Como fazer uma procuração eletrônica? Veja o passo a passo!

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Assim como na procuração tradicional, a procuração eletrônica é uma ferramenta que permite que uma pessoa seja representada por terceiros em ações como fechamento de acordos, contratações e apresentação em órgãos públicos.

A principal diferença é que, em vez de ser em papel, a procuração eletrônica é uma permissão concedida por um outorgante que possui certificado digital, a um procurador, também com um Certificado Digital, para que este o represente em determinadas situações.

Neste artigo, explicaremos melhor o que é a procuração eletrônica e como ela pode ser feita. Boa leitura!

Quando usar uma procuração eletrônica?

A procuração eletrônica pode ser utilizada em qualquer contexto em que uma pessoa precise ser representada por outra na assinatura de documentos, consultas em órgãos públicos e outras ações que requerem um certificado digital.

Em um passado recente, muitas pessoas simplesmente confiavam sua assinatura digital a terceiros, deixando com eles todas as responsabilidades do representado. Mas esse método envolve muitos riscos, já que é a mesma coisa que, por exemplo, entregar a senha do cartão de crédito ou um cheque em branco assinado para uma pessoa.

Com o sistema de procuração eletrônica, o outorgante apenas delega parte dos seus poderes aos seus representantes, e fica registrado quem executa cada ação.

Por exemplo, se um empresário estranhar que sua assinatura digital foi utilizada para uma compra que ele não reconhece, ele pode verificar qual o CPF ou CNPJ de quem realizou essa tarefa e entender que na verdade a ação foi feita por um terceiro, a quem ele concedeu a procuração eletrônica.

Esse tipo de ferramenta é fundamental para aliviar a burocracia, especialmente de empresas grandes e escritórios de contabilidade, em que colaboradores precisam da procuração para executar uma série de responsabilidades, como fazer consultas junto à previdência, assinar contratações e muito mais.

A procuração eletrônica pode ter validade de até 5 anos, mas é possível que o outorgante limite esse prazo ou encerre a sua validade a qualquer momento.

Como fazer a procuração eletrônica?

O processo para fazer a procuração eletrônica é bem simples e pode ser realizado de duas maneiras diferentes. Em uma delas, o outorgante preenche um formulário no site da Receita Federal, imprime, assina e entrega ao procurador, que vai pessoalmente até uma unidade da Receita Federal com todos seus documentos para validar a procuração manualmente.

Já o processo totalmente digital é feito diretamente no portal do e-CAC — com um certificado digital ou código de acesso. Na área interna do site, é possível encontrar facilmente uma sessão de senhas e procurações eletrônicas, que é onde elas serão cadastradas, consultadas e canceladas.

As procurações podem ser cadastradas tanto para pessoa jurídica como para pessoa física. Isso significa que um escritório de contabilidade pode ser o procurador de uma empresa que é atendida por ele, por exemplo.

Qual das soluções da Soluti utiliza a procuração eletrônica?

A procuração eletrônica é uma ferramenta disponível para todos que têm o certificado digital. Não é preciso contratar nenhum tipo de solução específica para conceder procuração para terceiros.

A recomendação é que empresários e organizações nunca deixem sua assinatura digital na mão de terceiros e sempre optem por utilizar as procurações eletrônicas, o que reduzirá o risco de fraudes e falhas.

Pela simplicidade, muita gente pode preferir simplesmente entregar a senha e o certificado digital para um terceiro, mas isso não é nem um pouco recomendado, já que essas credenciais podem ser utilizadas para finalidades que fogem do controle do signatário.

Algumas vezes, essas falhas não são nem mesmo por má fé, e sim resultado de erros que poderiam ser facilmente evitados com um controle de acesso e permissão mais rigoroso.

A Soluti conta com soluções que facilitam essa delegação, como o Certillion ID, que permite a assinatura de documentos eletrônicos com certificados na nuvem, por meio do Assine Online, desenvolvida pela Vault ID, parceira da Soluti.

Outra ferramenta interessante é o Dinamo Pocket, que permite que centenas de certificados digitais sejam armazenados em um HSM (Hardware Security Module) compacto de alta performance, facilitando o gerenciamento desses documentos.

Como a procuração eletrônica pode agilizar burocracias?

A procuração eletrônica ainda está dando seus primeiros passos no Brasil, mas esse tipo de tecnologia já é utilizada regularmente em diversos outros países ao redor do mundo, para que transações e assinaturas sejam feitas com mais agilidade e segurança.

A principal vantagem da procuração é que ela permite a delegação de tarefas sem que o outorgante precise entregar sua identidade para terceiros. Isso confere mais confiança ao processo digital e evita que o certificado digital de uma pessoa seja utilizado em finalidades com as quais ela não concorda.

Além disso, a procuração eletrônica reduz dramaticamente o tempo gasto em processo burocráticos, desde a abertura de uma empresa até o contrato de aluguel de um imóvel. Não é preciso mais idas e vindas em cartórios, instituições públicas e escritórios de parceiros. Tudo é feito no meio digital em tempo recorde.

No Brasil, aos poucos os certificados digitais são institucionalizados e ganham espaço. Para abrir uma empresa na junta de Goiás por exemplo, o processo é rápido e leva 5 dias. Mas em alguns outros estados ele é totalmente manual chega a 60 dias.

Isso por que é preciso preencher, autenticar e levar pessoalmente uma série de documentos no papel, que serão manualmente analisados. No digital, tudo é automático e a expectativa é de que a burocracia seja ainda mais reduzida.

Pensando nisso, a Soluti sempre participa de convenções e encontros em que são discutidos os rumos da certificação digital para entregar o que há de mais moderno aos seus clientes e prepará-los para as novidades que ainda estão por vir.

O momento atual é de transformação e muita tecnologia ainda deve ser desenvolvida neste sentido, mas é importante saber o caminho certo para ser trilhado e estar à frente da concorrência com a utilização dos Certificados Digitais, para reduzir a burocracia de processos.

E agora que você já sabe o que é uma procuração eletrônica e para que ela pode ser utilizada, que tal aproveitar para adquirir um certificado digital para o seu negócio agora mesmo?


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