a Lei 6.404/76 determina que a data limite de aprovação do Balanço de um exercício finalizado em 31 de dezembro será sempre até 30 de abril do ano subsequente.
Criar um cronograma de atividades até a entrega
Como típico expediente técnico, a demonstração contábil é desenvolvida a partir de uma série de informações colhidas ao longo do exercício financeiro do negócio. Desse modo, para que tudo corra bem e a demonstração esteja concluída no momento certo, é muito importante que se estabeleça um cronograma de execução da demonstração até a sua entrega.
Assim, o profissional responsável pode se organizar para o atendimento da obrigação, já reunindo as informações previamente e lançando-as em seus relatórios. Com isso, evita-se que informações de todo o exercício precisem ser reunidas, organizadas e lançadas de uma só vez, abrindo margem para atrasos e erros na elaboração da demonstração contábil.
Elaborar uma boa apresentação
A função principal das demonstrações contábeis, além do atendimento à obrigatoriedade imposta por lei, é gerar um documento transparente e descritivo capaz de demonstrar, quantitativa e qualitativamente, a situação financeira de uma empresa em um dado período.
Por essa razão, ao elaborar esse tipo de demonstração, o profissional responsável precisa ter uma grande preocupação com a forma como os dados são apresentados. Como relatório descritivo que é, a demonstração contábil deve ser estruturada de forma coerente, facilitando o entendimento e comparação com outros documentos.
É importante mencionar que tais demonstrações muitas vezes são utilizadas para prestar contas a acionistas e investidores de empresas. Ou seja, essas pessoas precisam ter um entendimento amplo do negócio, e elas conseguem isso por intermédio de uma demonstração bem-apresentada, organizada e objetiva.
Por fim, como se pôde perceber, as demonstrações contábeis são instrumentos de grande relevância para a condução saudável de um negócio. Ao reunir informações de forma sistemática e técnica, esses documentos oferecem mais segurança, visibilidade e controle a gestores. No entanto, por se tratar de expedientes que exigem um alto rigor, a presença de um profissional especializado é fundamental para sua correta elaboração, atendendo com precisão às normas e às necessidades da empresa.
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