Dentro da realidade de operações de uma empresa, a qualidade dos resultados obtidos é diretamente proporcional à eficiência operacional de seus processos. A lógica é que um negócio organizado e eficiente faça entregas mais qualificadas, atenda com mais precisão seus clientes e tenha uma atuação mais sustentável e rentável.
Por isso, a busca por eficiência operacional é uma ação comum a todos os tipos de empresas. Afinal, atuar de maneira eficiente significa também reduzir custos, minimizar erros e aumentar a produtividade.
Nesse sentido, existem diferentes caminhos que podem ser trilhados para se alcançar uma operação otimizada. Investir em novas tecnologias, terceirizar determinadas atividades, automatizar processos e adotar uma postura inovadora, sem dúvida, são ações que têm muito a contribuir para a melhoria interna da sua empresa.
Firmando o nosso compromisso de ajudar você e o seu negócio a estabelecer uma melhoria contínua, preparamos este artigo para mostrar o que pode ser feito para melhorar a eficiência operacional da sua empresa. Acompanhe!
O que é eficiência operacional?
O termo eficiência operacional está ligado à ideia de conseguir os melhores resultados com os menores custos. Ou seja, em sua concepção, o conceito remete a operar de forma organizada, efetiva e livre de situações que podem interferir negativamente nos resultados dos processos.
Pode-se dizer que uma empresa é operacionalmente eficiente quando ela é capaz de extrair o máximo valor dos seus recursos, sejam eles físicos ou humanos, e, com isso, eliminar gargalos, desperdícios, retrabalho e outras ocorrências que drenam a sua produtividade e, consequentemente, seu potencial de lucro.
Mas afinal, qual a diferença entre eficiência e eficácia?
No contexto da otimização de processos, os termos eficiência e eficácia comumente são empregados como se fossem sinônimos. No entanto, apesar da similaridade, esses conceitos são diferentes e precisam ser bem compreendidos.
Na prática, a eficiência operacional está mais ligada aos meios, à forma como os processos são executados. Assim, é sabido que processos organizados, fluidos e livres de erros são tidos como eficientes. Porém, até que patamar essas qualidades se refletem nos resultados?
O ponto a que queremos chegar é mostrar que a eficiência está ligada aos meios, ao passo que a eficácia diz respeito à materialização dos resultados obtidos por esses meios. Assim, são eficazes os processos que conseguem cumprir exatamente os objetivos almejados pela empresa. Ou seja, eficaz é aquilo que entrega o resultado esperado.
Nesse sentido, uma empresa pode desenvolver processos eficientes, mas não eficazes, visto que os resultados que ela busca não estão sendo atingidos.
Quais são os benefícios de ter uma empresa eficiente?
A busca pela eficiência operacional é a tônica do mercado empresarial. Isso se torna ainda mais visível em mercados mais competitivos, em que a tolerância a erros é mínima. Atuar de maneira eficiente, no dia a dia, agrega uma série de vantagens e diferenciais para a empresa. A seguir, listamos alguns dos principais deles. Confira!
Reforço na competitividade
Empresas eficientes, em regra, são capazes de entregar resultados mais satisfatórios em diferentes aspectos. Aproveitando melhor os seus recursos e empregando processos mais modernos e produtivos, um reflexo direto dessa realidade é o reforço na competitividade do negócio.
Nesse sentido, por exemplo, imagine uma empresa que tem operações bem sistematizadas, gastos controlados e um baixo nível de desperdícios. Certamente essa empresa conseguirá praticar preços mais baixos, justamente por ter custos operacionais reduzidos. Na prática, esse é um grande diferencial competitivo.
Redução de custos
Um dos efeitos mais benéficos da eficiência operacional é a redução de custos internos. A lógica, nesse caso, é bem simples: com processos modernos, gestão financeira em ordem, infraestrutura qualificada e profissionais mais bem preparados, por exemplo, a empresa é capaz de eliminar custos com burocracia, processos manuais, retrabalho e correção de erros.
Evidentemente, existem diversos outros benefícios de se atingir a eficiência operacional, como:
- aumento do nível de satisfação dos clientes;
- maior lucratividade do negócio;
- reconhecimento do mercado com o ganho de autoridade;
- melhor aproveitamento dos recursos;
- viabilidade de novos investimentos;
- aumento na qualidade das entregas e muito mais.
Como colocar a eficiência operacional em prática?
Como dito, atingir a verdadeira eficiência operacional é um objetivo compartilhado por todos os tipos de empresas. No entanto, nem sempre gestores e líderes têm uma noção exata sobre o que pode e o que deve ser feito para atingir esse patamar.
Sabendo disso, reunimos algumas das melhores práticas para se atingir esse objetivo. Veja!
Aja de forma planejada
Uma característica comum de empresas de sucesso é o alto rigor nas suas decisões. Nesses negócios, nada é feito sem o devido embasamento, nenhuma ação é executada sem um planejamento anterior e uma avaliação precisa dos riscos e impactos. Então, por que não adotar esse tipo de postura?
Agir de forma planejada reforça — e muito — a eficiência operacional de um empreendimento. Quando se planeja cada ação, tudo se torna mais transparente e visível, os riscos podem ser mensurados e os resultados podem ser projetados. Dessa forma, pode-se agir com mais segurança, evitando erros e prejuízos que eventualmente poderiam ocorrer caso um bom planejamento não fosse executado.
Otimize a contratação e a gestão dos recursos humanos
Os recursos humanos estão entre os ativos mais valiosos de uma empresa, além de figuraram também como um dos que mais impactam na sua performance operacional. Sabendo disso, ações voltadas para a composição e qualificação do corpo de membros também precisam ser consideradas se você deseja atingir a eficiência operacional.
Nesse ponto, destacamos a importância de compor processos de contratação mais rígidos, buscando profissionais não só com conhecimentos técnicos, mas que estejam alinhados com a proposta da empresa e que sintam vontade de contribuir com o seu crescimento e expansão. No dia a dia, isso faz muita diferença nos resultados.
No mais, considere oferecer um ambiente de trabalho harmônico, colaborativo e motivador. Profissionais felizes e motivados têm uma performance muito superior àqueles que estão desmotivados ou infelizes com o trabalho na empresa. Pense bem!
Invista em inovação
A tecnologia é a principal aliada dos negócios quando o assunto é eficiência operacional. Hoje, é enorme a quantidade de soluções e recursos tecnológicos que auxiliam no dia a dia de atividades de empreendimentos. Ao eliminar processos manuais, a empresa vai reduzir consumo de papel significativamente, além de cortar outros gastos desnecessários de recursos.
Nesse cenário, apostar na tecnologia como fator de otimização é altamente recomendado. Na prática, pode-se automatizar tarefas mecânicas e repetitivas, adotar o formato de documentos digitais em substituição aos tradicionais, impressos, e apostar nos serviços oferecidos via internet.
Identifique e elimine gargalos operacionais
Toda empresa apresenta alguns pontos que não estão de acordo com o nível operacional que deseja atingir. São situações como infraestrutura deficiente, equipes muito reduzidas ou processos desatualizados. Na prática, esse tipo de situação pode prejudicar a eficiência operacional.
Pequenos detalhes, quando somados, podem trazer grandes impactos negativos aos resultados. Por isso, enquanto líder ou gestor, é muito importante ter um olhar crítico e atento a todos os gargalos que drenam a produtividade e potencial do negócio.
Pode não ser possível eliminar todos eles de uma única vez — especialmente na realidade de uma pequena empresa. No entanto, eleja quais são prioridade e comece por eles as otimizações. Com o tempo, tudo estará nos eixos, e o seu negócio terá a tão buscada eficiência operacional.
Como vimos, atingir a eficiência operacional é plenamente possível — e necessário — no mercado atual. Para isso, basta saber como agir, buscando as estratégias mais eficazes e investindo nos pontos mais essenciais. E isso agora não é mais problema para você, não é mesmo?
Queremos ver a sua empresa atingir a eficiência operacional. Por isso, recomendamos que você leia também nosso artigo sobre os motivos de não utilizar a gestão manual de contratos!
