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A atuação regular de uma empresa requer atenção a uma série de normas e regulamentações, sobretudo no que diz respeito aos direitos dos seus empregados. Na prática, é preciso estar atento à legislação, cumprindo com rigor as determinações na hora de admitir, manter e demitir qualquer trabalhador. Um exemplo de determinação à qual os contadores precisam se atentar é a que diz respeito à Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF).
A GRRF, em resumo, é o documento utilizado para efetuar o recolhimento das multas rescisórias, do aviso prévio indenizado e ainda dos depósitos de FGTS correspondentes ao mês da rescisão e o do imediatamente anterior, caso não realizado.
A Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS é uma obrigatoriedade imposta desde o ano de 2007. Esse documento passou a ser utilizado em substituição à antiga Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Contribuição Social (GRFC), trazendo mais agilidade e modernidade ao procedimento por utilizar a Conectividade Social ICP e a tecnologia de Certificação Digital.
Entenda melhor essa obrigatoriedade e como o uso do Certificado Digital pode simplificar o seu cumprimento. Preparamos este artigo para ajudar. Acompanhe!
O que é o sistema de Conectividade Social ICP
O sistema de Conectividade Social ICP nada mais é do que um ambiente totalmente digital, acessível via internet, cuja finalidade é facilitar o acesso às informações relacionadas ao FGTS e previdência dos trabalhadores que têm vínculo laboral firmado com a empresa.
Na prática, a Conectividade Social ICP é um portal moderno e integrado às plataformas digitais, que permite às empresas e profissionais da contabilidade executar uma série de tarefas importantes para manter a regularidade das atividades, como:
- alterar cadastros de empregados;
- informar afastamentos de trabalhadores;
- recolher FGTS;
- transmitir dados à Previdência;
- acessar extratos do trabalhador;
- proceder com o desligamento de empregados;
- manter a comunicação institucional com a Caixa.
A grande vantagem desse sistema é que ele é mais seguro, simples e eficiente. O acesso é feito de maneira remota, sem a necessidade de instalação de qualquer software, além de utilizar robustos protocolos e tecnologias de segurança, como o Certificado Digital, que garante a integridade e a validade jurídica dos atos praticados dentro da plataforma.
Para quem se destina a Guia de recolhimento rescisório do FGTS?
Apesar de não ser uma obrigação recente, ainda é comum haver dúvidas em relação ao funcionamento da GRRF. Alguns exemplos comuns se relacionam com o destinatário dessa guia e sobre as situações em que ela é necessária.
De maneira objetiva, a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS se destinada a todos aqueles trabalhadores que têm direito à liberação do FGTS, em razão de desligamento da empresa com a qual mantinha vínculo de emprego, bem como às pessoas jurídicas sujeitas ao recolhimento rescisório do FGTS.
No entanto, como se sabe, o saque do FGTS não é possível em todo e qualquer tipo de desligamento, mas apenas em algumas situações previstas pelo art. 20 da Lei nº 8.036/1.990, tais como:
- rescisão de contrato sem justa causa ou antecipada do contrato a termo por iniciativa do empregador;
- rescisão contratual em razão de término de contrato a termo;
- rescisão gerada por culpa recíproca;
- dispensa do empregado ocasionada por força maior, como a falência da organização ou outras situações afins;
- rescisão indireta, entre outras.
Baixa da empresa e cancelamento do Certificado Digital
Já que estamos falando sobre a GRRF, é importante fazer um alerta aos gestores, líderes empresariais e, principalmente, aos contadores. No caso do encerramento das atividades da companhia e consequente desligamento dos seus funcionários, é imprescindível que a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS seja gerada e paga antes da baixa definitiva da empresa.
O que acontece é que a Caixa Econômica Federal, instituição que gere o FGTS do trabalhador, precisa de uma chave de demissão para proceder com a liberação. Essa chave, na verdade, é um protocolo que comprova que a solicitação do FGTS foi efetivada via Certificado Digital, garantindo a idoneidade do requerimento feito pela empresa.
Sem esse protocolo, o trabalhador não consegue receber o FGTS. Além disso, se a GRRF não for gerada e paga, ele não consegue sequer firmar um novo vínculo de trabalho com outro empregador, enquanto a situação não for regularizada.
Por essa razão, o empregador que cancela o Certificado Digital e dá baixa na empresa antes de gerar a guia, além de prejudicar o trabalhador, enfrenta uma série de entraves para reativar a empresa e fazer essa rescisão corretamente. Na prática, é muito comum que haja a necessidade de se fazer um pedido judicial para a Junta Comercial, o que gera mais desgaste e custos.
Como a Soluti pode auxiliar nesse processo?
Como citado, um dos grandes diferenciais da GRRF está na utilização da Conectividade Social ICP. Ou seja, as atividades relacionadas ao FGTS poderão ser executadas a partir desse portal, mediante o uso de um Certificado Digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada junto ao Instituto de Tecnologia da Informação (ITI).
Nesse ponto, a Soluti, líder nacional no mercado de Certificação Digital, pode oferecer todo o apoio que a sua empresa necessita para utilizar o sistema Conectividade Social ICP e gerar a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS de maneira informatizada, segura e ágil.
A Soluti se destaca no mercado de Certificação, sendo uma das maiores Autoridades Certificadoras credenciadas pelo ITI. Além disso, se diferencia por oferecer uma ampla gama de soluções e serviços baseados no Certificado Digital, tanto no contexto das pessoas físicas (e-CPF) quanto das pessoas jurídicas (e-CNPJ).
Dessa forma, independentemente de qual seja a sua necessidade em relação ao uso do Certificado Digital, a Soluti dispõe de uma solução moderna, acessível e adequada para o seu tipo de uso. Como exemplo, citamos a solução exclusiva Bird ID, um Certificado Digital em nuvem que garante mais mobilidade, flexibilidade e segurança no uso do Certificado.
Por meio do Bird ID, é possível assinar documentos, validar atos e acessar todo e qualquer ambiente que necessite de Certificado Digital, seja e-CPF, seja e-CNPJ, como é o caso da Conectividade Social ICP. A vantagem é que essa solução pode ser utilizada diretamente por meio de um dispositivo móvel habilitado, dispensando o Token ou o Smartcard. Além disso, os custos são flexíveis, podendo ser adaptados à quantidade de uso que se faz do Certificado.
Por fim, a geração da Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS é uma das obrigatoriedades às quais os contadores devem estar sempre atentos, dada a sua importância para a regularidade do negócio. Hoje, em razão da informatização do sistema, o Certificado Digital é uma ferramenta indispensável para se gerar essa guia e praticar uma série de outros atos comuns à rotina empresarial. Por isso, integrar essa tecnologia ao dia a dia da empresa é algo necessário atualmente. E nisso a Soluti tem muito a contribuir com as empresas e profissionais que querem ter sucesso na contabilidade.
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