DEFIS: entenda seu conceito e como funciona essa obrigação

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A regularidade fiscal de uma pessoa jurídica é um dos pilares para uma atuação eficiente e livre de quaisquer ocorrências junto aos órgãos fiscalizadores. Apesar da vastidão da legislação e da complexidade das normas a que as empresas são submetidas, é preciso manter a organização contábil, cumprindo com exatidão cada obrigação imposta, como é o caso da DEFIS.

A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais), como veremos mais adiante, é uma obrigação acessória de responsabilidade das pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional. Assim, conhecer mais a fundo essa obrigação é fundamental para empreendedores de pequeno e médio porte, já que são eles os que podem aderir ao Simples.

Para ajudar você a entender melhor o conceito por trás da DEFIS e, principalmente, o seu funcionamento, preparamos este artigo. Continue a leitura e confira!

O que é a DEFIS?

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), na prática, diz respeito a um registro que deve ser encaminhado ao Fisco. Entrou em vigor em 2012, após a publicação da Resolução 94/2011 do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) — essa Resolução foi revogada em 2018 com a entrada em vigor da Resolução CGSN Nº 140/2018.

No entanto, essa não é uma obrigatoriedade que recai sobre todos os modelos empresariais. Na realidade, essa obrigação é de responsabilidade das Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) que funcionam sob os regramentos do regime do Simples Nacional. É exatamente o que consta do art. 72 da Resolução CGSN Nº 140/2018:

Art. 72. A ME ou a EPP optante pelo Simples Nacional apresentará a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis).

Isso quer dizer que, apesar de o optante pelo Simples Nacional não precisar fazer a Declaração de Imposto de Renda, não significa que não há a necessidade de se realizar os controles adequados de sua atividade empresarial. É nesse contexto, então, que surge a DEFIS, uma obrigação acessória que, simplificadamente, funciona como uma DIR.

A função da DEFIS é informar à Receita Federal os dados econômicos do negócio e, ainda, acerca da regularidade fiscal da empresa optante pelo Simples, assim como aquelas que estiveram enquadradas nesse regime durante o período abrangido pela declaração.

Quais informações precisam constar na DEFIS?

Como se trata de um expediente fiscal cuja finalidade é informar dados, existem diferentes aspectos que precisam ser preenchidos na hora de cumprir com essa obrigação acessória.

Assim, o contador deve estar atento a quais informações devem ser lançadas na DEFIS, para que não ocorram erros e o contribuinte não seja penalizado por isso. A seguir, listamos quais são os dados que precisam constar da DEFIS. Confira:

  • rendimentos financeiros da empresa no período de apuração;
  • número de colaboradores existentes no início e ao final do período de avaliação da DEFIS;
  • saldo financeiro em caixa e em conta bancária, no início e final do período;
  • somatório de gastos do período de avaliação, incluindo as despesas operacionais, não operacionais, custos, salários de empregados e outras saídas de capital;
  • total de aquisições, transferências e saídas de mercadorias da empresa;
  • quantidade de estoque existente no início e no final do período abarcado pela declaração;
  • eventuais doações realizadas.

Além dessas informações, é preciso mencionar que a DEFIS também requer a inclusão de dados relacionados aos sócios da empresa e os seus respectivos rendimentos. Nesse ponto, também se deve inserir:

  • nome e CPF de cada um dos sócios do negócio;
  • valor dos dividendos pagos aos sócios;
  • valor pago a título de pró-labore para cada sócio;
  • porcentagem de participação de cada um dos sócios registrado até o último dia do período de apuração da declaração;
  • valor do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) referente aos rendimentos pagos aos sócios.

No mais, o contador ainda deve estar ciente de que na DEFIS também devem ser informados alguns dados situacionais, ou seja, que podem ou não ter ocorrido. São eles:

  • pagamento de autos de infração originados de processos administrativos;
  • eventual mudança de endereço da empresa, caso tenha ocorrido;
  • informações acerca da prestação de serviços de transporte de carga de caráter interestadual;
  • prestação de serviços de comunicação.

Como realizar a entrega da DEFIS?

Inicialmente, é preciso ter em mente que a entrega da DEFIS para a Receita Federal deve ser efetivada por meio de um software externo específico ou online, por intermédio do Portal de Serviços do Simples Nacional.

O envio da DEFIS está associado ao Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional — Declaratório (PGDAS-D). Esse é o mesmo programa utilizado pelo contribuinte para o cálculo dos tributos referentes a PJ optante pelo Simples. Assim, é por meio dele que todas as informações listadas anteriormente serão lançadas nas bases da dados do Fisco.

Na prática, o preenchimento da DEFIS não é um processo complexo, mas exige atenção do contador para que erros não ocorram e não seja necessário fazer retificações posteriores. Entre os cuidados mais importantes nesse preenchimento é a separação dos rendimentos dos sócios, originados como dividendos, daqueles pagos a título de pró-labore, isto é, pelo efetivo trabalho prestado.

Quando a empresa tem uma escrituração contábil organizada e o aparato tecnológico adequado para dar suporte ao armazenamento e manuseio de dados fiscais, o processo de cumprimento da DEFIS se torna ainda mais simples, dependendo apenas do lançamento dos dados nos campos adequados.

Certificado Digital

É preciso mencionar, ainda, que, por se tratar de uma comunicação de dados entre o contribuinte e as bases da dados da Receita Federal feita de maneira online, é necessário dispor de um Certificado Digital válido emitido por uma Autoridade Certificadora (AC). Caso contrário, o envio não poderá ser feito pelo Portal do Simples Nacional.

Qual o prazo para o cumprimento dessa obrigação?

Segundo à Resolução Nº 140/2018, o prazo para entrega da DEFIS é até o dia 31 de março do ano subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores dos tributos do Simples Nacional. É o que diz o §1º do art. 72:

§ 1º A Defis será entregue à RFB por meio de módulo do aplicativo PGDAS-D, até 31 de março do ano-calendário subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores dos tributos previstos no Simples Nacional.

Além disso, a mesma Resolução também traz um prazo diferenciado para o caso de a ME ou EPP que tenha sido cindida, incorporada, extinta ou fundida:

§ 2º Nas hipóteses em que a ME ou a EPP tenha sido incorporada, cindida, total ou parcialmente, extinta ou fundida, a Defis relativa à situação especial deverá ser entregue até:

I – o último dia do mês de junho, quando o evento ocorrer no primeiro quadrimestre do ano-calendário; ou

II – o último dia do mês subsequente ao do evento, nos demais casos.

Por último, vale lembrar que não existe previsão de multa em razão do atraso na entrega da DEFIS. Contudo, o envio da declaração do ano corrente fica condicionado ao envio da declaração do ano anterior. Além disso, a falta de envio da DEFIS impossibilita a empresa de emitir a guia do Simples Nacional, a DAS, paga mensalmente.

Por fim, o correto preenchimento e envio da DEFIS deve ser realizado com rigor pelo contador. Do contrário, a regularidade fiscal da empresa pode ser comprometida, gerando entraves desnecessários às suas atividades. Além disso, como vimos, todo o processo pode ser realizado online, via Portal do Simples Nacional, com o uso do Certificado Digital, o que simplifica o seu cumprimento.

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