Desburocratize a alteração contratual com os Certificados Digitais

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A trajetória de uma empresa no mercado é um processo dinâmico. À medida que o tempo passa, objetivos e metas são alcançados e as operações vão se solidificando e crescendo, é natural que mudanças estruturais e jurídicas sejam necessárias para ajustar o negócio à sua realidade presente. Nesse contexto, a alteração contratual é uma ação indispensável para manter a regularidade formal da empresa.

Apesar disso, a alteração contratual nem sempre foi um procedimento simples. A burocracia existente em muitos expedientes manuais necessários, somada à falta de padronização entre as diferentes esferas do governo, são alguns dos entraves responsáveis por tornar essa alteração mais complexa do que a própria abertura da empresa.

Entretanto, essa realidade está se alterando com a crescente utilização dos Certificados Digitais. Essa tecnologia chega para simplificar os procedimentos de alteração contratual, viabilizando o acesso remoto aos serviços, o uso de documentos digitais e a comunicação segura entre empresas, contadores e os órgãos públicos.

A seguir, preparamos um artigo completo para mostrar como o Certificado Digital pode contribuir para reduzir burocracias, especialmente na alteração contratual de uma empresa. Acompanhe!

O que pode ser modificado em uma alteração contratual?

Antes de qualquer esclarecimento adicional, é válido lembrar o que, de fato, é uma alteração contratual. Esse termo, na prática, diz respeito a mudanças formais no contrato social de uma empresa, ajustando e atualizando informações relevantes sobre a sua estrutura e suas atividades.

O contrato social de uma empresa é o documento responsável por dar os contornos legais ao negócio. É a partir desse documento que se realiza o registro na Junta Comercial do estado, definindo uma série de caracteres importantes, como:

  • quem são os sócios e suas respectivas qualificações;
  • as atividades desempenhadas pela empresa;
  • o regime jurídico adotado;
  • tipo societário;
  • capital social integralizado;
  • endereço comercial, entre outros pontos elementares.

Assim sendo, ao longo da trajetória de uma empresa, é muito comum que mudanças ocorram em sua estrutura, especialmente em relação aos caracteres citados como elementos integrantes do contrato social.

Sempre que isso ocorrer, é dever do responsável legal da empresa providenciar as devidas alterações contratuais, a fim de manter os órgãos de fiscalização, como a Receita Federal, sempre atualizadas em relação à situação do negócio.

Dessa forma, é possível concluir que são inúmeras as mudanças possíveis em um contrato social de uma empresa. A exemplo, citamos as alterações mais comuns:

  • alteração de endereço comercial;
  • alteração de nome e razão social;
  • alteração do objeto social;
  • mudanças no quadro societário;
  • alterações no tipo societário;
  • mudança de regime jurídico;
  • acréscimos de capital social, entre outras.

O que é necessário fazer para realizar uma alteração?

A alteração contratual tem um procedimento bastante semelhante ao de abertura de uma empresa. Entretanto, o trâmite pode ser um pouco mais complexo e demorado, especialmente quando há a necessidade de processos manuais e presenciais para que seja formalizado.

De todo modo, alguns passos e cuidados prévios são indispensáveis para que o procedimento corra de forma adequada. Confira!

Alinhamento e conferência de informações

Antes de protocolar o pedido de alteração contratual, é fundamental avaliar bem quais são os pontos que demandam alteração, retificação ou inclusão no contrato social da empresa. Além disso, é muito importante considerar os efeitos que esse tipo de alteração pode causar.

A exemplo, mudanças no tipo societário e no regime jurídico podem trazer impactos financeiros diversos, além de exigir documentos, informações ou expedientes adicionais junto a outros órgãos. Nesse sentido, contar com o auxílio de um profissional é crucial para facilitar e agilizar o processo.

Cadastramento em órgãos

A alteração contratual também depende da existência de cadastros junto aos principais órgãos. O exemplo mais claro é a necessidade do cadastro inicial da Receita Federal, para que a eventual mudança do CNPJ possa ser efetivada e o Documento Básico de Entrado (DBE) do CNPJ possa ser liberado.

Quando o procedimento em questão for finalizado, a etapa seguinte envolve a Junta Comercial do estado em que se situa a empresa. De acordo com as normas e regulamentações do estado, as taxações dos formulários serão feitas — ou seja, aqui pode haver variações de um estado para outro.

Além disso, os formulários precisarão ser assinados em via física e eletrônica para que sejam aprovados. Feito isso, a alteração será concluída.

Como os Certificados Digitais facilitam esse processo?

Um movimento que tem se tornado bastante presente na realidade atual das empresas e dos próprios órgãos públicos é a digitalização dos serviços. À medida que as tecnologias avançam e a sociedade muda os seus hábitos, se altera também a forma como contribuintes, profissionais e empresas se relacionam com o Poder Público.

Nesse cenário, uma tecnologia que tem gerado grandes transformações é de Certificação Digital. Esse conceito, hoje, é um dos principais vetores para a otimização dos processos em entidades governamentais, fomentando o uso de documentos digitais e de processos baseados na internet.

Trazendo para a realidade da alteração contratual, os Certificados Digitais também têm um papel muito importante para reduzir a burocracia dessa importante tarefa. Inicialmente, uma das principais vantagens dessa tecnologia é possibilitar a execução do serviço de forma remota, com segurança, autenticidade e total validade jurídica.

O Certificado Digital, na prática, torna a alteração contratual muito mais fácil, eliminando a necessidade de se realizar o processo fisicamente. A tecnologia dispensa, por exemplo, a coleta da assinatura de todos os sócios da empresa e a posterior autenticação mecânica de cada uma delas em cartório, além da presença física na Junta Comercial do estado.

Assim, a alteração contratual mediante o uso de um Certificado pode se resumir aos seguintes passos:

  1. geração dos documentos digitais com as alterações devidas;
  2. reunião dos Certificados Digitais das pessoas físicas responsáveis pela empresa e do contador;
  3. assinatura dos documentos digitalmente, com o Certificado Digital;
  4. acesso no portal da Junta Comercial do seu estado e protocolar o documento.

A solução Bird ID da Soluti

Para tornar o procedimento de alteração contratual ainda mais simples e ágil, a Soluti, líder nacional em Certificação Digital, coloca à disposição das empresas a solução Bird ID. O Bird ID é uma ferramenta exclusiva de Certificação em nuvem.

A partir dessa solução, é possível utilizar o Certificado Digital de forma remota, por intermédio de qualquer dispositivo móvel habilitado, como um smartphone ou tablet. Isso significa que não é necessário o uso de mídias físicas, a exemplo do Token e do Smartcard.

Apenas com o seu dispositivo móvel, o usuário pode assinar documentos a qualquer hora e em qualquer lugar, além de gerenciar todas atividades executadas com o seu Certificado. O sistema conta com dupla autenticação: por senha e por biometria, garantindo ainda mais segurança.

Além disso, o BirdID opera integrado aos sistemas das Juntas Comerciais dos estados, o que torna a comunicação com esses órgãos muito mais simples e dinâmica. Por essa razão, utilizar o Certificado Digital para realizar uma alteração contratual será uma tarefa mais prática e econômica.

Então, gostou deste artigo? Ficou interessado em aproveitar as vantagens e funcionalidades do Bird ID? Entre em contato conosco e saiba mais!

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