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Assim como na procuração tradicional, a procuração eletrônica é uma ferramenta que permite que uma pessoa seja representada por terceiros em ações como fechamento de acordos, contratações e apresentação em órgãos públicos.
A principal diferença é que, em vez de ser em papel, a procuração eletrônica é uma permissão concedida por um outorgante que possui Certificado Digital, a um procurador, também com um Certificado Digital, para que este o represente em determinadas situações.
Neste artigo, explicaremos melhor o que é e como fazer uma procuração eletrônica. Por isso, aproveite e faça uma boa leitura!
Quando usar uma procuração eletrônica?
A procuração eletrônica pode ser utilizada em qualquer contexto em que uma pessoa precise ser representada por outra na assinatura de documentos, consultas em órgãos públicos e outras ações que requerem um Certificado Digital.
Em um passado recente, muitas pessoas simplesmente confiavam sua Assinatura Digital a terceiros, deixando com eles todas as responsabilidades do representado. Mas esse método envolve muitos riscos, já que é a mesma coisa que, por exemplo, entregar a senha do cartão de crédito ou um cheque em branco assinado para uma pessoa.
Com o sistema de procuração eletrônica, o outorgante apenas delega parte dos seus poderes aos seus representantes, e fica registrado quem executa cada ação.
Por exemplo, um empresário acaba por estranhar que sua Assinatura Digital foi utilizada para uma compra que ele não reconhece. Então ele pode verificar qual o CPF ou CNPJ de quem realizou essa tarefa e entender que, na verdade, a ação foi feita por um terceiro, a quem ele concedeu a procuração eletrônica.
Esse tipo de ferramenta é fundamental para aliviar a burocracia, especialmente de empresas grandes e escritórios de contabilidade. Nesses locais, os colaboradores precisam da procuração para executar uma série de responsabilidades, como fazer consultas junto à previdência, assinar contratações e muito mais.
A procuração eletrônica pode ter validade de até 5 anos, mas é possível que o outorgante limite esse prazo ou encerre a sua validade a qualquer momento.
Como fazer a procuração eletrônica?
O processo para fazer a procuração eletrônica é bem simples e pode ser realizado de duas maneiras diferentes. Vamos mostrar o passo a passo a seguir e tirar suas dúvidas sobre o tema.
Emissão na Receita Federal
Nesse caso, quem tem interesse (chamado de “outorgante”) deve entrar no site da Receita Federal e acessar a área de “senhas e procurações”, destinada para ações deste fim. Nela, você deve selecionar a opção de “procuração”, gerando o documento.
A partir disso, o item deve ser impresso e entregue ao procurador, que deverá comparecer na Receita Federal, para que um servidor possa atestar a veracidade da procuração. Nesse momento, você deve ir com todos os documentos probatórios. Caso não seja possível, é necessário que seja registrado firma, com reconhecimento em cartório.
A partir disso, a RF tem 30 dias para entregar a procuração, com o acompanhamento das cópias autenticadas de RG das partes interessadas (outorgante e outorgado). A partir disso, o outorgado receberá um Certificado Digital, para que seja possível acessar os itens que estão sob domínio do outorgante, permitindo delegar as funções para o outorgado.
Emissão pelo e-CAC
Há a possibilidade, também, de realizar o processo todo digitalmente, sem a necessidade de comparecer ao local físico para isso, fazendo por meio do portal do e-CAC — com um Certificado Digital ou código de acesso. Nesse caso, ambos precisam já ter um Certificado Digital, o que é diferente da situação anterior, no qual a RF fornece-a para o outorgado.
Os passos que você deve seguir para a emissão pelo e-CAC são:
- vá na opção “Atendimento Virtual” e, posteriormente, em “Certificado Digital”;
- você será redirecionado, novamente, para a página inicial. Vá para “Senhas e Procurações”;
- acesse a opção “Cadastro, Consultas e Cancelamento — Procuração para e-CAC”;
- na opção de “Cadastro”, insira as informações (avalie se são referentes à Pessoa Física ou Pessoa Jurídica e o período de validade da procuração);
- assinale as atividades as quais o procurador cede para o outorgado: declaração de imposto de renda, e-financeira, parcelamentos, leilões eletrônicos, entre outros;
- cadastre a procuração;
- clique em “executar” na próxima tela e confira os dados que surgirão na tela;
- se estiver tudo correto, clique em “assinar documento” e será solicitada a senha do seu Certificado Digital;
- com a conclusão da operação, o documento estará assinado e o cadastro da procuração realizado.
Em ambos os casos, as procurações podem ser cadastradas tanto para pessoa jurídica como para pessoa física. Isso significa que um escritório de contabilidade pode ser o procurador de uma empresa que é atendida por ele, por exemplo.
Quais são os benefícios de fazer procuração eletrônica?
Optar por realizar a procuração por meio eletrônico, ao invés dos meios tradicionais, pode trazer uma série de benefícios para seu negócio. Vejamos os principais a seguir.
Segurança
Um dos primeiros pontos a que você deve estar atento sobre benefícios diz respeito à segurança. Por meio da procuração eletrônica, é possível garantir que os processos sejam feitos com lisura, sem risco de que uma pessoa cometa atos de fraude. Isso porque, como ela é feita por meio de Certificado Digital, é possível atestar a veracidade das informações cadastradas.
Agilidade
Como o procedimento pode ser feito totalmente online ou, ainda, minimizando etapas presenciais, você consegue realizar o processo de emissão da procuração de forma rápida e ágil. Caso ambos já tenham o Certificado Digital, o processo pode ser feito em um único dia.
Isso pode ser interessante quando uma das partes não está presente na cidade ou no estado. Por exemplo, se a relação é de contador-empresa, e eles não estão na mesma cidade, o processo feito totalmente online permite que ela seja feita sem a necessidade de deslocamento ou autenticação de documentos em cartório, o que poderia prejudicar o prazo de liberação do processo.
Centralização de informações
Como você gera processos de documentos totalmente online, a centralização de informações permite que os gestores possam arquivá-los nos sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) de forma mais rápida e ter um melhor controle sobre isso. Arquivos físicos exigem maiores cuidados e, não raro, há problemas com perdas, extravios e avarias neles.
Redução de custos
O processo de emissão de procuração, quando feito de forma presencial, pode gerar uma série de custos para o negócio, que podem ser reduzidos por meio da opção online. Quer ver um exemplo?
Quando o processo é feito presencialmente, é preciso que as partes interessadas estejam presentes no mesmo local (outorgante e outorgado) ou, então, é preciso que ocorra a autenticação em cartório, o que demanda, também, custos de deslocamento e de serviço.
Na opção totalmente online, não há custos relacionados com deslocamento. Se todas as partes já tiverem o Certificado Digital, ele pode ser feito de forma online, sem custos de deslocamento ou com cartório para nenhum dos envolvidos.
Qual das soluções da Soluti utiliza a procuração eletrônica?
A procuração eletrônica é uma ferramenta disponível para todos que têm o Certificado Digital. Não é preciso contratar nenhum tipo de solução específica para conceder procuração para terceiros.
A recomendação é que empresários e organizações nunca deixem sua Assinatura Digital na mão de terceiros e sempre optem por utilizar as procurações eletrônicas, o que reduzirá o risco de fraudes e falhas.
Pela simplicidade, muita gente pode preferir simplesmente entregar a senha e o Certificado Digital para um terceiro, mas isso não é nem um pouco recomendado, já que essas credenciais podem ser utilizadas para finalidades que fogem do controle do signatário.
Algumas vezes, essas falhas não são nem mesmo por má-fé, mas sim resultado de erros que poderiam ser facilmente evitados com um controle de acesso e permissão mais rigoroso.
A Soluti conta com soluções que facilitam essa delegação, como o Bird ID, que permite a assinatura de documentos eletrônicos com Certificado Digital em nuvem e o Assine.Online, uma solução de assinaturas que permite assinar documentos e contratos eletronicamente (Assinatura Eletrônica) e digitalmente (através de Certificado Digital).
Tudo isso com validade jurídica, além da facilidade de enviar os documentos para terceiros assinarem, facilidade de mensurar e acompanhar o fluxo dos documentos e garantia de segurança.
Como a procuração eletrônica pode agilizar burocracias?
A procuração eletrônica ainda está dando seus primeiros passos no Brasil, mas esse tipo de tecnologia já é utilizada regularmente em diversos outros países ao redor do mundo, para que transações e assinaturas sejam feitas com mais agilidade e segurança.
A principal vantagem da procuração é que ela permite a delegação de tarefas sem que o outorgante precise entregar sua identidade para terceiros. Isso confere mais confiança ao processo e evita que o Certificado Digital de uma pessoa seja utilizado em finalidades com as quais ela não concorda.
Além disso, a procuração eletrônica reduz dramaticamente o tempo gasto em processos burocráticos, desde a abertura de uma empresa até o contrato de aluguel de um imóvel. Não é preciso mais idas e vindas a cartórios, instituições públicas e escritórios de parceiros. Tudo é feito no meio digital em tempo recorde.
No Brasil, aos poucos os certificados digitais são institucionalizados e ganham espaço. Para abrir uma empresa na junta de Goiás, por exemplo, o processo é rápido e leva 5 dias. Mas em alguns outros estados ele é totalmente manual e chega a 60 dias.
Isso porque é preciso preencher, autenticar e levar pessoalmente uma série de documentos no papel, que serão analisados de forma manual. No digital, tudo é automático e a expectativa é de que a burocracia seja ainda mais reduzida.
Pensando nisso, a Soluti sempre participa de convenções e encontros em que são discutidos os rumos da certificação digital para entregar o que há de mais moderno aos seus clientes e prepará-los para as novidades que ainda estão por vir.
Como garantir a segurança da procuração eletrônica?
Ao longo deste artigo, você pôde perceber o quanto a procuração eletrônica é vantajosa para as mais diferentes áreas, não é mesmo? Afinal, ela viabiliza, por exemplo, poder contar com profissionais mais qualificados, com maior custo-benefício, para realizar funções importantes da sua empresa (por exemplo, terceirizar o setor contábil).
Contudo, há sempre uma preocupação legítima por parte dos gestores em analisar se, de fato, é um meio seguro para realizar o processo de geração da procuração, com receio de possíveis fraudes no processo. Por isso, estão sempre buscando formas de garantir a segurança nos procedimentos.
Uma das formas já surge logo de cara no processo de emissão da procuração: para que seja feita totalmente online, as duas partes precisam ter o Certificado Digital. Assim, o documento atesta que ele é íntegro e todas as partes envolvidas estão identificadas, de maneira idônea. Com isso, já se minimiza os riscos de problemas.
Além disso, o próprio Certificado comporta mecanismos de criptografia. Então, caso algum cibercriminoso ainda vise realizar alterações no documento para ter acesso às funções que o outorgado possui, ele não conseguirá, pois apenas os envolvidos possuem a chave para acessar a procuração.
Outras formas de garantir maior proteção em suas atividades são:
- adote criptografia no armazenamento dos seus documentos;
- acesse apenas os sites oficiais ao buscar o processo de procuração eletrônica (como os links que trouxemos ao longo deste artigo);
- confira todas as informações antes de submetê-las no processo de geração da procuração eletrônica;
- armazene o documento em um sistema próprio para Gestão de Documentos Eletrônicos;
- proteja a senha do seu Certificado Digital (ou opte, por exemplo, pela biometria).
Como falamos, a Certificação Digital tem um papel importante para maior segurança e, até mesmo, é uma exigência para a elaboração da procuração eletrônica. Por isso, caso você ainda não tenha essa ferramenta em seu negócio, é fundamental implementá-la o quanto antes.
Para isso, é importante que você busque Autoridades Certificadoras confiáveis, como a Soluti, que poderão realizar a comercialização do item e auxiliar você em todo o processo para a implementação no negócio.
O momento atual é de transformação e muita tecnologia ainda deve ser desenvolvida nesse sentido. Porém, é importante saber o caminho certo para ser trilhado e estar à frente da concorrência com a utilização dos Certificados Digitais, reduzindo, assim, a burocracia dos processos.
E agora que você já sabe o que é e como fazer uma procuração eletrônica, que tal aproveitar para adquirir um Certificado Digital para o seu negócio agora mesmo? Acesse!
