A segurança digital vem se tornando cada vez mais essencial nos dias de hoje, com a constante evolução da internet. A Pesquisa Global sobre Segurança da Informação, feita pela Ernst & Young Global Limited, identificou um aumento de 5% na falta de conhecimento dos colaboradores como causa dos problemas e uma queda de 2% nos controles de defesa.
Malware (softwares malicioso) e phishings (uma forma de captar dados de forma desonesta) estão disparados entre as mais perigosas ameaças em um comparativo entre 2013 e 2017, um crescimento de 23%. Ainda segundo a pesquisa, 35% dos entrevistados não têm uma política de proteção efetiva.
Esses são dados que mostram a vulnerabilidade do mundo corporativo quando se trata da segurança da informação. Mas, para você não ficar exposto a esse tipo de situação, vamos mostrar como ser mais seguro nos processos com documentos digitais. Acompanhe!
O que é documento digital?
O documento digital é caracterizado pela codificação em dígitos binários. É criptografado, acessado por meio de sistemas que garantem a segurança digital e utilizado junto com uma assinatura digital, que confere validade jurídica ao arquivo. Essa é a maneira mais robusta e atualizada de eliminar a necessidade de papéis e serviços manuais para validação, como reconhecimento de firma e autenticação em cartório.
Os usuários têm a possibilidade de melhorar o fluxo de comunicação do seu negócio e desburocratizar a gestão de documentos, já que a maioria lida com uma alta demanda de contratos, transações e acordos. Além disso, essa solução tecnológica possibilita também a diminuição dos custos com papel, impressão, motoboys, registros etc.
Um documento pode ser digitalizado ou criado digitalmente. Porém, para ser considerado legal, ele deve seguir algumas regras, entre elas do uso do Certificado Digital ICP-Brasil que funciona como uma identidade virtual e permite a identificação segura e inequívoca do autor do documento.
Para assegurar a autenticidade do documento eletrônico, ele é assinado por uma terceira parte confiável, ou seja, uma Autoridade Certificadora (AC) que, seguindo regras estabelecidas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil, associa uma entidade (pessoa, processo, servidor) a um par de chaves criptográficas.
Qual a validade jurídica?
No Brasil, não são mais exigidas muitas formalidades quando o assunto é comprovar a legalidade de um contrato. Para validar e garantir a prova hábil é preciso apenas identificar a manifestação da vontade de ambas as partes, desde que sejam respeitados os princípios de integridade (que garante que não houve alterações no documento) e autenticidade, por meio da comprovação da origem e autoria de um contrato, por exemplo.
Ou seja, os documentos montados digitalmente têm a mesma validade legal dos impressos. Os escaneados e armazenados em sistemas são aceitos de acordo com a Lei nº12.682/2012. Desde 2001, temos também a Medida Provisória 2.200-2, que regularizou as transições eletrônicas no país com a criação do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
O órgão é responsável por expedir os Certificados e permitir Autoridades Certificadoras a emitir, distribuir, renovar, revogar e gerenciar os Certificados com validade jurídica e não repúdio. Cabe à Soluti, então, garantir aos usuários as provas necessárias de autenticidade, integridade e atestar que eles seguem os mesmos requisitos de veracidade e de validação do usuário.
Como garantir a segurança digital?
Durante o uso da internet, estamos sempre sujeitos a ameaças constantes, que podem roubar dados, usar informações para obter algo ou contaminar algum dispositivo para obter vantagem. E quando tratamos de uma empresa, sofrer um ciberataque pode acarretar em grandes prejuízos. Por isso, separamos algumas dicas para melhorar a segurança dos documentos.
Tenha um Certificado Digital
O primeiro passo é adotar o Certificado Digital no seu negócio. Esse tipo de identidade digital vai informar quem são os responsáveis, signatários e evitar a rejeição em um processo jurídico. Isso porque os usuários precisam ser autenticados antes de tomar qualquer ação junto ao documento.
Ao contar com o Certificado Digital na sua empresa, o proprietário não corre o risco de perder o documento em alguma etapa, uma vez que não é necessário o uso de papel, transporte, arquivamento etc. Sem contar o risco de roubo ou extravio durante o processo.
Utilize VPN
Devido à rotina pesada do dia a dia, alguns colaboradores acabam tendo que usar Wi-Fi públicos. Isso é uma situação bem comum e corriqueira, porém, existem algumas ferramentas que são usadas para a capturar dados dos dispositivos conectados à rede, o que pode deixar suas informações vulneráveis.
Por isso, o aconselhável é o uso do Virtual Private Network (VPN), ferramenta que cria uma conexão criptografada para o usuário, dando garantia para que todos os dados sejam enviados e recebidos com um alto nível de segurança.
Evite invasões
Outro ponto a que o usuário deve ficar atento é quanto ao nível de dificuldade da senha. É aconselhável que elas sejam complexas, com pelo menos oito caracteres, e incluam letras maiúsculas e minúsculas, números e algum caractere especial, como sinal de adição ou subtração, vírgula, ponto de exclamação etc.
Todas esses passos precisam ser feitos em um sistema que esteja sempre atualizado. Existem muitos programas circulando na internet atualmente que são instalados em seus dispositivos sem que sejam detectados. Porém, todos os sistemas operacionais hoje em dia passam por atualizações constantes, que garantem as correções e as melhorias no código-fonte do sistema, ampliando a detecção dessas ameaças.
Outra forma de evitar invasões é procurando sites que usam o protocolo SSL, oferecido pela Soluti, o qual garante que seus dados e informações ficarão gravados apenas naquele site. Segundo o relatório da Dfndr Lab, existem no Brasil 120,7 milhões de links maliciosos, sendo as capturas por e-mail e site com malware os mais identificados.
Salve os documentos
Outra forma de manter a segurança das informações é fazendo o backup dos dados para que todas as informações obtidas não sejam perdidas e atrasem um processo ou acordo. Realizar esse processo no e-mail também pode ser colocado dentro das boas maneiras para trabalhar com mais proteção.
Esses passos vão ajudar a evitar o roubo e o uso indevido de dados pessoais de clientes e fornecedores, dando mais confiabilidade e melhorando o relacionamento do seu negócio com os demais parceiros. Também vai proteger todas as informações privilegiadas que podem causar fraudes e trazer prejuízos para uma empresa.
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